Ruoli e responsabilità in azione
Una lavagna del team dopo aver completato la fase 4 di una sessione di Ruoli e responsabilità in presenza.
Questo team si è incontrato tramite Zoom e ha usato Confluence per registrare e riassumere la conversazione.
Cosa ti servirà
Videoconferenza con condivisione dello schermo o spazio per riunioni
Strumento di collaborazione digitale (vedi modello)
Lavagna
Pennarelli
Note adesive
Timer
Modelli opzionali
Modelli Atlassian
Cosa sono le responsabilità e i ruoli lavorativi?
In un lavoro di squadra efficace, i ruoli rappresentano qualifiche o posizioni professionali, come quella del project manager, mentre le responsabilità includono compiti e doveri specifici associati a un ruolo. Ecco alcuni esempi di responsabilità di un project manager:
- Pianificazione e sviluppo dell'idea di progetto
- Formazione e leadership del team
- Monitoraggio dell'avanzamento del progetto e definizione delle scadenze
- Risoluzione dei problemi
- Gestione del budget e degli stakeholder
Valutazione dell'efficacia del progetto
Perché condurre una strategia Ruoli e responsabilità?
I team dovrebbero chiarire ruoli e responsabilità per garantire che tutti comprendano i propri doveri e il contributo che apportano agli obiettivi del team. Secondo uno studio pubblicato da Small Group Research, questa chiarezza previene i malintesi, riduce la sovrapposizione delle attività e aumenta l'efficienza e la collaborazione.
Qual è il momento opportuno per chiarire ruoli e responsabilità
Una definizione chiara dei ruoli all'inizio del progetto pone le basi per aspettative chiare, riduce al minimo la confusione e aumenta la produttività e la collaborazione.
La definizione tempestiva dei ruoli contribuisce anche a evitare la sovrapposizione delle attività, a ridurre i conflitti e a garantire che tutti i membri del team siano allineati per il raggiungimento di obiettivi comuni.
Man mano che i progetti avanzano o le strutture organizzative cambiano, la rivalutazione periodica e gli aggiornamenti dei ruoli sono fondamentali per supportare l'allineamento e l'efficienza operativa.
5 vantaggi della definizione di ruoli e responsabilità
- Responsabilità: la definizione chiara dei ruoli contribuisce a ridurre la duplicazione delle attività, semplificando i processi, riducendo al minimo lo spreco di tempo e risorse e, in ultima analisi, contribuendo a un'esecuzione più efficiente del progetto.
- Chiarezza: chiarire ruoli e responsabilità facilita la collaborazione efficace del team.
- Maggiore coinvolgimento dei dipendenti: una comunicazione efficace, che spesso è il risultato di ruoli e responsabilità chiari, determina un aumento pari al 72% del coinvolgimento e della produttività dei dipendenti (Atto Time).
- Soddisfazione sul lavoro: circa il 75% dei dipendenti con ruoli definiti in modo chiaro avverte un maggiore coinvolgimento nel proprio lavoro e riferisce livelli di soddisfazione professionale più elevati rispetto a quelli con ruoli ambigui (Effectory).
- Maggiore produttività: i dipendenti con ruoli definiti in modo chiaro sono il 53% più efficienti e il 27% più efficaci sul lavoro (Effectory).
Come definire i ruoli e le responsabilità del team
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Determina e concorda le responsabilità del team
- Identifica le responsabilità non assegnate
- Documenta i ruoli del team approvati
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Per le riunioni sia in presenza che da remoto, invia un messaggio al team spiegando la strategia per assicurarti che tutti comprendano gli argomenti di cui parlerai. All'inizio della strategia, esamina la mission del team per definire il contesto di cui l'intero team è responsabile.
Quindi, prepara il documento di collaborazione che il team utilizzerà. Puoi creare una tabella in una pagina Confluence o utilizzare il nostro modello pronto all'uso. Se stai creando il tuo documento, aggiungi le seguenti colonne:
- Ruolo
- Responsabilità (cosa pensano gli altri)
- Responsabilità (cosa penso io)
Responsabilità non assegnate
SUGGERIMENTO: GRUPPI NUMEROSI
Hai più di 4 persone? Dedica 90 minuti a gruppi di 6-8 persone.
