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Matrice di assegnazione delle priorità


Visualizza la priorità relativa dei progetti del tuo team, quindi confrontala con il lavoro richiesto da altri team.

USA QUESTA STRATEGIA PER...

Prepara piani trimestrali e annuali che abbiano il massimo impatto, date le risorse disponibili.

Se hai difficoltà con la comprensione condivisa o il valore e le metriche nel Controllo salute, questa strategia potrebbe essere di aiuto.

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E MI SERVE... PERCHÉ?

Tu e il tuo team siete alla fine di un lungo e difficoltoso ciclo di pianificazione. Hai valutato l'impatto relativo di tutto il lavoro che potresti intraprendere, hai fatto alcune scelte difficili e hai identificato una serie di progetti prioritari su cui lavorerai. La stanchezza è tanta, ma anche gli obiettivi da raggiungere e le aspettative

Poi succede.

Arriva una richiesta da un altro team. Hanno appena seguito lo stesso processo e, a quanto pare, avranno bisogno del tuo contributo per raggiungere i loro obiettivi. Ma i tuoi progetti stanno assorbendo tutto il tuo tempo e le tue forze! Vuoi fare gioco di squadra, ma... come fare?

Se hai mai avuto difficoltà ad assegnare priorità alle richieste di altri team rispetto al tuo lavoro corrente, o a convincere un altro team a impegnarsi in un lavoro su cui si basa il tuo progetto, questa strategia fa per te!

CHI SONO LE PERSONE DA COINVOLGERE?

Tutti i responsabili di progetto e/o team pertinenti. I collaboratori individuali e gli sponsor esecutivi questa volta possono ritenersi esclusi.

Usa la tecnica della matrice di assegnazione delle priorità per organizzare il lavoro del tuo team.
Team di utenti
Persone

3-6

Icona di matita
Tempo di preparazione

30 min

Orologio per misurare il tempo
Ora

60 minuti

Difficoltà Elevata
Difficoltà

Difficile

Esecuzione della strategia

Alcune cose semplicemente non si potranno fare. E va bene, a patto che accetti di affrontare prima i processi mission-critical e di iniziare a lavorare da lì.

Materiali

Lavagna o butcher paper

Pennarelli

Note adesive

Schede indice

Preparazione

Prima della sessione, compila una scheda per ogni lavoro a cui dai priorità. Le unità di lavoro possono essere su qualsiasi scala (attività, storie degli utenti, progetti, iniziative, ecc.), ma sarà molto più semplice usare una scala simile, quindi mettendo a confronto mele con mele.

Ogni scheda dovrebbe descrivere i quattro fattori che prenderai in considerazione:

  • Descrizione
  • Risultato previsto
  • Livello di impegno
  • Rischi e dipendenze
Ricerca di contenuti
Per esempio...

Segui questo modello per ogni scheda indice.

Passaggio 1

Preparazione (5 minuti)

Fai in modo che il team adotti la giusta mentalità: anche se sono coinvolti più team, siamo un'unica azienda con uno scopo comune.

Assegnando le priorità con questo in mente, avremo grandi chance di raggiungere una comprensione condivisa di cosa ci aiuterà (o non ci aiuterà) a raggiungere la nostra mission. In caso contrario, rischieremo di essere in competizione gli uni con gli altri e ritardare le cose che contano di più.

Passaggio 2

Configurare la matrice (5 minuti)

Disegna una griglia 2x2 su una lavagna o butcher paper e scrivi sopra gli obiettivi principali del tuo team. Scrivi "Urgente" sull'asse X, "Non appena possibile" all'estrema sinistra e "Dopo" all'estrema destra. Scrivi "Impatto" sull'asse Y, "Basso" nella parte inferiore e "Alto" nella parte superiore.

Sopra la matrice, scrivi l'obiettivo più importante del tuo team. (O i 2 obiettivi principali.)

