Rollen en verantwoordelijkheden in de praktijk
Het whiteboard van een team na stap 4 van een sessie Rollen en verantwoordelijkheden op locatie.
Dit team vergadert via Zoom en gebruikt Confluence om het gesprek vast te leggen en samen te vatten.
Wat heb je nodig?
Videoconferenties met gedeelde schermen of in vergaderruimtes
Digitale samenwerkingstools (zie sjabloon)
Whiteboard
Markers
Post-its
Timer
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Wat zijn rollen en verantwoordelijkheden?
Bij effectief teamwerk staan rollen voor functietitels of functies, zoals een projectmanager, terwijl verantwoordelijkheden specifieke taken en plichten omvatten die verband houden met een rol. Dit zijn enkele voorbeelden van de verantwoordelijkheden van een projectmanager:
- Projectideeën plannen en ontwikkelen
- Je team oprichten en leiden
- De voortgang van het project volgen en deadlines vaststellen
- Problemen oplossen
- Budgetten en belanghebbenden beheren
Effectiviteit van projecten evalueren
Waarom zou je een Rollen- en verantwoordelijkheden-spel organiseren?
Teams moeten hun rollen en verantwoordelijkheden duidelijk maken om ervoor te zorgen dat iedereen zijn taken en bijdragen aan de teamdoelen begrijpt. Volgens een onderzoek dat werd gepubliceerd door Small Group Research voorkomt duidelijkheid misverstanden, vermindert deze de overlapping van taken en verhoogt deze de efficiëntie en samenwerking.
Wanneer moet je rollen en verantwoordelijkheden verduidelijken
Door deze rollen aan het begin van het project duidelijk te definiëren, wordt de basis gelegd voor duidelijke verwachtingen, wordt verwarring tot een minimum beperkt en wordt de productiviteit en samenwerking verhoogd.
Door rollen in een vroeg stadium te definiëren, kun je overlappingen tussen taken ook beter voorkomen, conflicten verminderen en ervoor zorgen dat alle teamleden op één lijn zitten betreft de gemeenschappelijke doelen.
Naarmate projecten vorderen of de organisatiekaders veranderen, zijn periodieke herbeoordelingen en rolupdates van cruciaal belang om de afstemming en operationele efficiëntie te behouden.
5 voordelen van het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden
- Verantwoording: door rollen duidelijk te definiëren kun je dubbele inspanningen verminderen, wat processen stroomlijnt en verspilde tijd en middelen tot een minimum beperkt. Dit draagt uiteindelijk bij aan een efficiëntere uitvoering van projecten.
- Duidelijkheid: door rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te maken, kan het team gemakkelijker effectief samenwerken.
- Hogere betrokkenheid van werknemers: effectieve communicatie, vaak het resultaat van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, leidt tot 72% meer betrokkenheid en productiviteit van werknemers (Atto Time).
- Baantevredenheid: ongeveer 75% van werknemers met duidelijk omschreven rollen voelt meer passie voor hun werk en meldt een hogere mate van baantevredenheid in vergelijking met werknemers met onduidelijke rollen (Effectory).
- Verhoogde productiviteit: werknemers met duidelijke roldefinities zijn 53% efficiënter en 27% effectiever op het werk (Effectory).
Zo definieer je de rollen en verantwoordelijkheden van een team
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Bepaal de verantwoordelijkheden van het team en zorg dat iedereen het hierover eens is
- Identificeer verantwoordelijkheden die niet zijn toegewezen
- Documenteer goedgekeurde teamrollen
1. Bereid het spel voor 5 MIN.
Stuur het team een bericht waarin je het spel uitlegt, of je nu op locatie of op afstand vergadert. Zo begrijpt iedereen wat voor werk je gaat bespreken. Neem aan het begin van het spel de missie van het team door. Zo creëer je een context voor de verantwoordelijkheden van het hele team.
Bereid vervolgens het samenwerkingsdocument voor dat het team zal gebruiken. Je kunt een tabel aanmaken op een Confluence-pagina of onze kant-en-klare sjabloon gebruiken. Als je je eigen document aanmaakt, voeg dan de volgende kolommen toe:
- Functie
- Verantwoordelijkheden (wat anderen denken)
- Verantwoordelijkheden (wat ik denk)
Verantwoordelijkheden die niet zijn toegewezen
TIP: GROTE GROEPEN
Zijn er meer dan vier mensen? Trek dan anderhalf uur uit voor groepen van zes tot acht personen.
