Liberty gebruikt Atlassian Cloud om complexiteit te verminderen en als één team te werken, waarbij diverse teams en gebieden in meer dan 20 landen verbonden worden

Ambitieus doel: wendbaarheid en controle in internationale operations in balans houden

Liberty heeft altijd geweten dat goed ontworpen processen en afstemming van teams essentieel zijn voor bedrijfssucces, maar de snelle groei van het bedrijf heeft deze reis erg lastig gemaakt. Om dit nieuwe scenario het hoofd te bieden heeft het bedrijf een uitdagend doel gesteld: de ideale balans tussen wendbaarheid en controle vinden.

Het bedrijf had behoefte aan een structuur die in staat was om vraagbeheer te centraliseren, processen te standaardiseren en naleving van de kwaliteitsnormen te garanderen in teams die verspreid zijn over verschillende Latijns-Amerikaanse landen en tegelijkertijd de flexibiliteit van agile teams te garanderen om agility bij de leveringen te behouden. Het was noodzakelijk om een gecentraliseerd beeld te hebben van alle projecten van de acht merken waaruit de groep bestaat om de controle te vereenvoudigen zonder dat dit een belemmering voor operations zou worden.

Om dit te bereiken, baseerde Liberty hun plan op een robuuste set oplossingen en apps van de Atlassian Marketplace: Jira en Bitbucket voor ontwikkelings- en DevOps-teams, Jira Service Management voor ITSM, Confluence voor documentatie en kennisbeheer, Xray voor testbeheer en Atlassian Guard voor uniforme authenticatie van verschillende domeinen.

"We wisten dat als we het platform op het Atlassian-ecosysteem zouden baseren, alles eenvoudiger zou worden. Integraties zijn eenvoudiger en de hele keten werkt naadloos, alsof het één product is", vertelt Shikha Handa, Director of Software Quality Management bij Liberty.

Shikha legt uit dat het kiezen van de toolchain een essentiële stap was, aangezien elke oplossing een belangrijke rol speelde bij het creëren van het platform dat Liberty nodig had. Ook was de open en coöperatieve aanpak van de implementatie net zo belangrijk voor het succes van het initiatief.

Jira-community's: samenwerking als de sleutel tot verandering

Jira was al een paar jaar in gebruik bij Liberty, maar het gebruik ervan werd beperkt tot de kwaliteitsgebieden voor testcasebeheer en releasebeheer.

Naarmate het bedrijf zich uitbreidde werden processen onnodig complex en moest Liberty de werkwijze van teams herzien.

Volgens Shikha had het bedrijf al een mislukte poging gedaan om processen opnieuw vorm te geven en procedures volledig te standaardiseren, maar het gebrek aan echte betrokkenheid bij de veranderingen betekende dat dit nieuws niet goed was gevallen bij de teams.

In deze context nam Shikha de beslissing om in te zetten op het bouwen van een platform mét de teams in plaats van voor de teams en nam ze contact op met bit2bit Americas, een Atlassian Platinum Solution-partner, om Atlassian centraal te stellen in deze transformatie.

Op die manier zou het mogelijk zijn om werknemers te betrekken bij het in kaart brengen van zowel processen als de configuratie van systemen, waardoor de voordelen voor interne en externe klanten duidelijk zouden zijn.

Bij het proces werden verschillende mensen betrokken uit alle 20 gedistribueerde teams. Zij vertegenwoordigen de 1400 personen die rechtstreeks worden beïnvloed door de te implementeren transformatie.

Shikha zegt dat ze voor alle betrokken gebieden Jira-community's heeft aangemaakt, zodat de werknemers zelf verantwoordelijk waren om de tool in hun sectoren op te nemen.

"In elke community hebben we Jira-enthousiastelingen, de zogenoemde 'kampioenen' die aanbevolen werden door hun collega's, geselecteerd. Zij dienden als contactpersoon voor hun collega's" legt Shikha Handa uit.

Volgens Shikha heeft de open en coöperatieve aanpak ervoor gezorgd dat teams transparant als één team besprekingen konden voeren, de voor- en nadelen van elke beslissing konden begrijpen, kleine aanpassingen aan processen en tools konden aanbrengen en zich echt gelijkwaardige eigenaars van het platform konden voelen.

Cloudmigratie: versnelde schaalbaarheid

De strategie heeft gewerkt en implementatie kwam snel op gang. Na korte tijd merkte het team de voordelen van een centraal systeem en hoeveel eenvoudiger het werk geworden was.

