5 Whys Analysis
If a project does not meet expectations despite your team’s efforts, take a moment to identify the root cause. The 5 Whys Analysis Play helps your team ask "why" multiple times until they uncover the core issue.
PREP TIME
5m
Run TIME
30m
Persons
3-8
5-second summary
- Select one problem statement.
- Ask “why” five times to determine the root cause.
- Propose a solution.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing or meeting space.
- Digital collaboration tool (see templates).
- Optional: physical whiteboard, markers, and timer.
PLAY resources
How to run a 5 Whys analysis
Help your team get to the root of a problem – whether you're in post-mortem or exploring new opportunities.
Cos'è l'analisi dei 5 perché?
L'analisi dei 5 perché è una tecnica di risoluzione dei problemi che consiste nel chiedere "perché?" cinque volte per scoprire le cause principali di un problema.
Perché utilizzare la Strategia di analisi dei 5 perché?
Scopri come trasformare un problema attuale o passato in una soluzione. L'analisi dei 5 perché può permettere di scoprire perché un progetto non soddisfa le aspettative. Guiderai il tuo team in una procedura volta a identificare con precisione il problema, circoscrivendolo progressivamente fino a trovare una soluzione soddisfacente.
Quando è necessaria l'analisi dei 5 perché?
L'analisi dei 5 perché può essere applicata a quasi tutti i problemi, team o settori. I team Atlassian la utilizzano quando i progetti non vanno come previsto e vogliono scoprire la causa principale del problema per evitare che si ripeta.
5 vantaggi dell'analisi dei 5 perché
- Identifica le cause principali, non i sintomi: chiedendo ripetutamente "perché", l'analisi rende più semplice capire a fondo i problemi per individuarne le cause profonde invece di limitarsi a trattare i sintomi.
- Migliora le capacità di risoluzione dei problemi: la procedura allena a pensare in modo critico e a mettere in discussione i presupposti.
- Previene problemi futuri: affrontando le cause principali invece di cercare soluzioni temporanee, l'analisi dei 5 perché aiuta a ridurre il ripetersi di problemi simili.
- Promuove il miglioramento continuo: l'analisi dei 5 perché promuove una cultura della ricerca del miglior modo di affrontare i problemi.
- Promuove la collaborazione in team: coinvolgere più membri del team nell'analisi dei 5 perché stimola l'espressione di diversi punti di vista, permette di ottenere informazioni più ricche e rafforza la coordinazione del team.
1. Identify your problem
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Devi avere una definizione del problema da cui partire. Può trattarsi di qualcosa che il tuo team sta attualmente affrontando o che è successo in passato e deve essere risolto.
Per i team da remoto, crea un documento di collaborazione utilizzando uno degli acclusi modelli opzionali e condividilo in anticipo con il team. Per i team in presenza, scrivi su una lavagna le colonne riportate di seguito:
Problema 1
Problema 2
Problema 3
Problema 4
Problema 5
Come possiamo risolverlo?
2. Set the stage
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
All'inizio della riunione, fai sapere al team quanto segue:
- Scaveremo in profondità per andare a fondo di un problema
- Siamo qui per indagare, non per dare colpe
3. Ask, “Why?”
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Partendo dalla definizione iniziale del problema, chiedi perché si è verificato. Chiedi al tuo team di riflettere alle domande seguenti:
- Perché si è verificato?
- Cosa ha causato [problema]?
- Quali decisioni hanno causato il [problema]?
- Quali sono le condizioni in cui si è verificato [problema]?
- Quali fattori secondari hanno contribuito al [problema]?
Imposta un timer per cinque minuti. Chiedi al team di aggiungere le proprie risposte sul documento di collaborazione o sulla lavagna. Il team deve scegliere una delle risposte e registrarla.
SUGGERIMENTO: METTI A VOTAZIONE
Per procedere, metti a votazione le dichiarazioni del problema. Prova il Power-Up per le votazioni di Trello o chiedi al team di aggiungere +1 alle dichiarazioni scelte.
