Kick-off van verandermanagement
Leid je team door het verandermanagementproces, van "goedgekeurde verandering" tot "afgeronde verandering"!
GEBRUIK DIT SPEL OM...
Binnen je team af te stemmen wat we waarde en het doel is van verandering
Jouw actieplan op te stellen
Als er uit de gezondheidsmonitor blijkt dat je moeite hebt met , of kan dit spel je op weg helpen.
Mensen
4-8
Tijd
60 min.
Moeilijkheidsgraad
Gemiddeld
Het spel spelen
Als er voor jouw project een technisch veranderplan bestaat, geef iedereen dan de kans heeft om dat voor deze sessie te door te nemen.
Stap 1
Een probleemstelling formuleren (5 min)
Heet de groep welkom en presenteer je doelen voor de sessie:
- Overeenstemming bereiken over belangrijke punten die moeten worden opgenomen in de communicatie over verandermanagement
- Bepalen welke communicatiekanalen gebruikt gaan worden
- De volgorde bepalen voor alle activiteiten die nodig zijn voor de verandering
- De rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid verduidelijken
Stap 2
Hoe zijn we tot hier gekomen? (10 min.)
Vraag de sponsor van de verandering om het doel van de verandering te omschrijven. En specifiek: wat was de aanleiding voor de verandering, wie heeft de verandering goedgekeurd en waarom.
Na de briefing en een kort vragenrondje vraag je de aanwezigen om 2-5 minuten individueel te brainstormen over wat er gebeurt als je de verandering niet doorvoert. Deel en noteer vervolgens de bevindingen met de hele groep, zodat je er in de volgende stap op kunt terugkomen.
Stap 3
De basisbeginselen bepalen (10 min)
Dit is waarschijnlijk een nieuw team dat nog niet heeft samengewerkt in deze context. Pak een groot vel papier of open een nieuwe Confluence-pagina en deel om de beurt ideeën voor de basisbeginselen van het team. Bijvoorbeeld 'vroegtijdig en vaak communiceren met elkaar en met onze klanten' of 'we steunen beslissingen die worden genomen tijdens onze teamvergaderingen, zelfs als we het niet eens zijn over specifieke punten'.
Wanneer jullie het eens zijn geworden over enkele beginselen, bewaar ze dan op een plek waar je ze kunt raadplegen tijdens teamvergaderingen.
Stap 4
Berichtgeving voor klanten opstellen (10 min)
Iedereen die te maken krijgt met een verandering wil weten waarom deze plaatsvindt, ongeacht of je nu een interne of externe klant bent. Noteer als groep de antwoorden op de volgende vragen op een whiteboard of in een gedeeld document. Deze belangrijke punten zullen de basis vormen voor alle communicatie met je klanten.
- Wat verandert er?
- Wanneer vindt de verandering naar verwachting plaats?
- Wie merkt de gevolgen en hoe?
- Welke gevolgen heeft deze verandering voor de klant en het team van de klant?
Waarschijnlijk bedenk je nog wel meer vragen die klanten kunnen stellen terwijl je aan het brainstormen bent over de antwoorden op deze vragen. Dat is eigenlijk alleen maar goed! Noteer ook die vragen (en de antwoorden daarop!).
Stap 5
Voorrang bepalen binnen je communicatiekanalen (10 min)
Brainstorm als groep over de kanalen die je kunt gebruiken om te communiceren met klanten die de gevolgen van deze verandering gaan merken. Slack-kanalen, e-mails, plenaire meetings van het bedrijf en de afdeling, veelgestelde vragen op websites, focusgroepen, enz.
Beoordeel alle communicatiekanalen op de volgende vlakken:
- Het aantal klanten dat ermee bereikt kan worden (veel, enkele of weinig)
- De benodigde hoeveelheid werk om de communicatie te versturen (veel, gemiddeld of weinig)
Met een beetje geluk vind je communicatiekanalen waarmee je zonder veel moeite veel klanten bereikt. Maar er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen zijn waardoor juist wel arbeidsintensieve kanalen gebruikt moeten die maar een paar klanten bereiken, met name wanneer een klantengroep erg belangrijk is voor het laten slagen van de verandering.
Tip:
Voor ingrijpende veranderingen kun je een netwerk vormen van gebruikers die worden samengebracht in belangrijke teams voor de hele organisatie, die kunnen helpen om de boodschap te verspreiden en ervoor kunnen zorgen dat de boodschap positief wordt ontvangen.
Stap 6
De volgorde van het verandermanagementproces bepalen (20 min)
Nu je de prioriteit hebt bepaald binnen je communicatiekanalen en weet welke boodschap je wilt overbrengen, moet je gaan bedenken wanneer je dit allemaal gaat doen. Voor veel veranderingen geldt een deadline. Je kunt vanaf die datum terugwerken of een flexibelere aanpak volgen en een schatting maken van de hoeveelheid werk die het team moet uitvoeren voor elke fase van de verandering om de datums van de mijlpalen te kunnen halen.
