Hoe IAG een sterkere en veerkrachtigere werkplek creëerde door te optimaliseren en over te stappen naar Atlassian Data Center

Zodra het team het eens was over een plan, was hun eerste stap het opschonen van hun server-installaties, zodat ze de snelle overwinningen aan hun leidinggevenden konden tonen (met name op het gebied van prestatieverbeteringen en kostenbesparingen). Ze zorgden er tegelijkertijd voor dat ze alleen noodzakelijke gegevens, pagina's, spaces en configuraties overdroegen.

"We hebben het slim aangepakt: we gebruikten gegevensanalyse om erachter te komen wat mensen wel en niet gebruikten", vertelt Sharon. "We hebben het aantal Jira-velden met 56% verminderd om onze standaardconfiguratie te maken. Ook hebben we het aantal issuetypen met 75% verminderd en het aantal workflows met 80%. Het was een flinke klus en die hebben we zorgvuldig geklaard."

Tijdens dit opschoonproces heeft IAG 47% van de Jira Software-projecten en 66% van de Confluence-spaces gearchiveerd of verwijderd. Dit zorgde er niet alleen voor dat de upgrade vlotter verliep, maar ook dat de consistentie en nauwkeurigheid van de rapportagegegevens toenam.

Tegen de tweede helft van 2020 was het technische team klaar om hun eerste Data Center-node te lanceren. Toen hun Confluence-upgrade bijna klaar was, verhuisden ze Jira Software en Data Center ook snel. De twee oplossingen waren binnen een maand volledig geüpgraded en klaar voor de implementatie.

Tijdens het upgradeproces heeft IAG vertrouwd op Jared Winter, Technical Account Manager bij Atlassian, voor ondersteuning en begeleiding op enterprise-niveau. "Zodra Jared binnen kwam gelopen, wisten we het meteen: hij past in ons team en bij onze cultuur. Mensen waardeerden onmiddellijk zijn kennis en eerdere ervaringen met AWS", vertelt Sharon. "Hij heeft voor deze upgrade Atlassian en IAG op een fantastische manier samengebracht. Zonder hem hadden we dit niet kunnen doen."

We verbeteren ons nu en bereiden ons voor op de toekomst

Nu IAG operationeel is op Atlassian Data Center, kunnen teams in de hele organisatie sneller en veiliger samenwerken.

De ruim 5.000 Confluence-gebruikers binnen het bedrijf (30% meer in twee jaar) vertrouwen op de oplossing voor kennisbeheer en -uitwisseling, brainstormen, beheer van checklists voor releases, het voltooien van postmortems en communicatie tussen locaties en tijdzones. Ongeveer 4.000 gebruikers (een stijging van 45% in twee jaar) maken ook gebruik van Jira Software, Bitbucket en Bamboo om elke fase van de productontwikkelingscyclus af te handelen, van roadmaps en sprintplanning tot testen, implementatie en onderhoud en portfoliobeheer.

Dankzij de automatisering van het aanmaken van nieuwe spaces en projecten en de vermindering van het aantal configuraties, zijn de medewerkers en het bedrijf er beter van geworden. "Vroeger moesten mensen twee tot drie dagen wachten om een project te maken. Nu gebeurt het direct, en meer dan 80% van de Jira-projecten heeft een consistente en aanbevolen configuratie", legt Sharon uit. "Dat bespaart ons team een kwartier repetitief werk voor elke installatie. Het heeft ons in staat gesteld de ruis echt te verminderen en de tools voor te bereiden om een stap verder te zetten [richting de cloud].” Op lange termijn leveren die vijftien minuten in minder dan een jaar meer dan honderd bespaarde uren op.

IAG heeft ook gezorgd voor betere roll-uprapportage via Data Center, waardoor ze beter begrijpen welke tools hun medewerkers gebruiken en hoe. "De rapportage was belangrijk om te kijken hoe we onze licenties konden aanpassen en hoe we een hoop tools die elkaar overlapten of niet werden gebruikt, buiten gebruik konden stellen", aldus Sharon. "Nu zijn we proactiever, hoeven we niet steeds op iets te reageren en willen de medewerkers de tools gebruiken omdat ze stabieler zijn."

Met een reeks oplossingen van Data Center binnen handbereik, werken medewerkers sneller en leveren ze nog meer waarde aan het bedrijf, vooral nu het bedrijf groeit in omvang en locaties. Met het oog op de toekomst heeft het team er meer dan ooit vertrouwen in dat zij het tempo van de veranderingen kunnen bijhouden, terwijl ze hun bedrijf en sector transformeren.

'Het werkt gewoon': vooruitgang boeken met een eenvoudig, gestandaardiseerd en schaalbaar systeem.

Nu het technische team nadenkt over de gemaakte vorderingen, bestaat er geen twijfel over dat de upgrade naar Atlassian Data Center hen heeft geholpen een grote stap te zetten naar digitale transformatie en een sterker, meer veerkrachtig IAG te creëren.

Sharon en Michael hebben niet alleen hun originele doelstellingen bereikt, namelijk meer efficiëntie, standaardisatie en schaalbaarheid met behoud van controle, maar ze zijn ook blij dat de overstap naar Data Center voor gemoedsrust heeft gezorgd en de toegevoegde waarde van hun team heeft aangetoond. "Met Data Center kunnen we zero downtime-upgrades uitvoeren. En ze zijn allemaal geautomatiseerd. Zaken als herindexering duurden eerst twaalf uur en moesten buiten kantooruren gebeuren", legt Sharon uit. Michael voegt eraan toe: "Het werkt gewoon. Ik hoef niet eens meer aanwezig te zijn terwijl medewerkers de wijzigingen doorvoeren!"

Tijdsbesparing en meer gebruikersvertrouwen hebben de relatie tussen het technische team en het bedrijf veranderd. "De grootste verandering was de verschuiving van excuses aanbieden voor onze slechte prestaties en beschikbaarheid naar het hebben van tijd om onze gebruikers toegevoegde waarde te bieden en om te focussen op het toekomstige pad naar Atlassian Cloud", zegt Sharon. Michael is het daarmee eens: "In plaats van te verzanden in het geploeter van het dagelijkse werk, beantwoorden we de vragen van de gebruikers. Het gaat minder om 'Kun je iets voor me doen?' en meer om 'Hoe kan ik iets doen?'"

Deze verbeterde efficiëntie en relaties leggen de basis voor de vervolgstappen van IAG in hun digitale reis. Ter voorbereiding op hun migratie naar de producten van Atlassian Cloud heeft het team 27% meer Jira Software-projecten en 6% meer Confluence-spaces gearchiveerd. Door tijd en middelen vrij te maken met Data Center, kon het team zich vol vertrouwen richten op het optimaliseren van andere bestaande tools, zoals Bitbucket en Bamboo, en het implementeren van nieuwe tools, zoals Proforma.

Bij elke stap in hun transformatie zijn volgens Sharon de cultuur van IAG en de samenwerking met Atlassian de sleutel geweest tot hun succesvolle vooruitgang. "Als team werken we — ook met Atlassian — nauw samen, ondersteunen en vertrouwen we elkaar, hebben we het lef om problemen vroegtijdig aan te kaarten en zorgen we daarbij ook voor veel werkplezier! Het toepassen van Agile-methodologieën en het stellen van prioriteiten bij ons werk om gezamenlijk inzicht in het traject te krijgen, heeft enorm bijgedragen aan het teamsucces tijdens de overstap naar Data Center."