Riunioni inclusive
Condurre le riunioni è difficile. Condurre riunioni che trasmettano a tutti i membri del team un senso di appartenenza lo è ancora di più. Ecco come mostrarsi aperti a tutti.
USA QUESTA STRATEGIA PER...
Creare un ambiente che incoraggi la diversità di opinione e la partecipazione di tutti i partecipanti.
Se hai difficoltà con la o l' nel Controllo salute, questa strategia potrebbe essere di aiuto.
Persone
4-7
Tempo di preparazione
15 minuti
Ora
30-60 minuti
Difficoltà
Media
Esecuzione della strategia
Per questa strategia, non concentrarti troppo sulla procedura dettagliata. Considerala un insieme di principi e strumenti da poter usare per garantire una partecipazione equilibrata alla tua prossima riunione.
Materiali
Lavagna o butcher paper
Pennarelli
Note adesive
Timer
Preparazione
Preparazione (30 minuti)
Il tuo lavoro prima della riunione è fornire alle voci sottorappresentate l'opportunità di esprimere la loro opinione in anticipo, mantenere il gruppo snello e meno intimidatorio e fornire tempo e spazio mentale perché tutte le voci possano essere ascoltate.
1. Scrivi un ordine del giorno dettagliato della riunione e invialo a tutti i partecipanti con almeno 24 ore di anticipo.
Elenca i punti dell'ordine del giorno come domande, non argomenti generici, e incoraggia i partecipanti a prepararsi. Questo offrirà ai partecipanti introversi la possibilità di elaborare le informazioni al di fuori della pressione di un ambiente sociale rumoroso. Arruola alleati (ad esempio uomini, persone estroverse, ecc.) che fungano da esempio e si impegnino a dare spazio alle loro controparti femminili, ai lavoratori da remoto e ai partecipanti introversi.
2. Invia gli inviti alla riunione adottando un approccio selettivo.
Più persone sono presenti, più sarà difficile fare in modo che tutti possano contribuire. L'ordine del giorno dovrebbe aiutare gli invitati a decidere se partecipare o meno alla riunione. Assicurati che gli invitati capiscano che se non fossero direttamente coinvolti o non sentissero di poter contribuire, dovrebbero rifiutare l'invito (e se necessario, indirizzarti verso eventuali partecipanti più adatti).
3. Stabilisci una tempistica sufficiente per coprire tutto l'ordine del giorno.
La pressione del tempo rende le riunioni più efficienti, ma una tempistica troppo stretta potrebbe eclissare le opinioni dei partecipanti meno propensi a intervenire. Assicurati che ci sia abbastanza tempo perché tutti possano esprimere la propria opinione, ragionare sulle opinioni altrui e giungere a una conclusione insieme.
Passaggio 1
Preparazione (5 minuti)
Usa sedute uguali per suggerire un'idea di uguaglianza
Assicurati che tutti siano seduti comodamente intorno al tavolo. Se alcuni partecipanti sono concentrati in un punto, distribuiscili in modo uniforme, così che tutti possano essere visti e ascoltati. Se vuoi davvero osare, estremizza questo concetto. Invece di mostrare i partecipanti da remoto come teste gigantesche negli schermi TV, rendi la riunione completamente remota, in cui anche i partecipanti in presenza partecipano anche connettendosi tramite computer desktop.
Far sentire tutti i benvenuti
Presenta brevemente tutti e il motivo per cui ogni persona è stata inclusa in questa riunione. Questo consente di allentare le tensioni iniziali e aiuta tutti a sentirsi apprezzati e inclusi.
Stabilisci alcune regole di base
Stabilisci la regola: "Non parlare sopra gli altri" e incoraggia gli astanti a parlare e a segnalare le interruzioni. Se ci sono partecipanti da remoto, ricorda ai presenti di includerli e indica qualsiasi funzione per alzare la mano o la chat a cui tutti dovrebbero prestare attenzione.
Spiega la struttura della riunione. Ad esempio, potresti scegliere una discussione in stile round-robin per avere la certezza che ogni persona nella sala abbia la possibilità di esprimersi prima di passare all'argomento successivo. Oppure potresti chiedere ai partecipanti di passarsi la parola porgendosi un totem o strizzando e facendo suonare un pollo di gomma quando una persona inizia a monopolizzare la discussione.