Per gruppi di 9 o più, suddividi la strategia in sessioni più piccole di 1 ora.
2. Identifica i ruoli del team 5 MINUTI
Definisci i vari ruoli all'interno del tuo team e scrivi il ruolo che hai in questo progetto sotto il tuo nome nella colonna "Ruoli".
Se sono presenti più membri del team che occupano lo stesso ruolo, includi il ruolo solo una volta nella tabella.
Alcuni membri del team possono avere più ruoli, ad esempio un ingegnere software che opera anche come project manager. In questi casi, è consigliabile includere ogni ruolo nella tabella.
3. Identifica le tue responsabilità 10 MINUTI
Chiedi a ogni persona di identificare le 3-5 responsabilità principali per questo progetto nella colonna "Responsabilità (cosa penso io)".
SUGGERIMENTO: CONCENTRAZIONE
Mantieni la sessione concentrata sui ruoli, non sulle persone.
Concentrandoti sul ruolo, il team può identificare le lacune nelle competenze necessarie per avere successo in quel ruolo indipendentemente dalle persone presenti nel team.
4. Identifica le responsabilità dei membri del team 10 MINUTI
Per ciascuno degli altri ruoli identificati, scrivi ciò che hai capito delle principali responsabilità del ruolo nella colonna "Responsabilità (cosa pensano gli altri)".
Se ti vengono in mente delle responsabilità che non rientrano in modo chiaro all'interno di un ruolo, aggiungile alla sezione delle responsabilità non assegnate.
5. Chiarisci le responsabilità del ruolo 15 minuti
Rivedi ciò che gli altri hanno scritto sul tuo ruolo nella colonna "Responsabilità (cosa pensano gli altri)". Per ciascuna responsabilità, aggiungi un ✅ se l'accetti o una ❌ se non l'accetti.
Aggiungi commenti in linea se hai domande o commenti sulle responsabilità degli altri.
Dopo una discussione a livello di team, il titolare del ruolo esamina tutte le ❌ e decide se assumere o delegare ulteriori compiti. In caso di sovrapposizione delle attività, viene designato un responsabile principale, insieme a potenziali collaboratori o responsabili di backup.
Le eventuali responsabilità che rimangono non rivendicate o non accettate vengono trasferite nella sezione delle responsabilità non assegnate.
A seconda della struttura organizzativa, il titolare del ruolo potrebbe avere la necessità dell'approvazione da parte della propria dirigenza per finalizzare il proprio ruolo come indicato in questo processo.
6. Rivedi le responsabilità non assegnate 15 minuti
Rivedi insieme agli altri membri del team gli elementi non assegnati per stabilire se sono in linea con i ruoli esistenti e se possono essere adatti a ruoli specifici o meno.
Se questi elementi non corrispondono a nessun ruolo, è necessario definirne uno nuovo o ridefinirne uno esistente. È importante designare una persona responsabile per identificare il responsabile di queste attività e fissare una data di follow-up.
Verifica se sono presenti responsabilità che nessun ruolo è disposto ad assumersi. In tal caso, portale all'attenzione del gruppo per parlarne ulteriormente.
SUGGERIMENTO: ACCETTA DI NON ESSERE D'ACCORDO
Se il team non riesce a mettersi d'accordo su alcuni ruoli o responsabilità, annotali come elementi aggiuntivi su cui lavorare in riunioni più piccole in seguito.
7. Riassumere e identificare i passaggi successivi 5 MINUTI
Al termine, riassumi i ruoli e le responsabilità per garantire l'allineamento del team. Indica persone specifiche che assumano la titolarità di ogni ruolo e aggiorna il documento condiviso con le responsabilità e i ruoli concordati.
Follow-up
Condividere
Condividi il documento finale con il team per raccogliere il feedback su eventuali lacune o opportunità.
Distribuisci il documento sui ruoli e le responsabilità ai principali stakeholder e leader, informando il team riguardo a questa azione.
Pianifica la revisione di questa strategia con il team ogni tre o sei mesi o ogni volta che avvengono cambiamenti significativi all'interno del team. Un esercizio regolare renderà più fluido questo processo.
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