Giorno senza riunioni, ovvero un Giorno per portare a termine il lavoro

USA QUESTA STRATEGIA PER...

Creare uno spazio per focalizzarsi sul lavoro e sulla risoluzione intensiva dei problemi.

Fare i compiti (60 minuti)

Scrivi le tue considerazioni sul giorno per "Portare a termine il lavoro". Puoi usare la strategia dei 5 perché per aiutarti a capire in che modo le interazioni e il rumore delle riunioni potrebbero influire sul team. Puoi anche usare un poster di progetto per organizzare le tue idee. L'obiettivo è preparare una proposta per presentare il concetto di giorno per "Portare a termine il lavoro" alla leadership della tua organizzazione.

Potresti iniziare istituendo il giorno per "Portare a termine il lavoro" come prova, per verificare se la configurazione funziona bene all'interno della tua organizzazione e per consentire ai team di adattarsi e rivalutarlo. Potresti convalidare la prova verificando un aumento della velocity del burndown del backlog e delle risposte ai sondaggi. Ricorda che il vantaggio più grande sarà la partecipazione del tuo team e di tutti i team adiacenti negli stessi giorni.

OTTENERE IL CONSENSO

Condividi o presenta la proposta al tuo team e chiedi il loro feedback. Per i manager, avere un giorno senza riunioni ricorrenti è un modo fantastico per iniziare la settimana, perché consente loro di portarsi avanti con il lavoro e avvicinarsi ai team.

FISSARE IL GIORNO

È difficile mettere tutti d'accordo su quale sia il giorno migliore per "Portare a termine il lavoro", ma puoi chiedere ai team o effettuare una chiamata in base alle sovrapposizioni dei fusi orari se sei un'organizzazione globale.

Il lunedì è un ottimo giorno per "Portare a termine il lavoro", fusi orari permettendo. Una riunione di pianificazione della durata di un'ora subito dopo il meeting giornaliero del lunedì può essere percepito da un team come un inizio estremamente lento. Al contrario, i team possono usare il lunedì per completare lo sprint corrente e chiudere la maggior parte dei ticket aperti. Alla riunione di pianificazione del nuovo sprint di martedì mattina, sarebbe quindi possibile valutare rapidamente se sono stati raggiunti gli obiettivi dello sprint.

ELABORARE STRATEGIE RELATIVE ALLE RIUNIONI

Riorganizza le riunioni a cui solitamente partecipi. Potresti persino cogliere l'occasione per annullare le riunioni che non aggiungono valore. In alternativa, puoi spostare tutte le riunioni dal giorno per "Portare a termine il lavoro" a un altro giorno.

Riunioni da evitare nel giorno per "Portare a termine il lavoro":

• Riunioni dei team
• Riunioni dall'alto verso il basso (ad es. riunioni plenarie)
• 1-1 (per quanto possibile)

Riunioni da poter mantenere anche nel giorno per "Portare a termine il lavoro":

• Sessioni di lavoro/sessioni lavagna
• Specialisti funzionali che collaborano su problemi complessi
• Colloqui con candidati esterni (se non sono disponibili altre fasce orarie)

Meeting giornalieri, se brevi e utili: i team possono decidere in autonomia.

COMUNICARE E INCORAGGIARE

Assicurati che i team sappiano cos'è il giorno per "Portare a termine il lavoro". Invia inviti di calendario, fornisci linee guida su come sfruttare al meglio la giornata, supporta i team su chiamata che potrebbero richiedere risorse aggiuntive durante il giorno per "Portare a termine il lavoro".

È importante che tutti sappiano cosa aspettarsi da questo cambiamento e i vantaggi che speri di ottenere. Per alcuni team interfunzionali, riprogrammare le riunioni settimanali richiederà un certo impegno. Fai in modo che i team riconoscano i vantaggi derivanti da una maggiore concentrazione e produttività e controlla se questi vantaggi vengono ottenuti o meno una volta avviato il giorno per "Portare a termine il lavoro".