Analisi dei 5 perché
Se un progetto non soddisfa le aspettative nonostante gli sforzi del tuo team, prenditi un momento per identificare la causa principale. La strategia di analisi dei 5 perché aiuta il tuo team a chiedersi più volte "perché" fino a scoprire il problema principale.
Tempo di preparazione
5 m
TEMPO di esecuzione
30 m
Persone
3-8
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Seleziona una definizione del problema.
- Chiedi "perché" cinque volte per determinare la causa principale.
- Proponi una soluzione.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Videoconferenza con condivisione dello schermo o spazio per riunioni.
- Strumento di collaborazione digitale (vedi i modelli).
- Opzionale: lavagna fisica, pennarelli e timer.
Risorse della strategia
Come eseguire l'analisi dei 5 perché
Aiuta il tuo team ad andare alla radice di un problema, che tu stia conducendo un'analisi retrospettiva o esplorando nuove opportunità.
Cos'è l'analisi dei 5 perché?
L'analisi dei 5 perché è una tecnica di risoluzione dei problemi che consiste nel chiedere "perché?" cinque volte per scoprire le cause principali di un problema.
Perché utilizzare la Strategia di analisi dei 5 perché?
Scopri come trasformare un problema attuale o passato in una soluzione. L'analisi dei 5 perché può permettere di scoprire perché un progetto non soddisfa le aspettative. Guiderai il tuo team in una procedura volta a identificare con precisione il problema, circoscrivendolo progressivamente fino a trovare una soluzione soddisfacente.
Quando è necessaria l'analisi dei 5 perché?
L'analisi dei 5 perché può essere applicata a quasi tutti i problemi, team o settori. I team Atlassian la utilizzano quando i progetti non vanno come previsto e vogliono scoprire la causa principale del problema per evitare che si ripeta.
5 vantaggi dell'analisi dei 5 perché
- Identifica le cause principali, non i sintomi: chiedendo ripetutamente "perché", l'analisi rende più semplice capire a fondo i problemi per individuarne le cause profonde invece di limitarsi a trattare i sintomi.
- Migliora le capacità di risoluzione dei problemi: la procedura allena a pensare in modo critico e a mettere in discussione i presupposti.
- Previene problemi futuri: affrontando le cause principali invece di cercare soluzioni temporanee, l'analisi dei 5 perché aiuta a ridurre il ripetersi di problemi simili.
- Promuove il miglioramento continuo: l'analisi dei 5 perché promuove una cultura della ricerca del miglior modo di affrontare i problemi.
- Promuove la collaborazione in team: coinvolgere più membri del team nell'analisi dei 5 perché stimola l'espressione di diversi punti di vista, permette di ottenere informazioni più ricche e rafforza la coordinazione del team.
1. Identifica il problema
Tempo stim.: 5 MINUTI
Devi avere una definizione del problema da cui partire. Può trattarsi di qualcosa che il tuo team sta attualmente affrontando o che è successo in passato e deve essere risolto.
Per i team da remoto, crea un documento di collaborazione utilizzando uno degli acclusi modelli opzionali e condividilo in anticipo con il team. Per i team in presenza, scrivi su una lavagna le colonne riportate di seguito:
Problema 1
Problema 2
Problema 3
Problema 4
Problema 5
Come possiamo risolverlo?
2. Preparazione
Tempo stim.: 5 MINUTI
All'inizio della riunione, fai sapere al team quanto segue:
- Scaveremo in profondità per andare a fondo di un problema
- Siamo qui per indagare, non per dare colpe
3. Chiedi "perché?".
Tempo stim.: 5 MINUTI
Partendo dalla definizione iniziale del problema, chiedi perché si è verificato. Chiedi al tuo team di riflettere alle domande seguenti:
- Perché si è verificato?
- Cosa ha causato [problema]?
- Quali decisioni hanno causato il [problema]?
- Quali sono le condizioni in cui si è verificato [problema]?
- Quali fattori secondari hanno contribuito al [problema]?
Imposta un timer per cinque minuti. Chiedi al team di aggiungere le proprie risposte sul documento di collaborazione o sulla lavagna. Il team deve scegliere una delle risposte e registrarla.
SUGGERIMENTO: METTI A VOTAZIONE
Per procedere, metti a votazione le dichiarazioni del problema. Prova il Power-Up per le votazioni di Trello o chiedi al team di aggiungere +1 alle dichiarazioni scelte.
4. Determina una nuova definizione del problema
Tempo stim.: 5 MINUTI
Trasforma la risposta in "Problema 2". Ancora una volta, imposta un timer di cinque minuti e continua a chiedere "Perché?" e a registrare le risposte finché il tuo team non individua la causa principale del problema.
Chiedi al team di aggiungere le proprie risposte sul documento di collaborazione o sulla lavagna.
5. Ripeti "Perché?"
Tempo stim.: 20 minuti
Ripeti i passaggi tre e quattro finché non avrai chiesto "perché?" cinque volte.
SUGGERIMENTO: CINQUE SEI SETTE OTTO PERCHÉ
Potrebbero essere necessari meno o più di cinque "perché" per individuare la causa principale
6. Identifica la causa di fondo
Tempo stim.: 5 MINUTI
Dopo aver chiesto "perché" cinque volte, registra ciò che il team ritiene sia la causa principale del problema.
Successivamente, verifica se la definizione finale del problema è corretta, stabilendo se l'eliminazione della causa principale impedirebbe il ripetersi del problema iniziale.
SUGGERIMENTO: sii audace!
Ti senti di osare? Perché non chiedere ai leader dei team fondamentali di eseguire questa strategia con i propri team? Se identifichi delle lacune, inizia eseguendo la strategia Ruoli e responsabilità nei team.
7. Proponi soluzioni
Tempo stim.: 10 MINUTI
Dopo aver individuato la causa principale, chiedi ai membri del team di proporre soluzioni alla definizione finale del problema. Scegli solo una o due soluzioni da portare avanti, assegna un responsabile a ciascuna soluzione e stabilisci quando il team può aspettarsi di ricevere notizie dai responsabili.
Follow-up
Condividere
Registra gli appunti che hai preso durante la Strategia in modo che l'intero team possa accedervi. Quindi, tieni traccia dei progressi aggiungendo la definizione del problema come ticket alla bacheca dei ticket del tuo team, come Jira o Trello. Infine, assicurati di controllare le soluzioni proposte alla data concordata.
Varianti
Suddivisione
Dopo la prima fase di brainstorming, invece di votare su una dichiarazione del problema, suddividi il gruppo in team, uno per ogni dichiarazione del problema. Quindi, segui il resto della strategia in team per vedere qual è la causa principale individuata da ogni team.
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