Lutron zet de toon voor het bieden van slimme lichtervaringen met SAFe en Jira Align

Richtlijn behaald: productieoutput groeit met meer dan 30% in één jaar

Ben en zijn team voelden deze groeipijnen al een tijdje en dachten na over een oplossing, totdat een leidinggevende hen de motivatie gaf om actie te ondernemen. Het executive team van het bedrijf daagde het technische team uit om de productiviteit met 30% te verhogen, zodat Lutron gelijke tred kon houden met de eisen van hun salesteam en klanten. Om dit doel te bereiken was een grote verandering nodig. Het team van Ben dacht dat SAFe, een bewezen kader voor het portfoliobeheer van complexe producten, de oplossing was.

De softwareteams van Lutron waren enthousiast over het idee om de watervalmethode achter zich te laten, maar de hardwareteams waren sceptisch. Om draagvlak te krijgen, werkten Ben en zijn collega's samen met Adaptavist om SAFe in één productgebied te testen. Ze maten de uitkomsten, deelden de resultaten met leidinggevenden en andere teams en gingen vervolgens verder met een ander testproject.

Tijdens deze pilotfase kreeg het technische team soms de kritiek dat een kader als SAFe, dat iteraties van drie maanden opdeelt in kortere sprints, niet werkt in een hardwareomgeving. Toen dit probleem naar voren kwam, moedigde het team de mensen aan hun aandacht te verleggen door zich niet langer te richten op het leveren, maar op het ontdekken. "Hardwareteams zouden zeggen: 'Ik kan niks leveren in twee weken. Dit stuk heeft een doorlooptijd van twaalf weken'", herinnert Ben zich. "Dus zeiden we: 'Oké, nou, wat is je leerdoel voor die twee weken?' Het leerresultaat werd een belangrijke manier om na te denken over het opsplitsen van het werk. Hierdoor beseften de hardwareteams dat ze het konden bereiken."

Mindshift: resultaten boven activiteit

Om hen tijdens deze overgang te begeleiden, nodigde Lutron Jon Kern (coauteur van het Agile-manifest) van Adaptavist uit om hun software- en hardwareteams te begeleiden. Jon gaf aan dat bij agile alles draait om het verkleinen van de tijdspanne tussen het ondernemen van actie en het krijgen van feedback. Hij moedigde de groep aan om zich te richten op resultaten en niet op activiteiten om zo meer waarde te leveren. Lutron nam deze ideeën ter harte en concentreerde zich op het integreren van leerprocessen in hun cultuur en workflows; een belangrijk principe van een agile mentaliteit.

Deze verandering in mentaliteit en werkwijzen begon al snel vruchten af te werpen. Binnen ongeveer een jaar had het technische team hun doel overtroffen en de productie met 34% verhoogd, en zelfs meer dan 50% wanneer je de groei van het personeelsbestand meerekent. Nadat Ben tijdens de pilotfase de doeltreffendheid van SAFe had bewezen en hij het management had overtuigd, zag hij de rol van zijn team veranderen van kampioenen in adviseurs. "Op dat moment begonnen de hardwareteams om SAFe te vragen en schaarden ze zich erachter, in plaats van erop tegen te zijn", zegt hij.

"De enige oplossing die voldoet aan onze behoeften"

Terwijl het team van Ben enthousiast werd van de successen die ze met SAFe behaalden, merkten ze dat hun verouderde tools ook uitdagingen opleverden. Toen het technische team begon te werken met hun commerciële producten van de nieuwe generatie, merkten ze dat hun tools voor programma- en portfoliobeheer (met name Miro en Excel) hun beste tijd hadden gehad.

Tijdens een project raakten teamleden gefrustreerd omdat ze dezelfde gegevens in meerdere tools moesten invoeren, prioriteitenlijsten steeds door elkaar werden gegooid, er niet één bron van informatie was of omdat er geen zichtbaarheid in het hele project was. Ben zegt: "Dat project heeft onze processen kapot gemaakt. We konden de communicatie niet coördineren die iedereen nodig had om al die onderdelen tegelijk te beheren en op één lijn te blijven. We hebben SAFe en Jira Align ingesteld om dat niveau van complexiteit te helpen beheren."

Adaptavist ondersteunde Lutron bij het selecteren, implementeren en opschalen van een oplossing. Samen kozen ze voor Jira Align, omdat het is ontworpen om organisaties te ondersteunen bij geschaalde, agile processen, waaronder SAFe, en het integreert met het bestaande Atlassian-ecosysteem van Lutron. "Op lange termijn is Jira Align de enige oplossing die past bij onze behoeften", zegt Ben.

Afhankelijkheden verminderen en geen 'MBWA' meer

Adaptavist maakte het Ben's team duidelijk dat Jira Align het meest krachtig is wanneer het wordt gekoppeld aan procesverbeteringen. "De tool is er om het proces te ondersteunen", zegt William Rojas, Managing Consultant. "Lutron had eerst een aantal verbeteringen nodig vanuit een procesperspectief: hoe ze de teams organiseerden, hoe ze planden en hoe ze alles afhandelden. En toen kwam deze tool, die alles veel naadlozer en transparanter maakte."

