Plan voor communicatie met belanghebbenden
Plan hoe je belanghebbenden op het juiste moment en via de geschikte kanalen de juiste informatie biedt.
GEBRUIK DIT SPEL OM...
...de manier waarop je informatie deelt met belanghebbenden te optimaliseren
...een communicatieplan op te stellen voor een specifiek project of gewoon voor de dagelijkse werkzaamheden van je team
Als je uit de gezondheidsmonitor blijkt dat je moeite hebt met of kan dit spel je op weg helpen.
Mensen
2 - 6
Voorbereidingstijd
30 minuten
Tijd
60 min.
Moeilijkheid
Eenvoudig
Het spel spelen
Vergeet tijdens het uitwerken van je plan niet dat jij en je teamgenoten ook belanghebbenden zijn!
Voorbereiding
Doe je huiswerk (30 min.)
Teken een tabel op een whiteboard of samenwerkingsdocument. Schrijf in de kolomkoppen het volgende: 'Publiek, Kanalen, Communicatie, Links/Meer info'. Label de rijen als volgt: 'Dagelijks, Wekelijks, Tweewekelijks, Maandelijks, Driemaandelijks, Jaarlijks, Incidenteel'.
Vraag iedereen om een eigen lijst met brainstorms over je doelgroepen (belanghebbenden) mee te nemen naar de vergadering. Dit kunnen bijvoorbeeld je sponsor met senior-bevoegdheid, teamleden, managementteam, teams waarmee je samenwerkt, aangrenzende of downstream-teams zijn.
De gespreksleider is, indien beschikbaar, bij de vergadering aanwezig met een lijst van de bestaande teamcommunicatie met belanghebbenden, inclusief de reden waarom voor deze communicatie en kanalen is gekozen. Op deze lijst staan alledaagse zaken, zoals updates over kleine beslissingen die via Slack-kanalen zijn genomen, maar ook eenmalige communicatiemomenten zoals lunch- en leersessies of plenaire meetings.
Stap 1
Stel het doel vast (10 min.)
Stel een verklaring of een groep verklaringen op, waarin je beschrijft wat je met het communicatieplan voor belanghebbenden wilt bereiken. Gebruik de indeling {ZELFSTANDIG NAAMWOORD} + {WERKWOORD}. Laat één persoon op het whiteboard schrijven terwijl de hele groep brainstormt. Je doelovertuigingen hoeven niet perfect te zijn, dus streef er niet naar om het 'bijna af' te maken. Stel vooral een tijdslimiet voor de activiteit. Je kunt het later altijd nog in woorden omzetten.
Voorbeelden van doelen voor een communicatieplan:
- Vertrouwen kweken onder onze belanghebbenden.
- Risico's als gevolg van dubbel werk en knelpunten in afhankelijkheden verminderen.
- Downstream-teams informeren over wat we doen en hoe dit hun werk kan beïnvloeden.
Stap 2
Bepaal wie je belanghebbenden zijn (5 min.)
Splits in groepjes van twee tot vier personen en bekijk de brainstorms over de belanghebbenden die iedereen als voorwerk heeft voorbereid. Spreek met een kleine groep af welke belangrijke belanghebbenden je in het communicatieplan opneemt. Bepaal voor iedere belanghebbende de relatie tot je project of team. Zijn zij besluitnemers? Partners om mee te sparren? Deskundig medewerkers? Probleemoplossers?
Presenteer de resultaten aan de rest van het team en probeer iedereen op één lijn te krijgen voor wie je bouwt.
Stap 3
Stel je communicatiemethoden vast (15 min.)
Bedenk nu wat de meest doeltreffende manier is om met elke belanghebbende te communiceren.
Denk ook na over welke content je gaat delen en welke tool je daarvoor gaat gebruiken. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om met je directe team een chatroom te gebruiken waar je kleine updates deelt en elkaar om input kunt vragen.
Stap 4
Voeg alles bij elkaar tot een communicatieplan (20 min.)
Gebruik de tabel die je hebt voorbereid om een communicatieplan op te stellen:
- Dagelijks
- Wekelijks
- Tweewekelijks
- maandelijks
- Elk kwartaal
- Jaarlijks
- Incidenteel
Schrijf voor elke frequentie op met welk publiek je communiceert, welke kanalen je gebruikt, wat je communiceert en welke links je meestuurt naar verdere details of hulpmiddelen.
BIJVOORBEELD...
Bekijk hier het communicatieplan voor belanghebbenden dat ons Developer Relations-team gebruikt.
Stap 5
Afronden (5 min.)
Wijs voor het algemene communicatieplan een eigenaar toe. Je kunt zelfs een eigenaar toewijzen voor specifieke communicatie.
Tip:
Het kan veel werk zijn voor iemand om elke maand teambrede communicatiemomenten te plannen, zoals plenaire meetings. Als je steeds van eigenaar wisselt, verdeel je het werk en houd je de boel fris.
Is het gelukt?
Zorg ervoor dat je een volledige gezondheidsmonitorsessie of checkpoint organiseert met je team om te zien of er verbetering is.
GERELATEERDE SPELLEN
Wil je nog meer draaiboeken?
Laat hieronder je e-mailadres achter om op de hoogte te blijven van nieuwe gezondheidsmonitoren en spellen.
Kreeg u Feedback?
Stel een vraag of plaats een opmerking op de website van de Atlassian Community.