Met dit bemoedigende resultaat had Liberty al enkele maanden na de start van het project het vertrouwen om Jira naar de cloud te migreren, het systeem op te schalen en de invoering van de tool in alle landen te versnellen.

Volgens Shikha heeft de migratie naar Jira Cloud de afhankelijkheid van externe providers verminderd, waardoor de teams zelf het platform op een eenvoudige manier verder kunnen ontwikkelen met behulp van sjablonen en automatisering zonder code.

Volledige werkzichtbaarheid met centrale informatie

Het nieuwe cloudplatform is gericht op verschillende projecten van verschillende bedrijfsunits van het bedrijf en heeft het mogelijk gemaakt om ontwikkelingen in realtime te volgen.

Shikha zegt dat het team profiteerde van de end-to-end-integratie van Jira om dashboards te maken waarmee managers een snel en uitgebreid overzicht van de service-indicatoren hebben.

"Als een CIO tegenwoordig wil zien hoeveel projecten er in de bekabelde of draadloze gebieden zijn, of wil filteren hoeveel er worden uitgevoerd in Costa Rica of in Puerto Rico, is dit heel eenvoudig omdat we een volledig overzicht hebben van wat er gebeurt in één dashboard. "

DevOps: automatische update van indicatoren bij elke code-update

Bij DevOps wijst informatie op samenwerking, automatisering en snelheid. Om het werk van de teams te versnellen, heeft Liberty ervoor gekozen om Bitbucket, de versiebeheertool van Atlassian, aan het ecosysteem toe te voegen omdat deze gemakkelijk te integreren is in Jira.

Zodoende wordt bij elke codewijziging die wordt geconsolideerd in Bitbucket de status van de taken automatisch bijgewerkt in Jira en worden de releasenotes gepubliceerd in Confluence, waardoor het team de updates niet meer handmatig hoeft op te nemen. Momenteel is bij Liberty al 95% van de hele backlog in Jira geregistreerd: er zijn bijna 30 geregistreerde items en 60 aangemaakte projecten.

Shikha merkt op dat ze ook gebruik hebben gemaakt van de Atlassian Marketplace om extra mogelijkheden aan hun Cloud-platform toe te voegen en te zorgen voor een systeem dat perfect aan hun behoeften is aangepast, waardoor de processen voor het verzamelen, testen, configureren en implementeren van software eenvoudiger worden.

Voor testautomatisering gebruikt Liberty nu bijvoorbeeld Xray Test Management for Jira, waarin een testrepository is aangemaakt, gegroepeerd op toepassing en functionaliteit waardoor hergebruik mogelijk is en alle workflows worden gevolgd.

Daarom kunnen alle tests gecategoriseerd, geprioriteerd en toegewezen worden aan componenten en opmerkingen bevatten, net zoals alle andere Jira-items: "Met Jira kunnen we de hele levenscyclus van producten op een eenvoudige en gecentraliseerde manier volgen", benadrukt Shikha.

Ook sloegen, volgens Shikha, werknemers voorheen hun testcasussen op hun lokale apparaten op voordat de gecentraliseerde repository zijn intrede deed. Het duurde gemiddeld 3 dagen om het regressietestplan samen te stellen, maar met de repository duurt het nu slechts 3 uur.

"Wat betreft het kwaliteitscontrolerapport: toen we eerst vier uur besteedden aan het genereren van het uitvoeringsrapport, kost dat nu minder dan vijf minuten als de gegevens up-to-date zijn", voegt Shikha toe.

Verminderde complexiteit van ITSM met end-to-end integratie

Een van de belangrijkste uitdagingen voor grote bedrijven is het beheer van de informatiestroom en de traceerbaarheid van gegevens. Bij Liberty was dit niet anders.

Na de overstap naar Jira Service Management was de mogelijkheid om alle fasen van het veranderingsproces in hetzelfde ecosysteem onder te brengen, van de ontvangst van aanvragen door het IT-team tot de uiteindelijke oplossing, een van de belangrijkste voordelen van het bedrijf bij het gebruik van Atlassian-tools.

"Onze zakelijke gebruikers zijn erg gesteld op de nieuwe processen. Ze hebben nu een portal waar ze kunnen inloggen en aanvragen van begin tot eind kunnen volgen. Voorheen moesten bestellingen via een formulier of per e-mail geplaatst worden, wat erg lastig te volgen is", aldus Shikha.

Bij het telecombedrijf heeft deze meting het mogelijk gemaakt om diverse goedkeuringsstromen te automatiseren, waardoor het gebruik van e-mails in het verandermanagementproces met ongeveer 70% verminderd werd.