Leg eerst alles wat relevant is en wat al op de kalender staat (bijvoorbeeld bedrijfsevenementen, feestdagen, verplichtingen naar leveranciers).
Kies vervolgens datums, eigenaren en de algemene boodschap voor de communicatie-uitingen in de categorie waarmee je veel klanten bereikt. (Idealiter geef je voorrang aan de minst arbeidsintensieve kanalen.) Plan in dat die berichten twee keer worden verzonden: de eerste keer om de verandering aan te kondigen en de tweede keer om klanten te informeren dat de verandering gaande is of net is afgerond.
Als de datums bekend zijn voor de communicatie-uitingen waarmee je de meeste klanten bereikt, bepaal dan met wie er gecommuniceerd en/of wie getraind moet worden VOORDAT de communicatie naar de grootste groep klanten wordt verzonden. Een kleine groep zeer uitgesproken tegenstanders kan bijvoorbeeld je plan volledig laten ontsporen. Als je van tevoren weet wie die mensen zijn en hen betrekt via deelname aan focusgroepen of door vroeg in het proces naar hun feedback te vragen, kun je hun bezwaren omzetten in constructieve suggesties, zo hebben we ontdekt.
Controleer ten slotte de volgorde van de activiteiten en zorg ervoor dat je feedbackloops en hebt om de feedback te verwerken inbouwt. Vergeet niet om mijlpalen vast te leggen, zodat je de kleine overwinningen tijdens het hele proces kunt vieren 👍
Stap 7
Overeenstemming bereiken over rollen, verantwoordelijkheden en de te volgen route (15 min)
Je verandermanagementplan is nu voor 80% gereed, maar je bent nog niet klaar! Met de laatste 20% zorg je ervoor dat je goed doordachte plan perfect kan worden uitgevoerd.
Bekijk elke activiteit in de tijdlijn die je zojuist hebt gemaakt. Wijs voor elke activiteit een aanjager aan (die verantwoordelijk voor het verzamelen van input en die ervoor zorgt dat de uitvoering van het activiteit op schema blijft), alsmede bijdragers (vakdeskundigen) en een goedkeurder die het laatste woord heeft over de voltooiing en kwaliteit van de activiteit.
Voor communicatie-uitingen die veel mensen gaat bereiken, willen we graag dat 1 à 2 medewerkers van het kernprojectteam en 1 à 2 medewerkers van buiten het team meepraten. Dit levert verschillende perspectieven op, waardoor we zeker weten dat alles behandelen.
Vergeet niet om rollen en verantwoordelijkheden toe te wijzen voor de feedbackloops. Onze IT-teams gebruiken een eigen Slack-kanaal om feedback na elke communicatie-uiting te beoordelen en te coördineren. Zo weet iedereen wie waarop reageert en dat alle reacties consistent zijn. Ook is het op deze manier mogelijk om bij wereldwijd verspreide bedrijvende reacties op feedback eenvoudig over te dragen.
Tip:
Bij het verandermanagementproces is vaak een multifunctioneel team betrokken waarvan de leden rapporteren aan verschillende leidinggevenden. Zorg ervoor dat je van tevoren een gesprek hebt gehad ieders manager. Je gaat misschien een flink beroep op de tijd van diens medewerker doen!
Is het gelukt?
Organiseer een volledige gezondheidsmonitorsessie of stel een controlemoment in om samen met je team te zien of er verbetering is.
En nu…
- Zet je reeks activiteiten om in een roadmap voor verandermanagement met de macro Roadmapplanner van Confluence . Zo kun je belangrijke datums, eigenaren en mijlpalen zichtbaar maken in een gemakkelijk te begrijpen swimlane-weergave.
- Ontwikkel een gedeelte met veelgestelde vragen waarin antwoord wordt gegeven op vragen die verschillende klanten vaak gaan stellen over de verandering.
- Moeten bepaalde personen je verandering goedkeuren of controleren of moet het beleid erop worden aangepast? Als dat het geval is, neem dan meteen contact op met het team voor naleving en beveiliging.
- Als duidelijk is hoe succes eruitziet, is het eenvoudiger om de belanghebbenden op één lijn te brengen. Begin met het spel Doelen, Signalen en Maten om vast te stellen hoe succes eruitziet. Stel vervolgens aan de hand van het spel Doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) een document samen waarin je prioriteiten en maatstaven voor succes worden gecommuniceerd aan de belanghebbenden.
Wil je nog meer draaiboeken?
Laat hieronder je e-mailadres achter om op de hoogte te blijven van nieuwe gezondheidsmonitoren en spellen.
Kreeg u Feedback?
Stel een vraag of plaats een opmerking op de website van de Atlassian Community.