Een belangrijk aandachtspunt tijdens de eerste implementatie was het reorganiseren en herstructureren van teams om meer cross-functioneel te zijn. Zo konden ze afhankelijkheden niet alleen sneller aanpakken, maar sommige ook volledig elimineren. Ben vertelt dat hierdoor een 'kruistocht om afhankelijkheden te elimineren' begon, waarbij Jira Align werd ingezet als alternatief voor hun bestaande methode, die hij liefkozend 'MBWA' (Management By Wandering Around) noemt, ofwel managen door rond te dwalen.

“Vroeger gebruikten we MBWA, of Management by Walking Around, om afhankelijkheden te beheren. Je loopt vaak per dag naar het bureau van die persoon om erover te praten. Maar naarmate het product complexer werd, namen de afhankelijkheden enorm toe. We zagen het proces daaronder bezwijken.”

Sinds het team Jira Align begon te gebruiken, realiseerde het team zijn doel en werd de MBWA tot een minimum beperkt, zegt Bens collega Victor Volkodav, Senior Engineering Manager. Dat lukte door informatie te centraliseren in één enkele bron van waarheid: “Ik kijk nu in Jira Align in plaats van dat ik rondloop of 150 mensen moet bellen.”

Jon en het team van Adaptavist zijn onder de indruk van Lutrons inzet om de producten en processen te transformeren. “Ik was aanvankelijk bang dat Lutron een te grote stap zou zetten naar deze nieuwe manier van werken met Jira Align voor software en hardware”, geeft Jon toe. “Maar de teams namen mijn zorg weg en gingen elke uitdaging aan.”

Een betere toekomst: een strategie die is afgestemd op het streven naar verdere groei

Tegenwoordig gebruikt Lutron Jira Align en Jira voor bedrijfsplanning en Program Increment-planning (PI). Deze zijn naadloos overgezet naar een virtuele implementatie toen de coronapandemie toesloeg. Jira Align faciliteert de coördinatie op portfolioniveau doordat programma-eigenaren en belanghebbenden uit de portfolio over één centrale bron beschikken voor PI-doelstellingen, werkitems en afhankelijkheden. Nadat het team de PI-planningssessies als onderdeel van de SAFe-gebruiken heeft voltooid, wordt de informatie automatisch overgedragen naar Jira zodat engineers aan de slag kunnen. Tijdens de sprint kunnen portfoliobeheerders eenvoudig gegevens van Jira Align exporteren om te delen met het management, zodat managers inzicht hebben in de voortgang van het team en ervoor kunnen zorgen dat de uitvoering blijft afgestemd op de algemene bedrijfsstrategie.

Door al deze informatie, van strategische prioriteiten tot afhankelijkheden, op één plek te bewaren, wordt het eenvoudiger om in grote teams te werken –vooral als ze geografisch verspreid zijn.

Rhodes Baker, Senior Manager Product and Technology en portfoliomanager bij Lutron, zegt dat “niets de waarde van persoonlijke communicatie volledig kan vervangen”. “Jira Align helpt ons om meer kostbare minuten over te houden door elke interactie te onderzoeken op basis van de beslissingen die er echt toe doen en door iedereen op dezelfde basis van begrip te laten beginnen.”

Dankzij tools die de SAFe-aanpak ondersteunen, zijn de aanvankelijke verbeteringen van Lutron naar een hoger niveau getild. Sinds de implementatie van Jira Align heeft Engineering veel afhankelijkheden weggenomen, is de voortgang inzichtelijker geworden en is de strategie beter verbonden met het werk. Dit alles heeft geleid tot ‘een wezenlijke verandering in de snelheid van marktintroductie’, zegt Ben. Victor voegt eraan toe: “We blijven SAFe en Jira Align uitrollen naar meer teams en functies in Lutron, en we verwachten dat dit zich in de toekomst zal vertalen in toegevoegde waarde voor onze klanten.”

Om de efficiëntie en innovatie waarnaar ze op zoek waren te stimuleren, adviseerde Adaptavist Lutron om niet alleen de manier van werken en organiseren van teams te veranderen, maar ook de manier waarop over werk werd gedacht. “Een van de uitdagingen die we probeerden op te lossen, was het loslaten van een manier van denken op basis van management en controle”, zegt Ben. “Als je er niet in slaagt om strategische begeleiding vast te leggen en die begeleiding te integreren met stroomafwaartse tools, houd je de oude manieren in stand. Jira Align werpt echter nieuw licht op de zaak en stelt ons in staat om informatie tussen teams te delen.”

Ben vertelt dat de flexibelere, beter afgestemde processen en platformen ervoor zorgen dat doorgevoerde verbeteringen de weg banen voor een mooie toekomst voor Lutron. “De mogelijkheid om in al deze teams te werken en te zien hoe een oplossing tot stand komt, is transformerend.”

Ontdek waarom Jira Align de leider is op het gebied van agile ondernemingsoplossingen