4. Determine your next problem statement
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Per ciascuno degli altri ruoli identificati, scrivi ciò che hai capito delle principali responsabilità del ruolo nella colonna "Responsabilità (cosa pensano gli altri)".
Se ti vengono in mente delle responsabilità che non rientrano in modo chiaro all'interno di un ruolo, aggiungile alla sezione delle responsabilità non assegnate.
5. Repeat, "Why?"
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Rivedi ciò che gli altri hanno scritto sul tuo ruolo nella colonna "Responsabilità (cosa pensano gli altri)". Per ciascuna responsabilità, aggiungi un ✅ se l'accetti o una ❌ se non l'accetti.
Aggiungi commenti in linea se hai domande o commenti sulle responsabilità degli altri.
Dopo una discussione a livello di team, il titolare del ruolo esamina tutte le ❌ e decide se assumere o delegare ulteriori compiti. In caso di sovrapposizione delle attività, viene designato un responsabile principale, insieme a potenziali collaboratori o responsabili di backup.
Le eventuali responsabilità che rimangono non rivendicate o non accettate vengono trasferite nella sezione delle responsabilità non assegnate.
A seconda della struttura organizzativa, il titolare del ruolo potrebbe avere la necessità dell'approvazione da parte della propria dirigenza per finalizzare il proprio ruolo come indicato in questo processo.
SUGGERIMENTO: CINQUE SEI SETTE OTTO PERCHÉ
Potrebbero essere necessari meno o più di cinque "perché" per individuare la causa principale
6. Identify the underlying cause
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Rivedi insieme agli altri membri del team gli elementi non assegnati per stabilire se sono in linea con i ruoli esistenti e se possono essere adatti a ruoli specifici o meno.
Se questi elementi non corrispondono a nessun ruolo, è necessario definirne uno nuovo o ridefinirne uno esistente. È importante designare una persona responsabile per identificare il responsabile di queste attività e fissare una data di follow-up.
Verifica se sono presenti responsabilità che nessun ruolo è disposto ad assumersi. In tal caso, portale all'attenzione del gruppo per parlarne ulteriormente.
SUGGERIMENTO: sii audace!
Ti senti di osare? Perché non chiedere ai leader dei team fondamentali di eseguire questa strategia con i propri team? Se identifichi delle lacune, inizia eseguendo la strategia Ruoli e responsabilità nei team.
7. Propose solutions
Est. time: 10 min
Parla del tipo di relazione tra il tuo team e ogni team che ritieni fondamentale. È quello che chiamiamo "forza delle interazioni". Traccia alcune linee per indicare i punti di forza delle interazioni con ogni team.
Forza di interazione:
- Linea continua: sono in corso interazioni sistemiche (ad esempio, un meeting ricorrente o un canale Slack dedicato).
- Linea tratteggiata: vengono utilizzate interazioni ad hoc, come l'affidamento su una relazione personale e una collaborazione reattiva (basata su imprevisti o ticket).
- Linea punteggiata: questa relazione richiede nuovi metodi di collaborazione.
Per interazioni di rete più impegnative, esegui la variante di seguito con i responsabili delle relazioni.
Follow-up
Condividere
Condividi il documento finale con il team per raccogliere il feedback su eventuali lacune o opportunità.
Distribuisci il documento sui ruoli e le responsabilità ai principali stakeholder e leader, informando il team riguardo a questa azione.
Pianifica la revisione di questa strategia con il team ogni tre o sei mesi o ogni volta che avvengono cambiamenti significativi all'interno del team. Un esercizio regolare renderà più fluido questo processo.
Variations
Breakout
Riunisci i responsabili dei team di rete e preparati a valutare lo stato della rete. Ogni team riceverà una valutazione dello stato di salute su categorie specifiche con emoji corrispondenti. Assicurati che tutti comprendano le categorie e abbiano la possibilità di porre domande. I responsabili possono valutare le relazioni tra i team in modo asincrono o in tempo reale. Prendi in considerazione di utilizzare una tabella, un elenco o una lavagna per la valutazione, oppure utilizza punti o adesivi per le riunioni di persona.
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