What is the DACI decision-making framework?
DACI is een afkorting voor een structuur die het besluitvormingsproces vereenvoudigt. Teams moeten hierbij de rollen en verantwoordelijkheden definiëren van de belangrijkste belanghebbenden die betrokken zijn bij het besluitvormingsproces. Hier staat DACI voor:
- D = Driver: de persoon die verantwoordelijk is voor het bijeenbrengen van belanghebbenden, het verzamelen van alle nodige informatie en het bepalen van de scope van de beslissing, en de persoon die er ook voor zorgt dat er op de afgesproken datum een beslissing wordt genomen.
- A = Approver: The one person (yes: one!) who makes the decision. This turns the approver role from a passive “rubber stamp” into a very active “decision maker” role.
- C = Contributors: People who have subject-area knowledge and can make recommendations – i.e., they have a voice, but not a vote.
-
I = Informed: People whose work may be affected by the decision, and should be informed once it’s been made – i.e., no vote, no voice.
Why use the DACI decision-making process?
A survey conducted by McKinsey & Company found that projects utilizing the DACI framework have a 25% higher success rate in meeting their objectives and timelines compared to those that do not use the framework.
When to run a DACI Play
Run the DACI Play using our template anytime you launch a new project or encounter a roadblock in an ongoing one. Here are some additional situations where DACI is beneficial:
1. Complex decisions: Involving multiple stakeholders and departments.
-
Example: Deciding on a new product launch strategy.
2. High-stakes decisions: With significant organizational consequences.
-
Example: Making strategic market entry decisions.
3. Cross-functional projects: Requiring collaboration across different areas.
-
Example: Developing a software feature.
4. Resource allocation: Deciding on budget, personnel, or time allocation.
-
Example: Allocating the marketing budget.
5. Process improvements: Enhancing or implementing processes.
-
Example: Introducing a new project management tool.
5 benefits of the DACI framework
- Accountability: DACI clearly assigns role and responsibilities, reducing confusion and increasing efficiency.
- Improved communication: DACI keeps all relevant stakeholders in the loop and defines upfront how their inputs are considered.
- Reduced decision-making time: DACI streamlines the decision-making process, leading to faster resolutions.
- Enhanced collaboration: DACI promotes collaboration with different stakeholders and creates and environment where team are working toward a common goal.
- Higher quality decisions: DACI minimizes the risk of oversight and ensures decisions are well-informed.
Wat heb je nodig?
Videoconferenties met gedeelde schermen of in vergaderruimtes
Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)
Whiteboard
Markers
Sticky notes
Timer
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Andere sjablonen
Spelinstructies
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Define and assign DACI roles
- Fill out the DACI template and related information
- Summarize and share the decisions made
1. Voorbereiding 5 MIN.
Begin voor teams op afstand met het aanmaken van een samenwerkingsdocument, zoals een Trello-bord of Confluence-pagina. Je kunt, als je wilt, de meegeleverde sjablonen gebruiken of je eigen sjablonen aanmaken.
Zoek anders voor teams op locatie een whiteboard of groot papieren vel en leg post-its en stiften neer in een vergaderruimte.
Maak zes kolommen met de namen Mijlpalen, GELIEFD, VERAFSCHUWD, NAAR VERLANGD, GELEERD en Acties.
Spreek voor de sessie als team af op welke periode je terug wilt kijken.
2. Bereid de ruimte voor 5 MIN.
Breng je team aan het begin van de sessie op de hoogte van het volgende:
- De reden dat we de tijd nemen om te praten over hoe we hebben gewerkt, is om vast te stellen wat de verbeterpunten zijn.
- We gaan deze vergaderingen in met de kennis dat iedereen zijn best heeft gedaan met hun kennis en vaardigheden.
- Deze sessie vindt plaats in een veilige ruimte. Niets wat wordt gedeeld wordt tegen hen gebruikt.
- We zijn hier om te ontdekken, niet om iemand de schuld te geven.
3. Belangrijke momenten 5 MIN.
Laat het team terugdenken aan de gekozen periode. Wat waren de belangrijkste gebeurtenissen die plaatsvonden? Geef een paar voorbeelden, zoals behaalde doelen, teamfeesten, nieuwe teamleden, bedrijfsevenementen.
Door deze belangrijke mijlpalen te benoemen help je je team de gebeurtenissen herinneren en kunnen teamleden het gevoel dat ze op die momenten hadden, weer terughalen.
Stel vervolgens een timer in op 5 minuten zodat mensen hun eigen belangrijke gebeurtenissen kunnen toevoegen aan de kolom Mijlpalen.
4. Reflecteren 10 MIN.
Leg de vier lijsten aan het team uit: 'GELIEFD', 'NAAR VERLANGD', 'VERAFSCHUWD' en 'GELEERD'.
GELIEFD: wat je zo leuk vond aan je werk gedurende die periode.
Dit is wat je in de toekomst wilt blijven doen, of waar je meer van wilt doen.
NAAR VERLANGD: wat je graag had gewild.
Dat kunnen meer mensen zijn, meer tijd, meer koffie. Alles mag.
VERAFSCHUWD: wat maakte het leven toen nog erger.
Waarvan hoop je dat het nooit meer gebeurt?
GELEERD: wat je hebt geleerd van je successen en je fouten.
Stel een timer in op 10 minuten zodat iedereen zijn eigen gedachten aan elke lijst kan toevoegen.
TIP: CONCENTREER JE
Hoe minder acties je hoeft te ondernemen, hoe groter de kans dat je ze voor elkaar krijgt. Begin met slechts één actie-item voor elke lijst.
5. Beslis wat je gaat doen 15 minuten
Geef iedereen 10 minuten, als team of in breakout-groepen, om te praten over:
- Eén actie die je gaat ondernemen om iets van de lijst VERAFSCHUWD af te halen.
- Eén actie die je gaat ondernemen om iets van de lijst GELIEFD te blijven doen.
- Gebruik de lijsten NAAR VERLANGD en GELEERD om ideeën te vormen over welke acties je moet ondernemen.
Opvolgen
Schedule and revisit the 4Ls Play on a regular cadence that works best for your team (e.g., once a quarter or after project cycles). Revisiting the 4Ls is important because it builds accountability for action items and creates a consistent team ritual.
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze nieuwsbrief.
