Sun Life が Atlassian Cloud に移行して明るい未来を切り開いた方法

Confluence で最初の一歩を踏み出す

Sun Life は、最も広く利用されているアトラシアン ツールの 1 つである Confluence でクラウド移行を開始しました。リーダーシップとのプロセス計画時に、Cynthia Brind'Amour 氏は「最適化とシフト」アプローチを使用することを提案しました。それにより、できる限り迅速に移行し、新しいプラットフォームも設定して持続可能な成功を収めることができます。このアプローチでは、チームは最も必要なサイト、アプリ、ワークフローの特定に重点を置きました。「理由なくサイトを移行することなどありません。チーム メンバーとミーティングを行い、メンバーが希望するユーザー エクスペリエンスを理解し、移行が有意義であり、移行と継続的な管理のための時間とリソースに見合う価値があるかどうかを確認しています」と Cynthia Brind'Amour 氏は説明します。

これらのミーティング時、Cynthia Brind'Amour 氏は各チームに Confluence Cloud のデモを見せ、チーム固有のニーズを話し合いました。一部のサイトでは、クラウドへの移行が最適でした。その他のサイトでは、Cynthia Brind'Amour 氏はクラウドへの移行、Sun Life 内の従来の別のツールへの移行、コンテンツのアーカイブの 3 つのオプションを提案しました。これらの会話を通じて、チームはクラウド移行の対象となる 350 サイトのうち、25 サイトを特定しました。

その後、Sun Life はソリューション パートナーである Adaptavist と協力して、移行計画を考案しました。サイト群を 5 波で移行する段階的なタイムラインを作成し、それぞれが 2 週間続きました。各波において、Adaptavist はサンドボックス内に新しいインスタンスを構築し、そのインスタンスをユーザー向けデモ、修復、テスト、最終移行のために Sun Life のサンドボックスに転送しました。

また、Brind'Amour 氏のチームはユーザーをトレーニングし、異なる機能や使用できる新機能を認識できるようにしました。たとえば、ユーザーのフィードバックに基づいて、移行チームはいくつかの新しいクラウドベースの Marketplace アプリを紹介しました。これには、ページ デザインを向上させるための Aura、ビジネス分析を強化する Confluence 用のテーブル フィルターとチャート、図の作成用の Draw.io (まもなく実装予定) が含まれます。「Confluence Cloud では、オンプレミスや Data Center デプロイではできないことをたくさん実行できます」と Brind'Amour 氏は述べています。ユーザーも、このことがわかり始めています。「移行が完了したら、オンプレミス バージョンでは得られない効率を、新しい Confluence Cloud によって実現できることが多いです」と、ある従業員が話しました。

最適化とシフトのアプローチは非常にうまく機能しました。「誰もがスムーズな移行だと話していました」と Brind'Amour 氏は振り返ります。「Sun Life で 4 回の移行を行いましたが、今回が最も成功しました。他の移行を経験したことのある人から「この移行はシームレスだった」と聞くと嬉しかったです」

テストとサポートにより「今まで経験した中で最高」の Jira 移行が実現

Brind'Amour 氏が Adaptavist とともに実施した Confluence 移行が終わりに近づくと、Paul McNally 氏とチームは彼らと協力して Jira Cloud の準備を始めました。Sun Life のアジャイル変革オフィスと協力してリーダーシップの承認を得て、アーキテクチャ チームを集め、計画と実装によってプロジェクトを管理しました。

Brind'Amour 氏のアプローチと同様に、McNally 氏とチームは移行を複数の波で計画し、Jira Cloud を最適に設定してユーザーのニーズを満たし、アジャイル アプローチをサポートする方法を把握するために、ユーザー調査を行いました。アーキテクチャ プロセス全体を通して、移行チームはワークフローを標準化し、システムを可能な限りオープンに保つよう努めると同時に、セキュリティも維持しました。「厳密に制限するのではなく、適度に維持するよう努めています」と McNally 氏は話します。「ユーザーがビジネス領域にワークフローを必要とする場合は、そのプロセスを標準化して促進することを提案します。これは大きな成功を収めています」

