クラウドは移行する価値あり: WillowTree のクラウド移行後の経費削減、スピード、満足度

WillowTree は、Confluence Cloud への移行が非常にスムーズに進んでいるのを見て、最大かつ最も使用されるソリューションである Jira Software のクラウド移行について、さらなる期待を寄せました。クリエイティブ部門と IT 部門は、アジャイル設計および開発に Jira Software を使っています。Confluence Cloud の準備と同様に、移行チームはサーバーベースのデータをクリーン アップし、それを新しいインスタンスにマッピングし、アプリを監査して、最も重要で利用頻度の高いアプリをクラウドへと移行しました。サーバーで使用していたアプリのいくつかは、同じ機能が Atlassian Cloud (JSU Automation Suite など) でネイティブに利用できたため、移行する必要がありませんでした。

チームとの入念なコミュニケーションにより、従業員はいつ、なぜ、何が起きているのか、そして移行が完了した後に何をすべきかを正確に把握していたと Nielsen 氏は言います。また、従業員と話し合うことで、カレンダーを調整し、エンドユーザーに迷惑がかからない時間帯に移行を実行することができました。

そして、今回も WillowTree による入念な準備は功を奏しました。「移行そのものは、大きな労力を必要とするものではありませんでした」と Nielsen 氏は言います。「そのプロセスは非常にシンプルでした。最終的なプロセスの中で最も重要だったのは、ユーザーにアクセス権を付与したり、リンクが正しく機能するように設定したりといった準備とトラブルシューティングでした。

WillowTree はそのローンチ以来、より高速でモダンなユーザー体験が得られる Roadmaps for program increment planning やクラウド ワークフローと高度な権限スキームが得られるネイティブ JSU Automation Suite アプリなど、いくつかのクラウド専用機能およびアプリを利用しています。また、同チームは Jira Service Management Cloud を追加し、IT、セキュリティ、人事、グローバル サポートのサービス デスクを設置しました。この拡張されたクラウド ベースの一連ソリューションにより、会社全体が以前よりも効率的かつ協調的に作業できるようになり、ひいては顧客へのより迅速で優れた提供とサービスが可能になりました。

スムーズな移行のための 4 つのヒント

Nielsen 氏と彼のチームは、自らの移行を振り返りながら、クラウドへのアップグレードを検討している他のユーザーのために、ヒントを 4 つの重要な点にまとめました。

1. 移行の取り組みを統合して、すべてを一度に「最適化およびシフト」 する。
WillowTree は一度に移行するソリューションを 1 つに絞っていましたが、もし後戻りできるのであれば、別の方法を取ると言います。「断片的な移行は、重複するフィールドを統合する手間を生むなど、いくつかの問題へと発展しました」と Nielsen 氏は振り返ります。「しかし、この痛みは自ら招いたものでした。できることなら、白紙の状態になるまでテスト インスタンスを何度も使用し、どんな課題にも対処できるチームを待機させた上で、すべての移行を一度に行うことです」

2. 特有の課題に対するソリューションを積極的に調査する。
どの企業も独自のセットアップやカスタマイズを行っているため、移行のプロセスが複雑化する可能性もあります。たとえば、ある特定のアプリでは、サーバーからクラウドにデータを移行した際、そのプロセスが当初予想していたものよりも複雑だったため、WillowTree は課題を解決するためのカスタム スクリプトを作成しました。Nielsen 氏は、このように起こりうる不測の事態に対処するための時間を確保し、アトラシアンや同様の課題に直面している他の企業と協力してソリューションを提案しあう体制の構築が重要だと考えています。

3. 誰が、どこで、いつ、なぜ、何を予想すべきかを過剰なまでに伝える。
移行プロセスの透明性を優先したことが、WillowTree にとって大きな違いをもたらしました。Nielsen 氏は、「組織全体でできるだけ多くのコミュニケーションをとることをお勧めします。Slack のチャンネルで Jira と Confluence に関する最新情報を投稿し合い、予想を立てることで、あらゆる問題を解決できるようにしています。このようにして、すべての事態に無理なく対応できるようになりました」と言います。

4. ドキュメントとトレーニングを通じて、クラウド ソリューションの使い方を実演する。
WillowTree の従業員は、最終的な移行プロセスやクラウドの改善に満足していると言います。また Nielsen 氏は、より多くのサポートを前もって提供できれば、移行のプロセスを誰にとってもさらにスムーズで簡単なものできると認めています。「資料が不足していたことは認めざるを得ません」と彼は言います。「従業員がやり方を学べるような役立つリソースをもっと構築すべきでした」

意味のある仕事をする

今にして思えばもっと違うやり方があっただろうと思うこともいくつかはあると Nielsen 氏と彼のチームは言いますが、全体としての移行プロセスは予想していた以上にシンプルで、労力に見合うだけの成果を十分に上げられるものだったと考えています。WillowTree は現在、堅牢で統合された一連のクラウド ベース ソリューションによってもたらされる経費削減能力、スピード感、満足度などの恩恵を受けています。

Nielsen 氏と彼のチームは、合理化されたシステムと自動更新による時間や経費の削減能力に満足しています。「アプリやアドオンの使用を最適化したため、すでに経費を削減できています。また、年払いではなく、支払いを月々に分散できるのも利点の一つです」と Nielsen 氏は言います。「以前は、更新を依頼したり、データベースをバック アップしたり、昔ながらのやり方に従う必要がありました。今ではクラウドから、常に最新かつ最高のものを手に入れることができます。あっという間に終わるため、何も心配しなくていいのです。動作するだけです」

バック エンドでの改善に勝るものは、フロント エンドでの改善のみです。Nielsen 氏は、従業員からパフォーマンスに関する肯定的なフィードバックを得て、嬉しい驚きを感じています。「チームはパフォーマンスや経験について、とても肯定的な発言をしています」と彼は指摘します。「クラウド上では、ログイン、検索、ページの読み込み、API クエリなど、すべてがより高速に行えます。また、Jira Cloud や Confluence Cloud の UI/UX は突出しており、よりスマートで高速でユーザー フレンドリーになっているとチームから聞いています。以前よりも好んで使ってもらえるようになった点が重要です」

重要な仕事をするチームの幸福をサポートすること。それが、WillowTree にとって最も意味のあることです。同社は、従業員の満足が顧客の満足につながるとの考えのもと、その両方をサポートしています。「WillowTree は、私がこれまで働いてきた中で最も素晴らしい会社です」と Nielsen 氏は言います。「従業員による満足度を高め、それぞれの声を聞き入れるために、気を遣い、耳を傾け、それ以上のことをしてくれます」WillowTree は Atlassian Cloud 製品の活用により、この約束を守り、使命を果たすための新たな方法を手に入れました。