Avvio del progetto in azione
Un team di sviluppatori di app utilizza Confluence per prepararsi alla strategia Avvio del progetto.
Questi registi usano Trello e Zoom per dare il via al loro primo lungometraggio di animazione.
I designer hanno fatto un brainstorming sulla loro mission in vista del lancio di un progetto di riprogettazione del packaging.
Cosa ti servirà
Remoto
Videoconferenza con condivisione dello schermo
Strumento di collaborazione digitale (vedi i modelli)
Di persona
Lavagna
Note adesive
Pennarelli
Timer
Modelli opzionali
Modelli Atlassian
Istruzioni per eseguire questa strategia
1. Preparazione 30 min
Prima di iniziare la strategia, stabilisci i ruoli nel tuo progetto. Dovrai identificare lo sponsor del progetto, il leader del progetto, il facilitatore, il team principale e gli stakeholder. Un membro del team potrebbe ricoprire più ruoli.
- Sponsor del progetto (alias sponsor esecutivo): lo stakeholder senior che ha più da guadagnare o da perdere dalla realizzazione del progetto.
- Facilitatore: ha il compito di mantenere la riunione fluida e concentrata.
- Leader del progetto: fornisce al team una vision di ciò che stanno offrendo e del perché.
- Team principale: il team responsabile dell'esecuzione del lavoro del progetto.
- Stakeholder: chiunque abbia dati analitici, informazioni, feedback o interesse legittimo riguardo al risultato del progetto.
Fai incontrare lo sponsor del progetto, il leader del progetto e il facilitatore prima della riunione per redigere vision, mission e test sulla mission. La bozza verrà successivamente esaminata e rivista da tutto il team durante lo svolgimento della strategia.
- Vision: l'impatto che avrà il tuo team una volta completato il progetto. Qual è l'obiettivo più grande che stai cercando di raggiungere?
- Mission: il lavoro del team per raggiungere la vision del prodotto. Qual è il loro ruolo nel trasformare il progetto in realtà?
- Test sulla mission: come facciamo a sapere che questo progetto avrà successo? Questi test indicano se la nostra mission è sulla buona strada e definiscono i progressi verso il completamento.
Per i team da remoto, crea un documento di collaborazione utilizzando uno dei modelli sopra riportati, se lo desideri, e condividilo con il team in anticipo.
Per i team in presenza, porta vision, mission e test sulla mission alla sessione e mettili dove il team possa vederli.
ESEMPIO: CHECKLIST DI PREPARAZIONE
Scopri in che modo un team si prepara all'avvio del progetto usando una checklist per guidare la conversazione.
2. Preparazione 5 MINUTI
All'inizio della riunione, chiedi al team di prendere in considerazione i seguenti principi:
- Collaborazione: lavoreremo insieme per individuare gli elementi di base del nostro progetto.
- Bene: l'obiettivo della sessione è ottenere informazioni sufficienti per raggiungere una comprensione condivisa, che continueremo a perfezionare a mano a mano che il progetto procede. Non siamo qui per perfezionare nulla.
- Possibilità: tutti dovrebbero iniziare la sessione con una mente aperta, predisposta alla scoperta e all'innovazione.
3. Una parola dal nostro sponsor 5 MINUTI
Chiedi al tuo sponsor del progetto di aprire la sessione dando il benvenuto ai partecipanti e condividendo qualche parola sul progetto e su come si inserisce nell'ambito dell'organizzazione.
4. Rompere il ghiaccio 10 MINUTI
Incoraggia il coinvolgimento e la collaborazione nelle prime fasi della sessione presentando una breve strategia per rompere il ghiaccio.
Chiedi a tutti di presentarsi, spiegare il loro ruolo nel progetto e rispondere a una domanda per rompere il ghiaccio.
Ad esempio, vedi la Strategia rompighiaccio.
5. Condividere uno scopo 60 MINUTI
Questo è l'aspetto più importante dell'avvio del progetto: condividere uno scopo fornisce ispirazione e significato alle persone coinvolte nel progetto.