Tegenwoordig is alles eenvoudiger. Zodra de bestelling is geregistreerd in de Jira Service Management-portal, wijst de projectmanager degenen die verantwoordelijk zijn voor elke goedkeuring toe en worden er automatisch waarschuwingsmeldingen naar de toegewezen personen gestuurd. Na goedkeuring gaan de vragen in een continue stroom meteen door naar de implementatiewachtrij, zonder knelpunten.

Volgens Shikha leverde de oplossing waarde op voor iedereen in de keten: gebruikers kregen een intuïtieve portal om hun tickets te genereren en te controleren, managers hebben nu een eenvoudige manier om wijzigingen te volgen en op een vloeiende en continue manier prioriteiten te stellen, en technische teams kunnen sneller leveren met meer zichtbaarheid van het werk, meer organisatie en minder e-mails en telefoontjes.

Uniforme authenticatie voor gebruikers uit 15 verschillende domeinen met Atlassian Guard

Een andere uitdaging in internationale bedrijfsvoering is de vereniging van toegang. Aangezien Liberty in sommige landen met zijn eigen merken en bedrijven handelt, moesten gebruikers van 15 verschillende domeinen toegang hebben tot het gecentraliseerde systeem. Een taak die een stuk eenvoudiger werd dankzij Atlassian Guard, de verantwoordelijke voor identiteits- en toegangsbeheer (IAM) van Atlassian.

Met Atlassian Guard was het mogelijk om beveiligingsbeleid voor alle gebruikers in het bedrijf te organiseren en te configureren, waarbij verschillende domeinen op een gecentraliseerde en veilige manier met de producten werden verbonden, en alle accounts op één plek beheerd werden.

Een toekomstbestendig cloudplatform

Door de mogelijkheden van Jira, Bitbucket, Jira Service Management, Confluence, Atlassian Guard en Atlassian Marketplace-oplossingen te combineren met een samenwerkingsgerichte en transparante aanpak, kon Liberty een uniform, schaalbaar, veilig en flexibel cloudplatform aanmaken.

Volgens Shikha stelde "de optie om Atlassian Cloud centraal te stellen ons in staat om gebieden, bedrijven en verschillende teams te integreren, complexiteit te verminderen en de uniforme structuur te creëren die Liberty nodig heeft om snel te blijven groeien en altijd te blijven ontwikkelen.

We gebruiken Jira als centraal punt voor verschillende teams en gebieden. Zo kunnen we als één geweldig team werken en informatie krijgen waarmee we continu kunnen ontwikkelen".

De consolidatie van het integratieproject van het Liberty-team in Latijns-Amerika heeft gezorgd dat telecomteams zich kunnen richten op het verbeteren van processen om nog verder te gaan.

"We hebben terugkerende besprekingen met het management, waarin we het hebben over wat er goed gaat en wat er verbeterd kan worden. De wijzigingen zijn allemaal opgenomen in de backlog en we brengen de verbeteringen uit. We ontvangen continu feedback van de teams waarmee we het ecosysteem kunnen blijven verbeteren", legt Shikha uit.

Naast de verbeteringen is Liberty van plan om de mogelijkheden van nieuwere implementatietools zoals Jira Service Management verder te verkennen. Binnen drie maanden na de invoering werd 100% van het vraagbeheer van Liberty behandeld via Jira Service Management.

Na de geslaagde invoering van Jira Service Management voor vraag- en supportbeheer en verandermanagement is volgens Shikha nu het plan om incidentmanagement in de tool in te sluiten, waardoor de weg voor centrale zichtbaarheid van deze ITSM-praktijk ook wordt vrijgemaakt.

Een ander voordeel waar de Liberty-teams blij mee zijn is hoe eenvoudig de oplossingen aan de bedrijfsbehoeften aangepast kunnen worden met behulp van de mogelijkheden van Jira Service Management.

"Een groot voordeel van Jira Service Management is de mogelijkheid om intern verbeteringen aan te brengen en sjablonen, flows en automatisering zonder code te gebruiken. We zijn nu minder afhankelijk van andere leveranciers en de transformatie wordt versneld", zegt Shikha.

Met een aanpak van continue verbetering ontwikkelt Liberty Latijns-Amerika zijn technologieplatform elke dag, waarbij het volledige potentieel van Atlassian Cloud verkend wordt om de complexiteit te verminderen en een dynamisch, meervoudig en gedistribueerd bedrijf te ondersteunen, waarbij er als één team gewerkt wordt.