パフォーマンス改善計画の対象者となることに恐怖を感じる人もいるでしょう。この計画の目標は解雇ではありませんが、結果的にそうなることもあります。状況の深刻さを伝えられる内容にする必要がありますが、従業員が希望を失うような内容にはしたくありません。今後のスケジュールと予期される結果を説明するとともに、パフォーマンス改善計画が絶好の機会となることをしっかりと伝えます。

次のセクションで特定のパフォーマンスの問題と目標に取り組む前に、手紙のサンプルを確認しましょう。従業員と雇用主の名前を記入するところから始めて、パフォーマンス改善計画の日付と期間、自分の名前と連絡先情報を記入します。その後、自身が現在直面している状況に合わせて手紙を調整します。

手紙の作成が完了したら、アクション計画の立案に着手します。従業員が取り組むべきパフォーマンスの問題を一覧にまとめます。問題ごとに目標に到達していない点を書き出します（これは従業員の職務内容明細書から持ってきましょう）。また、なぜうまくいっていないのかを記載するとともに、問題をわかりやすく説明する具体的な例を提示します。ここまで完了したら、問題ごとに目標を設定しますが、それらは具体的かつ現実的で、設定された時間内で達成可能なものにします。

パフォーマンス改善計画で最善の効果を上げるには、従業員が各目標を達成するための方法を提示するようにします。メンターとともに取り組むのか、トレーニングコースを受講するのか、特定のタスクに集中的に取り組む時間を設けるのかが記載されていれば、パフォーマンス改善計画として申し分ありません。目標とともにこれらの情報も盛り込めます。

従業員と一緒にパフォーマンス改善計画を確認していきます。従業員自身にパフォーマンスの問題と目標を一通り確認してもらい、状況を受け入れて質問する時間を与えます。また、計画に記載されている目標を達成するためにどのようなサポートが必要かを尋ねます（チームの他のメンバーにメンターになってもらう、スキル・トレーニングを受講するなど）。時間をかけて面と向かって話し合うことで、従業員の成功に力を尽くしていることを示し、従業員からの意見を求めることでやる気を持たせられます。

あなたと従業員の両者がパフォーマンス改善計画に署名する必要があります。パフォーマンス改善計画に署名したからといって、問題を認めたとは見なされないことを伝えておきましょう。署名は単に計画の内容を確認したことを記録するためのものです。