Capaciteitsplanning
Doe geen aannames meer over de bandbreedte, maar ga jullie capaciteit als team plannen.
GEBRUIK DIT SPEL OM...
Te ontdekken wat de werkelijke capaciteit van je team is
Nooit meer te hoeven gissen bij schattingen en prioriteiten
Als er uit de gezondheidsmonitor blijkt dat je moeite hebt met , of kan dit spel je op weg helpen.
Mensen
3-8
Tijd
30 minuten
Moeilijkheidsgraad
Eenvoudig
Het spel spelen
Vraag iedereen voorafgaand aan de sessie om te observeren uit welke formele en informele activiteiten hun weken bestaan en noteer deze activiteiten eventueel. Dit komt de nauwkeurigheid ten goede en ook zal het eerste deel van de activiteit hierdoor sneller kunnen voltooid.
Materiaal
Whiteboard of presentatiebord
Markers
Pennen
Notitieblokken
Timer
Stap 1
Schets de situatie (5 min.)
Presenteer deze oefening als een manier om de algemene gezondheid van het team te verbeteren. Hierdoor zullen de teamleden geen moeite hebben om eerlijk hun wekelijkse uren en beschikbaarheid te door te geven. Vertel ook hoe de resultaten van deze oefening zullen worden gebruikt. Veel teams van Atlassian evalueren bijvoorbeeld de individuele capaciteiten in hun tweewekelijkse sprintplanning en werken die dan bij. Houd een peiling in de ruimte (als je dit met je team doet) en vraag welk probleem jullie vandaag gaan analyseren. Schrijf alle antwoorden op een whiteboard.
Wees voorbereid op bewuste en onbewuste vooringenomenheid in de antwoorden die nu worden besproken. Zorg ervoor dat de aanwezigen niet proberen te ontkomen aan een pijnlijke waarheid of om te gemakkelijk consensus te bereiken.
Als er niet één duidelijk probleem is, moeten jullie eerst afstemmen voor welk probleem jullie een oplossing gaan bedenken, wat op zichzelf al behoorlijk veelzeggend is! Als jullie het eens zijn geworden, schrijf dan de beknopte probleemstelling op het bord.
Stap 2
Ieders werkzaamheden tijdens een gemiddelde week uitwerken (5 min)
Vraag alle aanwezigen om los van elkaar op te schrijven wat ze in een gemiddelde week doen en hoeveel tijd ze daaraan besteden, uitgedrukt in uren per week. Kijk ook naar je agenda, e-mailinbox, Jira-tickets en chatkanalen, zodat je echt het volledige plaatje schetst.
Bereken vervolgens het percentage van de tijd dat de teamleden aan dit project besteden. Deel hiervoor het aantal uren per week dat aan dit project wordt besteed door het totale aantal uren per week.
Tip:
Tel je de tijd die je besteedt aan het verhelpen van bugs, het reageren op incidenten, administratieve taken, terugkerende vergaderingen, koffie halen, ongeplande gesprekken op de gang, één-op-ééngesprekken allemaal mee en zorg ervoor dat je de uren die je aan verschillende projecten besteedt, gescheiden houdt.
Stap 3
Samenvatten hoeveel tijd er aan dit project wordt besteed (15 min)
Vat de capaciteit van het team samen in een tabel. Groepeer eerst alle mensen met dezelfde rol. Noteer bij elke rol iedere afzonderlijke werknemer in een rij en vermeld daarbij per persoon het totale aantal uren per week dat hij/zij aan dit project heeft gewerkt. Wanneer je alle mensen met dezelfde rol hebt genoteerd, tel je het totaalaantal uren dat beschikbaar is voor die rol bij elkaar op.
Herhaal deze stappen totdat je alle rollen en teamleden in je tabel hebt genoteerd.
BIJVOORBEELD...
De tabel met je capaciteitsplanning zou er ongeveer zo uit moeten zien. (Maar als dat niet het geval is, zullen we je dat niet persoonlijk aanrekenen.)
Stap 4
Overeenstemming bereiken over de volgende stappen (5 min)
Nu je een globaal beeld hebt van capaciteit hebt, moet je je afvragen hoe vaak je het aan je team toegewezen werk gaat herzien. Zijn bepaalde verantwoordelijkheden nog niet toegewezen aan eigenaren? We raden je aan om de resultaten van deze sessie te gebruiken als leidraad bij oefeningen met schatten en prioriteiten stellen voor de komende projecten van je team.
Is het gelukt?
Organiseer een volledige gezondheidsmonitorsessie of stel een controlemoment in om samen met je team te zien of er verbetering is.
Variaties
Je kunt een snelle versie van 10 minuten van deze oefening doen als onderdeel van de start van een IT-project. Bij de snelle versie vraag je teamleden vooraf om een lijst met activiteiten samen te stellen en laat hen in vijf minuten de individuele berekeningen doen en in nog eens vijf minuten de capaciteit van het team samenvatten.
Wil je nog meer draaiboeken?
Laat hieronder je e-mailadres achter om op de hoogte te blijven van nieuwe gezondheidsmonitoren en spellen.
Kreeg u Feedback?
Stel een vraag of plaats een opmerking op de website van de Atlassian Community.
