adesso consolideert installaties en streeft naar een hybride migratie naar Atlassian Cloud Enterprise

Groei in werknemers, klanten en IT-infrastructuur

adesso gebruikt al meer dan 15 jaar Atlassian-tools om werk te organiseren en te structureren. Ze introduceerden Jira voor het eerst in 2008, toen de serviceprovider ongeveer 500 werknemers had. Later hebben ze Confluence toegevoegd als kennisbeheersysteem voor het hele bedrijf, Jira Service Management, Bitbucket, Opsgenie en Trello.

Met name drie factoren hebben er echter toe geleid dat er in de loop van de tijd een minder dan optimale IT-structuur is ontstaan: de voortdurende, grote groei van adesso; de oprichting van nieuwe bedrijfseenheden en dochterondernemingen; en de migratie van overgenomen bedrijven. Door deze organische groei en overnames groeide het Atlassian-cloudecosysteem van adesso naar meer dan 50 installaties.

Deze hoeveelheid installaties leidde ook tot uitdagingen op administratief niveau, zoals de toenemende complexiteit van de facturering en het onderhoud van de server. In feite moest het IT Operations Team zich bijna uitsluitend op deze administratieve taak concentreren.

adesso besloot deze uitdagingen aan het begin van 2021 aan te pakken. Hun plan was om de cloudinstallaties te consolideren in één Atlassian Cloud Enterprise-installatie en alle overige Atlassian-infrastructuur naar de cloud te migreren. Dit zou goede communicatie en coördinatie met de beheerders van de cloudsites vereisen.

adesso besefte echter al snel dat een hybride aanpak beter bij hen zou passen. "In het begin hadden we het — weliswaar ietwat naïeve — idee dat we gewoon alles zouden migreren. We hebben dit plan echter al vroeg aan de kant gezet om technische, juridische en financiële redenen," legt Stefano Gioia uit, Lead Portfolio & Architecture Management, die het migratieproject leidde. "In plaats daarvan besloten we een hybride strategie te volgen en grotendeels opnieuw te beginnen in de cloud."

Een gecontroleerde nieuwe start in de cloud

De overstap naar een hybride structuur vond plaats in oktober 2022, drie maanden nadat adesso Atlassian Cloud Enterprise had geïntroduceerd, en was onderdeel van een leerproces.

Eerst besprak het team van Stefano de vereisten voor deze nieuwe structuur. Aan de ene kant was het belangrijk voor adesso om hun technologie up-to-date te houden en beschikbaar te maken voor klanten. Aan de andere kant hebben klanten verschillende vereisten, en sommigen willen of kunnen niet in de cloud werken vanwege richtlijnen of voorschriften. Om deze redenen was een hybride aanpak het meest logisch voor het bedrijf.

Bij het opzetten van Atlassian Cloud Enterprise hebben Stefano en zijn team er bewust voor gekozen om met een schone lei te beginnen. "We zijn de laatste jaren zo sterk gegroeid, zowel intern als wat onze klanten betreft, dat we bij de on-premise installaties meer dan 10.000 gebruikers hadden. Het is praktisch onmogelijk om erachter te komen welk project, welke workflow en welke velden eigenlijk nog nodig zijn", zegt Stefano. "We zijn dus helemaal overnieuw begonnen. Bovendien werken we nu volgens het credo 'Als je toegang nodig hebt, vraag het en je krijgt die. Als je geen toegang nodig hebt, vraag het dan niet.' Een ander voordeel van facturering op basis van installatie en gebruikers met betrekking tot de gebruikte apps is dat deze volledig wordt benut en zeer schaalbaar blijkt te zijn.”

Bovendien biedt adesso gespecialiseerde afdelingen en dochterondernemingen van de Group het volledige scala aan Enterprise Cloud-functies, zodat ze kunnen inspelen op de respectieve projectbehoeften van hun klanten.

In de toekomst zal het adesso-team blijven werken aan toegangsbeheer en beheer van de levenscyclus van gebruikers. Ze moeten eerst bevestigen hoeveel gebruikers in de cloud en on-premise moeten werken. Vervolgens kunnen er verdere beslissingen worden genomen, zoals of één installatie voldoende is en welke apps nog ontbreken voor wie. De implementatie van Atlassian Guard helpt hierbij omdat het een nauwkeurig overzicht biedt van de gebruikers en het gebruik van Atlassian Cloud-producten.

Dit is ook een voorbeeld van de efficiënte, effectieve samenwerking tussen adesso en Atlassian tijdens het project. Hoewel de twee teams op dat moment tijdens het migratieproces niet meer regelmatig met elkaar belden, zorgde Atlassian ervoor dat bij de introductie van Atlassian Guard aan adesso de juiste contactpersonen op korte termijn beschikbaar waren voor vragen, uitleg en ondersteuning (en ook voor andere tijden van nood. Deze flexibele, agile samenwerking paste bij de werkmethoden van beide bedrijven.

Hoewel het project nog niet volledig is voltooid, zijn de eerste verbeteringen, zoals een aanzienlijke vermindering van het administratieve werk, in de praktijk al duidelijk zichtbaar. Bovendien biedt de nieuwe Atlassian Cloud Enterprise-infrastructuur het grote voordeel dat deze organisch met het bedrijf kan meegroeien — dit keer op een schaalbare, effectief gecontroleerde manier.