チームが移行を開始した際に、Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) を使用してプロセスを簡単にしました。課題が生じたら、アトラシアンのクラウド移行マネージャー (CMM) のサポートを頼りました。たとえば、同グループは Active Directory でメール アドレスが重複する障害が発生したため、CMM と協力して課題を解決しました。「アトラシアンのサポートがなければ成功できなかったでしょう。JCMA と CMM のサポートは非常に重要でした。他社との移行を実施してきましたが、アトラシアンは実際に支援し、配慮してくれます」と Paul McNally 氏は話します。

Paul McNally 氏は、CMM を活用してテストを行うことを少し躊躇していましたが、最終的には両者とも価値を追加したそうです。「後から考えると、移行マネージャーの話をもっと聞いておけばよかったです。移行マネージャーはテストと修復を提案してくれて、今ではそれが重要だとわかります。元のシステムのデータをチェックし、できる限りソース システムのクリーンアップを行い、早期かつ頻繁にテストを行ってデータの問題を解決したら、移行は非常に簡単です」

思ったとおり、準備とテストは成果を上げています。Paul McNally 氏と Cynthia Brind'Amour 氏のチームは、移行後にユーザー調査を行いました。フィードバックは非常に好意的で、移行のスムーズさについて一貫して称賛していました。McNally 氏はこう話します。「移行の完了後にチームが業務に戻った際、新しいリンク以外にそれほど大きな違いはわかりませんでした。これは大きな成功でした。従業員は自分の履歴全体が存在し、キーが同じであることをに満足しています。過去に何十回もの移行を行ってきて、私が経験したなかでは Sun Life での Atlassian Cloud への移行が最高です」

「アトラシアン製品ですべてを実現できます」

Sun Life の Confluence 移行は最近完了したばかりで、Jira の移行はまだ最終段階にありますが、同社ではコラボレーション、効率性、セキュリティがすでに明白に改善しています。

Sun Life の Jira Cloud プラットフォームは、Data Center システムよりもはるかにオープンで、同時に強固なセキュリティを維持しています。チームは、ツールをカスタマイズして社内プロセスに反映し、ユーザーが必要な情報を見つけて、連携を強化し、より戦略的に行動できるようにしています。「Jira Cloud のおかげで、私のタスクは非常に整理されて、わかりやすくなりました。課題に関連する必要な情報とファイルのすべてに簡単にアクセスできます」とある従業員は話します。McNally 氏は次のように付け加えます。「チーム全体でのコラボレーションが増え、ポートフォリオ管理への関心が高まっています。Jira Align を追加して、全体像を把握し、組織の OKR を追跡できるようにすることも検討しています」

IT 部門と運用部門は、qTest や Tableau Connector Pro などのクラウド アプリだけでなく、ストーリーやサブタスクの作成をトリガーするオンボーディング リクエストの作成など、Jira の計画機能や自動化などのネイティブ機能を愛用しています。「自動化によって毎回数分間節約できるため、合計すると 3,300 人を超えるユーザーでは 1 年以上になります」と Paul McNally 氏は説明します。

フィードバックは Confluence Cloud でも同様に好意的で、「オンプレミスを圧倒」しています、と Brind'Amour 氏は話します。従業員は特に、テンプレート、インライン コメント、分析、(Brind'Amour 氏が「とびきりすばらしい」と呼んでいる) 検索、メールの必要性を減らすクラウド専用機能やアプリを活用しています。また、「実際に、Confluence ページから Jira チケットを作成できることには価値があります」と語ります。

IT からコール センターまで、複数の部門にまたがる従業員は、複数のツールから 1 つのクラウドベースのプラットフォームに一元化したことは大きな影響を与えたと同意しています。最近の調査では、Confluence Cloud を使用して効率が 80% 向上し、Jira Cloud での時間の節約によってライセンス コストの 94% を十分にカバーし、さらに新しいプラットフォーム全体に対する満足度が 97% になったとユーザーは報告しています。ある従業員はこう話します。「Jira Cloud と Confluence Cloud は、当社が使用していた従来のツールから適切な方向へ移行するための大きな一歩です。その新機能のすべてによって、私の日常が明らかに改善しました」

これらはまさに、優れた金融サービス プロバイダーであり雇用主である Sun Life の評判が持続するような種類の改善です。市場予測がどうであれ、同社はクラウドで明るく輝き続けるでしょう。