Rivedi i ruoli e l'ordine del giorno della riunione e chiarisci eventuali dubbi
Spiega chi è responsabile di ogni punto dell'ordine del giorno, chi facilita e quali sono gli obiettivi della riunione.
Passaggio 2
Valutazioni del valore del team (20-40 minuti)
Sfrutta questi trucchetti quando la situazione lo richiede.
Coinvolgere tutti
Dai la parola in modo proattivo ai partecipanti meno dominanti chiamandoli a uno a uno. Durante le chiamate remote, controlla regolarmente se i partecipanti da remoto sono in grado di seguire la conversazione e contribuire.
Interrompere le interruzioni!
Dai l'esempio e intervieni se qualcuno viene inavvertitamente messo a tacere durante una discussione. Incoraggia gli altri a fare lo stesso. Usa frasi come "Aspetta un secondo, Fatima, voglio assicurarmi di aver capito il punto di Aniket prima di commentarlo".
Se qualcuno è recidivo, prendilo da parte per un momento dopo la riunione e faglielo notare. Dai per scontato che il partecipante sia totalmente ignaro del suo comportamento: le persone raramente si comportano in questo modo di proposito.
Dare a Cesare quel che è di Cesare
Quando qualcuno fa una buona osservazione, riconosci il suo contributo e apprezza pubblicamente la sua idea. Non lasciare che qualcuno si appropri di idee altrui e metti in luce i contributi validi.
Usare la potenza della penna
Se un partecipante è dominante, chiedigli di occuparsi della trascrizione della riunione. Grazie a questo incarico, si concentrerà di più sull'ascolto e gli altri avranno più spazio a disposizione.
Scrivere e condividere
Dai a tutti il tempo di elaborare la domanda, annotare i pensieri su carta e condividerli. Questo fornirà ai partecipanti meno attivi il tempo di raccogliere le idee e permetterà loro di essere ascoltati.
Scandire le fasi della riunione
Al termine di ogni argomento dell'ordine del giorno, fai una pausa per concordare le fasi successive e stabilire impegni specifici con scadenze ben definite. Assegna Individui direttamente responsabili (Directly Responsible Idividual, DRI) e alterna il ruolo di DRI per garantire che la persona più loquace non riceva tutti gli elementi di azione.
Anti-pattern
Mettere le persone in difficoltà
Non fare pressioni sulle persone pretendendo che abbiano qualcosa di significativo da dire con scarso preavviso. Chiedi invece ai partecipanti se sono d'accordo con le conclusioni del gruppo o se qualcosa non è stato ancora trattato.
Passaggio 3
Conclusioni (5 minuti)
Esamina i punti e le decisioni chiave per assicurarti che tutti siano allineati, quindi chiarisci (o ribadisci) i passaggi successivi e i DRI.
Infine, prenditi un momento per ringraziare tutti per aver contribuito e sottolinea il valore di questa riunione, ad esempio, "Le decisioni che abbiamo preso oggi ci consentiranno di procedere molto più velocemente nel resto del progetto."
Hai colto nel segno?
Assicurati di eseguire una sessione completa di Controllo salute o prevedere un punto di controllo con il tuo team per vedere se stai migliorando.
Follow-up
Diffondi una nota di follow-up che riporti i punti salienti, gli elementi di azione e i DRI. In questo modo, tutti saranno aggiornati e allineati (considera che i partecipanti da remoto potrebbero non aver seguito tutto alla perfezione).
Sollecita in modo proattivo idee che potrebbero essere venute in mente dopo la riunione. Per lavorare al meglio, gli introversi hanno bisogno di tempo per elaborare in autonomia le nuove informazioni. Ad esempio, invia un messaggio del tipo: "Qualcuno ha altre considerazioni in merito a questa situazione da quando ci siamo incontrati? Nel caso, mi piacerebbe sentirle".
Tieni sotto controllo gli elementi di azione. Incarica qualcuno di fare dei controlli a intervalli appropriati dopo la riunione per verificare che gli impegni vengano rispettati o per rivalutare degli elementi in caso di imprevisti.
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