Inizia condividendo vision, mission e test sulla mission iniziali creati dal leader di progetto.
Quindi suddividi i partecipanti in tre gruppi (se il team è da remoto e il tuo software di videoconferenza ha una funzione di suddivisione, usalo per questa parte): team Vision, team Mission e team Test sulla mission.
Dà a ogni gruppo 20 minuti per perfezionare le dichiarazioni iniziali.
Al termine dei 20 minuti, riunisci il gruppo per presentare e discutere le dichiarazioni appena riviste. Apporta le modifiche concordate, poi procedi con la votazione per accettarle formalmente per il progetto. Puoi (e dovresti) perfezionarle più avanti nel progetto a mano a mano che scopri nuove informazioni.
SUGGERIMENTO: VOTAZIONE CON POLLICE
Prova a usare una votazione con pollice per allineare il tuo team allo scopo del progetto.
Pollice in su= accetto
Pollici orizzontale= mi aggrego alla maggioranza
Pollice in giù= ho un dubbio
6. Chiudere 5 MINUTI
Chiedi al tuo sponsor del progetto di chiudere la riunione fornendo un feedback al team su ciò che ha prodotto la sessione e ringraziando i partecipanti per la partecipazione.
SUGGERIMENTO: È UN INIZIO
La strategia Avvio del progetto è flessibile e dovrebbe essere adattata al tuo team. Vedi se ci sono altre strategie da eseguire per preparare il team e proiettarlo verso il successo.
SUGGERIMENTO: ORA PASSA ALLA PARTE DIVERTENTE
Prevedi dei momenti di svago per far sì che il team non si annoi. Organizza un evento divertente poco dopo l'avvio del progetto, come giochi virtuali o una gita sociale.
Follow-up
Recensione sulle milestone
In una sessione separata o alla fine della strategia, se c'è tempo, parla della tempistica proposta del tuo progetto. Evidenzia eventuali milestone chiave o i risultati finali chiave. A mano a mano che il progetto procede, rivedi la sequenza temporale concordata con il team per aggiornarla con i progressi e rivalutare le date proposte.
Divertiti
Ora è arrivato il momento per approfondire il tuo progetto, quindi potrai usare un modello di gestione dei progetti Jira o Trello per configurare un backlog di lavoro necessario per completare il tuo progetto.
Potrebbe essere un buon momento per fissare alcuni Obiettivi e risultati chiave. Oppure, se durante la sessione di avvio, il team si rendesse conto che è necessario prendere una decisione su un aspetto del progetto, sarà possibile provare una strategia relativa al quadro decisionale DACI per determinare i passaggi successivi per risolverlo.
Varianti
Aggiungere un pitch
Dopo aver creato vision, mission e test sulla mission, aggiungi una strategia Elevator Pitch per racchiuderli ordinatamente in un'unica dichiarazione di valore.
rifletti
Dopo il rompighiaccio, organizza una breve strategia retrospettiva su ciò che hai imparato dai progetti passati e su come applicherai queste lezioni a questo progetto.
Accordi di cooperazione
Determina una serie di linee guida operative che il team principale accetti per creare un ambiente favorevole al successo del progetto. Mettiamola in un altro modo: come lavoreremo insieme per portare a termine il lavoro?
Segui la strategia Accordi di cooperazione per gettare le basi della cultura e dei comportamenti del tuo team. Perfezionerai i tuoi accordi a mano a mano che il progetto continua.
Ruoli e responsabilità
Dopo aver concordato lo scopo del progetto, quali sono i singoli ruoli nel progetto?
Esegui la strategia Ruoli e responsabilità per chiarire ai membri del team in che modo ciascuno contribuirà al successo del progetto. Questa strategia aiuta anche a identificare eventuali lacune nelle competenze o nelle funzioni, in modo da poterle colmare nelle prime fasi del progetto.
SUGGERIMENTO: PARTECIPAZIONE FACOLTATIVA
Non tutti devono partecipare a tutte le fasi dell'avvio del progetto. Comunica le varianti che aggiungi solo al team principale.
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