Voor groepen groter dan negen personen verdeel je het spel in kleinere sessies van een uur.
2. Identificeer rollen 5 MIN.
Definieer de verschillende rollen binnen je team en schrijf je rol in dit project onder je naam in de kolom 'Rollen'.
Als meerdere teamleden dezelfde rol vervullen, hoef je die rol maar één keer op te nemen in de tabel.
Sommige teamleden hebben mogelijk meerdere rollen, zoals een software-engineer die ook projectmanager is. In dergelijke gevallen is het raadzaam om elke rol in de tabel op te nemen.
3. Identificeer je verantwoordelijkheden 10 MIN.
Vraag iedereen om in de kolom 'Verantwoordelijkheden (wat ik denk)' de belangrijkste 3-5 verantwoordelijkheden voor dit project te identificeren.
TIP: CONCENTREER JE
Houd de sessie gericht op rollen, niet op mensen.
Door je te richten op de rol, kan het team hiaten ontdekken in vaardigheden die nodig zijn voor succes in die rol, ongeacht de al aanwezige teamleden.
4. Identificeer de verantwoordelijkheden van teamleden 10 MIN.
Noteer voor elk van de andere geïdentificeerde rollen wat je weet van de belangrijkste verantwoordelijkheden van die rol in de kolom 'Verantwoordelijkheden (wat anderen denken)'.
Als je verantwoordelijkheden bedenkt die niet duidelijk onder een rol vallen, voeg ze dan toe aan het gedeelte niet-toegewezen verantwoordelijkheden.
5. Verduidelijk de rolverantwoordelijkheden 15 minuten
Bekijk wat anderen over je rol hebben geschreven in de kolom 'Verantwoordelijkheden (wat anderen denken)'. Voeg voor elke verantwoordelijkheid een ✅ toe als je het ermee eens bent of een ❌ als je er niet mee instemt.
Voeg inline-opmerkingen toe als je vragen of opmerkingen hebt over de verantwoordelijkheden van anderen.
Na de teamvergadering bekijkt de rolhouder alle ❌ en beslist of hij aanvullende taken op zich neemt of delegeert. In geval van overlappende taken wordt er een primaire eigenaar aangewezen, samen met potentiële bijdragers of reserve-eigenaren.
Alle verantwoordelijkheden die niet worden opgeëist of geaccepteerd, worden verplaatst naar het niet-toegewezen gedeelte.
Afhankelijk van de organisatiestructuur heeft de rolhouder mogelijk goedkeuring nodig van zijn leidinggevende om zijn rol af te ronden, zoals beschreven in dit proces.
6. Bekijk verantwoordelijkheden die niet zijn toegewezen 15 minuten
Bekijk niet-toegewezen items gezamenlijk om te bepalen of deze items aansluiten bij bestaande rollen en waarom ze wel of niet geschikt zijn voor specifieke rollen.
Als deze items met geen enkele rol overeenkomen, duidt dat op de noodzaak van een nieuwe rol of een herdefiniëring van een bestaande rol. Het is belangrijk om een verantwoordelijke persoon aan te wijzen om de eigenaar van deze taken te identificeren en een vervolgdatum vast te stellen.
Houd een oogje in het zeil voor verantwoordelijkheden die geen enkele rol op zich wil nemen. Als dergelijke gevallen worden vastgesteld, breng ze dan onder de aandacht van de groep om ze verder te bespreken.
TIP: VAN MENING VERSCHILLEN
Als het team het niet eens wordt over sommige rollen of verantwoordelijkheden, noteer ze dan als vervolgitems en neem ze later in kleine vergaderingen door.
7. Vat het samen en identificeer de volgende stappen 5 MIN.
Vat na afloop de rollen en verantwoordelijkheden samen om ervoor te zorgen dat het team op één lijn zit. Wijs specifieke personen aan om eigenaar te worden van elke rol en werk het gedeelde document bij met de overeengekomen rollen en verantwoordelijkheden.
Opvolgen
Share out
Deel het definitieve document met het team om feedback te verzamelen over eventuele hiaten of kansen.
Deel het document met de rollen en verantwoordelijkheden met de belangrijkste belanghebbenden en leiders, en informeer het team over deze actie.
Plan in om dit spel elke drie of zes maanden met het team te bespreken of houd een vergadering wanneer er belangrijke veranderingen zijn binnen het team. Door regelmatig te oefenen, zal dit proces soepeler verlopen.
GERELATEERDE SPELLEN
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze nieuwsbrief.
