Poster di progetto IT

I poster di progetto vengono compilati nel corso di diverse sessioni con il tuo team, quindi non preoccuparti di fare tutto in una volta sola. Nella prima sessione, concentrati sulla definizione dello spazio del problema. Quindi condividilo con i tuoi stakeholder il prima possibile per ottenere il loro feedback, che incorporerai nelle sessioni future a mano a mano che il tuo progetto si sviluppa.

Il poster è diviso in 3 parti per supportare questa evoluzione:

Definire il problema: spiega perché risolvere questo problema è importante per i clienti e per l'azienda. Chiarisci gli obiettivi, le possibili soluzioni e chi e/o cosa è interessato.

Elaborare una soluzione: sviluppa approcci possibili e concorda la soluzione migliore. Spiega i processi che ti hanno portato qui, la soluzione finale a cui punti e come saranno influenzati altri sistemi e team.

Pronti a iniziare: delinea le tue milestone, concentrandoti sulla fornitura di valore iterativo ai clienti e assicurati che tutti i membri del team conoscano il proprio ruolo mentre ti prepari al calcio d'inizio.

COME ESEGUIRE OGNI SESSIONE

Pianifica 60 minuti con il tuo team. Raccogli e condividi le informazioni pertinenti in anticipo (ad esempio note tratte dai test degli utenti, analisi, feedback dei clienti, ricerche di mercato, ecc.).

Inizia la prima sessione condividendo il modello di poster di progetto con le istruzioni. Nelle sessioni future, puoi iniziare esaminando (brevemente) cosa è cambiato nel poster.

Guida il tuo team attraverso le domande, assicurandoti di essere sostanzialmente d'accordo su ognuna prima di passare a quella successiva. Se raggiungi una situazione di stallo o i membri del team hanno idee molto diverse, prenditi del tempo per parlarne e cerca di raggiungere un consenso. Se non puoi, qualcuno del team dovrebbe svolgere un task di follow-up per raccogliere maggiori informazioni e condividerle. In definitiva, il responsabile a tempo pieno del progetto (cioè il coordinatore del progetto) o lo sponsor esecutivo potrebbe dover risolvere le divergenze di opinione semplicemente indicando la direzione da seguire.

Definire il problema

Questa parte non dovrebbe richiedere più di un'ora. Riunisci qualche persona per esporre una visione generale del tuo progetto. Includi dettagli sufficienti affinché una persona esterna al tuo team possa capire perché stai portando avanti questo progetto e i suoi obiettivi.

Qual è il problema: quest'area dovrebbe essere una dichiarazione chiara e concisa del motivo per cui stai cercando di risolvere questo problema e chi ne trarrà beneficio.

Possibili soluzioni: fai un brainstorming di gruppo sui modi possibili per risolvere il problema che hai appena definito. Questa parte può richiedere ore, quindi usa un timer per importi di non dedicare più di 20 minuti a questa sezione. Il risultato dovrebbe essere una dichiarazione della soluzione a cui tutti punteranno e un breve riepilogo dei potenziali percorsi alternativi.

Team interessati: in questa fase, fai scelte generiche. Lo scopo è solo capire chi dovresti coinvolgere nelle fasi successive a mano a mano che entri nel dettaglio del progetto.

Elaborare una soluzione

Ora è il momento di essere più specifici sul tuo progetto. Utilizzando la prima parte come guida, inizia a delineare alcuni dettagli del tuo progetto. Questo non è ancora un piano di progetto completo, ma servirà come tabella di marcia per il piano dettagliato che verrà preparato successivamente. Assicurati di coinvolgere i tuoi stakeholder e altri team adiacenti nella valutazione e nella progettazione congiunta delle possibili soluzioni.

Dettagli della soluzione: approfondisci la soluzione che hai scelto e cosa offrirai lungo il percorso.

Convalida: a quali domande hai dovuto rispondere per arrivare a questa soluzione e quali dati o altre informazioni hai usato per rispondere a queste domande. Dato che si tratta di un documento in continua evoluzione, dovresti aggiungere a questa sezione anche le domande aperte a cui prevedi di dare una risposta.

Visualizzare la soluzione: nessuno vuole leggere un muro di testo, quindi in questa sezione ti consigliamo di sfruttare al massimo gli elementi visivi. Collabora con un architetto per capire come fluiscono le informazioni tra i sistemi e acquisire i risultati. Aggiungi pure l'immagine di una lavagna o uno screenshot di qualsiasi strumento di disegno in uso. Una volta acquisita una visione tecnica della soluzione, mettiti nei panni dell'utente e descrivi come sperimenterà la soluzione.

Misurare il successo: definisci che aspetto avrà il successo concentrandoti sui risultati che otterrai per l'azienda. Più è specifico e misurabile, meglio sarà, ma questo varierà da progetto a progetto. Se hai difficoltà a definire il successo, metti in pausa questa sessione e prova a eseguire la strategia Obiettivi, segnali, misure prima di passare alla fase successiva.

Descrivi gli impatti del progetto in una tabella. Quali sistemi e team saranno interessati dal tuo progetto? Quali sistemi e team dovranno apportare modifiche per consentirti di realizzare il tuo progetto? Alla fine di questa fase, dovresti avere un elenco dei sistemi e dei team interessati dal tuo progetto, eventuali dipendenze che hai in altri team e l'importanza relativa di ogni impatto.

Pronti a iniziare

(Se hai tempo, alla fine della sezione "Elaborare una soluzione" puoi affrontare anche la sezione "Pronti a iniziare". In caso contrario, pianifica altri 30 minuti o chiedi a qualcuno di creare una prima bozza e condividila con il tuo team per la revisione.)

Ora che hai un'idea della tua soluzione, di come influirà sugli altri team e del valore che stai offrendo ai clienti, dedicati prevalentemente a questo progetto e ai suoi vantaggi rispetto ad altri possibili progetti che la tua organizzazione/il tuo team sta seguendo. A questo punto, potresti decidere di portare avanti il progetto o metterlo in pausa e riprenderlo in un secondo momento, se hai troppe cose di cui occuparti. Ricorda che stai cercando di offrire il massimo valore possibile ai tuoi clienti!

Una volta deciso di andare avanti con il progetto, devi prepararti a realizzarlo. Questa sezione ti preparerà a dare il via al tuo progetto con il piede giusto. Continua a ricevere feedback dai tuoi stakeholder e dagli altri team a mano a mano che entri nello specifico, per assicurarti che tutti siano d'accordo con il tuo approccio al progetto e con le tempistiche.