MYOB vergroot de zichtbaarheid, duidelijkheid en afstemming met behulp van Jira Plannen in Jira

De gemakkelijkst haalbare doelen zijn doelen die vanaf het begin goed gedefinieerd zijn. Voordat je Jira Plans implementeert of uitbreidt, moet je een duidelijke definitie hebben van succes of bestaande pijnpunten die je probeert te verminderen. Gebruik deze informatie vervolgens als leidraad om iedereen op één lijn te houden en de effectiviteit te maximaliseren.

Het implementeren van een nieuw instrument of het lanceren van een nieuw initiatief kan zelfs voor de meest ambitieuze teams intimiderend zijn. Verminder stress en minimaliseer risico's door te beginnen met kleine stappen of een proefproject om het concept te bewijzen en snel resultaten te behalen. Die kun je vervolgens gebruiken om een business case op te bouwen en draagvlak te krijgen voor uitbreiding.

Het team van Pratik begon met het opstellen van een nieuw plan in Jira Plans. Er werd een hiërarchie ingesteld die de programmastructuur van MYOB representeerde en het gemakkelijk maakte om het plan te visualiseren. Het was vooral belangrijk om de doelstellingen op het hoogste niveau te kunnen zien en vervolgens te kunnen inzoomen op meerdere initiatieven binnen individuele projectteams, gevolgd door epics en functies die deel uitmaken van elk initiatief.

Vervolgens namen de leveringsteams hun individuele projecten op in Jira Plans, zodat iedereen functieoverschrijdende informatie kon zien, zoals planningen voor marktintroducties en releasedatums. Het MKB-team bracht ten slotte alle afhankelijkheden in kaart, inclusief begin- en einddatums, om nauwkeurigere en grondigere tijdlijnen te creëren.

Nodig multifunctionele teams, waaronder niet-technische afdelingen, uit om Jira Plans te gebruiken of om te profiteren van de inzichten die erin worden verkregen. Dit zorgt ervoor dat plannen uitgebreider en nauwkeuriger zijn, terwijl anderen ook worden geholpen betere beslissingen te nemen.

Wanneer MYOB bijvoorbeeld een nieuwe functie ontwikkelt, worden onderzoekers, ontwerpers, ingenieurs en marktspecialisten bij het proces betrokken en wordt het werk toegevoegd aan Jira Plans. Deze aanpak verbetert de zichtbaarheid en zorgt ervoor dat iedereen van begin tot eind (niet alleen tijdens de technische levering) op één lijn blijft terwijl er aan een gemeenschappelijk doel wordt gewerkt.

Het MKB-team was in één dag klaar met het opzetten van de pilot; het boekte al vooruitgang in de richting van een volledig inzicht in alle functies, waarbij risico's sneller werden aangepakt en er werd samengewerkt om klanten nog meer waarde te bieden.

Zoals veel tools en functiesets is Jira Plans vooral handig als het up-to-date wordt gehouden en regelmatig wordt gebruikt. Door de oplossing in teamrituelen te integreren, zorg je voor eenvoudige herinnering dat projecten moeten worden bijgewerkt met de meest recente, nauwkeurige informatie.

Toen het MKB-team tijdens de Vertical Wall Walk gebruik ging maken van Jira Plans, werden verschillende functies als zeer nuttig ervaren. Ten eerste bood de enkele weergave op programmaniveau een overzicht van de belangrijkste doelstellingen, samen met de mogelijkheid om dieper in te gaan op de specifieke kleinere werkstromen. Senior-leidinggevenden waardeerden het overzicht, terwijl medewerkers die aan strategie en implementatie werkten alle details waardeerden. Door op individuele teams te filteren, konden ze zien waar elk team aan werkte. Het opstellen van project- en programmaspecifieke plannen hielp ook om de afhankelijkheden voor elk plan in kaart te brengen en de risico's tot een minimum te beperken.

Bovendien had het team in één oogopslag meer inzicht in de begin- en einddatums en uitroldatums (vooral als er onzekerheid was over de exacte datums) en de visuele aanwijzingen van belangrijke aankomende datums. Door marktmomenten te zien (markers, mijlpalen of releasedatums in de tijdlijnweergave) en naar de kleurgecodeerde markers te kijken, werden teamleden gewaarschuwd als er mijlpalen in gevaar waren of als taken niet overeenkwamen met de releasedatum.

Door beter inzicht te krijgen in tijdlijnen en afhankelijkheden, kon het team zich concentreren op de juiste prioriteiten en een signaal afgeven als projecten vertraging dreigden op te lopen of uit koers dreigden te raken. “Jira Plans biedt een beter overzicht van het algemene werkprogramma en helpt onze teams om hun leveringsplannen met elkaar af te stemmen. Op die manier ontstaat er duidelijkheid over alle fijne kneepjes en afhankelijkheden”, aldus Pratik. "Het heeft multifunctionele teamleden ook een gelijkwaardige stem gegeven, aangezien we ons meer hebben gericht op het waarborgen van de volledige ervaring om onze klanten waarde te bieden. We kunnen nu visualiseren wanneer dingen achterop dreigen te raken en kunnen de juiste gesprekken voeren tussen personen en teams.”