Esempio di matrice di priorità vuota
SUGGERIMENTO
Suggerimento

Esporre la stella polare del tuo team sarà molto più semplice se lo stato della "comprensione condivisa" nel Controllo salute è verde. Altrimenti, prova a eseguire le strategie OKR, Obiettivi, segnali e misure o l'Elevator Pitch prima di assegnare le priorità.

Passaggio 3

Dare priorità al lavoro del proprio team (20 minuti)

In gruppo, metti le schede sulla bacheca, posizionandole rispetto alle altre carte in base al loro impatto sui tuoi obiettivi e alla rapidità con cui devono essere raggiunti.

Parla del posizionamento in gruppo e continua a spostare le schede fino a ottenere una distribuzione uniforme su tutta la bacheca. È normale che all'inizio tutti gli elementi siano in alto a sinistra, ma distribuirli è fondamentale.

Esempio di matrice di assegnazione delle priorità con progetti e task rappresentati
Passaggio 4

Disegnare linee di fattibilità (10 minuti)

Disegna 2 archi sulla bacheca per separare i requisiti obbligatori da quelli preferenziali e quelli che probabilmente non prenderai in considerazione.

Tutti gli elementi in alto a sinistra sono protetti, devono essere portati a termine. Qui dovrebbero esserci solo gli elementi fondamentali per raggiungere l'obiettivo.

È probabile che tutti gli elementi in basso a destra vengano messi da parte. Questo significa che verranno presi in considerazione solo dopo aver completato le attività più importanti.

Cerca di limitare i requisiti "obbligatori" a circa il 40% della capacità del team e quelli "preferenziali" al 30%. In questo modo, avrai la possibilità di soddisfare le richieste ricevute da altri team, per non parlare di quelle interessanti che potrebbero finire sulla tua strada.

Matrice di assegnazione delle priorità con linee per indicare cosa è fattibile o meno
SUGGERIMENTO
Suggerimento

Definire ciò che si è disposti a posticipare o a non fare del tutto può comportare momenti di disagio. Mantenere il gruppo concentrato sulla stella polare aiuta invece ad allentare la tensione.

Passaggio 5

Incorporare le domande (15 minuti)

Mentre dai priorità alle richieste degli altri team rispetto alle attività già previste, chiediti quanto segue:

Gli obiettivi dell'altro team sono mission-critical? (Tipo, a livello aziendale?)
Se non accettassi la richiesta dell'altro team, che impatto avrebbe sul loro obiettivo?

Dopo aver posizionato le domande, ridisegna le linee in modo che riflettano ciò che puoi ottenere ora. Se soddisfare la domanda significa che stai mettendo a rischio il tuo obiettivo, parlane e discuti le varie opzioni.

Se gli obiettivi di entrambi i team sono mission-critical, parla con la leadership in merito alla possibilità di eseguire l'onboarding di altre persone.
Se l'obiettivo dell'altro team è mission-critical, mentre il tuo non lo è, procedi! (farlo)
Se entrambi gli obiettivi dei team non sono mission-critical, dovrai esaminare le sottigliezze e raggiungere un accordo.

Matrice di assegnazione delle priorità che include le richieste di altri team
SUGGERIMENTO
Suggerimento

Qualunque sia il risultato di questo esercizio, assicurati di comunicare le decisioni che hai preso, gli eventuali rischi che derivano dal raggiungimento degli obiettivi e il motivo.

Ricerca di contenuti
Per esempio...

Dai un'occhiata a una matrice di priorità creata da uno dei nostri team.

Hai colto nel segno?

Assicurati di eseguire una sessione completa di Controllo salute o prevedere un punto di controllo con il tuo team per vedere se stai migliorando.

Follow-up

Comunica i risultati di questa sessione a tutto il team di progetto, agli stakeholder e a chiunque possa riscontrare delle ripercussioni sul proprio lavoro. Evidenzia i motivi per cui hai tracciato le linee in quelle posizioni, come anche gli eventuali rischi che ne derivano.

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