5 Whys Analysis
If a project does not meet expectations despite your team’s efforts, take a moment to identify the root cause. The 5 Whys Analysis Play helps your team ask "why" multiple times until they uncover the core issue.
PREP TIME
5m
Run TIME
30m
Persons
3-8
5-second summary
- Select one problem statement.
- Ask “why” five times to determine the root cause.
- Propose a solution.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing or meeting space.
- Digital collaboration tool (see templates).
- Optional: physical whiteboard, markers, and timer.
PLAY resources
How to run a 5 Whys analysis
Help your team get to the root of a problem – whether you're in post-mortem or exploring new opportunities.
Czym jest Analiza 5 x dlaczego?
Analiza 5 x dlaczego to technika rozwiązywania problemów, która polega na pięciokrotnym zadaniu pytania „dlaczego?” w celu odkrycia podstawowych przyczyn problemu.
Dlaczego warto przeprowadzić grę Analiza 5 x dlaczego?
Dowiedz się, jak przekształcić problem występujący obecnie lub w przeszłości w rozwiązanie. Analiza 5 x dlaczego może pomóc określić, dlaczego projekt nie spełnia oczekiwań. Przeprowadzisz swój zespół przez proces wskazywania konkretnego problemu, stopniowo zawężając go, aż do znalezienia satysfakcjonującego rozwiązania.
Kiedy należy przeprowadzić Analizę 5 x dlaczego?
Analizę 5 x dlaczego można zastosować do prawie każdego problemu, zespołu lub branży. Zespoły Atlassian stosują tę technikę, gdy projekty nie przebiegają zgodnie z planem i chcą odkryć główną przyczynę, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu problemu.
5 korzyści Analizy 5 x dlaczego
- Określenie głównych przyczyn, a nie objawów: Dzięki wielokrotnemu zadawaniu pytania „dlaczego” analiza ułatwia głębsze zrozumienie problemów i ujawnienie głównych przyczyn, a nie tylko wyeliminowanie objawów.
- Poprawa umiejętności rozwiązywania problemów: Proces ten jest treningiem krytycznego myślenia i kwestionowania założeń.
- Zapobiega przyszłym problemom: Zajmując się przyczynami źródłowymi zamiast tymczasowymi rozwiązaniami, analiza 5 powodów pomaga ograniczyć powtarzanie się podobnych problemów.
- Promuje ciągłe doskonalenie: Analiza 5 powodów wspiera kulturę poszukiwania lepszych sposobów rozwiązywania problemów.
- Wspiera współpracę w zespole: Zaangażowanie wielu członków zespołu w analizę 5 powodów promuje różne perspektywy, zapewnia bogatsze analizy i wzmacnia koordynację działań zespołu.
1. Identify your problem
1. Przygotowanie gry 5 MIN
Przygotuj się do spotkania, sporządzając definicję jednego problemu. Może to być problem, z którym aktualnie boryka się Twój zespół, lub coś, co miało miejsce w przeszłości i wymaga rozwiązania.
W przypadku zespołów zdalnych utwórz dokument współpracy (zobacz dołączone opcjonalne szablony) i udostępnij go zespołowi z wyprzedzeniem. W przypadku zespołów stacjonarnych zamieść na tablicy poniższe kolumny:
Problem 1
Problem 2
Problem 3
Problem 4
Problem 5
Jak możemy go rozwiązać?
2. Set the stage
1. Przygotowanie gry 5 MIN
Na początku spotkania poinformuj swój zespół o następujących kwestiach:
- Będziemy sięgać głęboko, starając się dotrzeć do sedna problemu.
- Jesteśmy tutaj w celu przeprowadzenia analizy, a nie szukania winnych
3. Ask, “Why?”
1. Przygotowanie gry 5 MIN
W przypadku początkowej definicji problemu zapytaj, dlaczego problem wystąpił. Poproś zespół o rozważenie następujących kwestii:
- Dlaczego tak się stało?
- Co spowodowało [problem]?
- Jakie decyzje doprowadziły do [problemu]?
- W jakich warunkach wystąpił [problem]?
- Jakie czynniki wtórne przyczyniły się do powstania [problemu]?
Ustaw minutnik na pięć minut. Niech członkowie zespołu, pracując samodzielnie, zamieszczą własne odpowiedzi w dokumencie współpracy lub na tablicy. Wspólnie wybierzcie jedną z odpowiedzi i zapiszcie ją.
PORADA: PRZEPROWADŹ GŁOSOWANIE
Przeprowadź głosowanie, aby wyłonić definicję problemu do dalszej analizy. Wypróbuj dodatek Power-Up Trello do głosowania lub poproś członków zespołu o dopisanie „+1” przy wybranych definicjach.
4. Determine your next problem statement
1. Przygotowanie gry 5 MIN
W przypadku każdej z pozostałych zidentyfikowanych ról napisz, jak rozumiesz najważniejsze obowiązki związane z tą rolą w kolumnie „Obowiązki (według innych)”.
Jeśli pojawią się jakieś obowiązki, których nie można jednoznacznie przypisać do żadnej roli, umieść je w sekcji nieprzypisanych obowiązków.
5. Repeat, "Why?"
1. Przygotowanie gry 5 MIN
Przejrzyj, co inni napisali o Twojej roli w kolumnie „Obowiązki (według innych)”. Obok każdego obowiązku dodaj znak ✅, jeśli go akceptujesz, lub ❌, jeśli nie chcesz go przyjąć.
Dodaj komentarze śródwierszowe, jeśli masz pytania lub uwagi dotyczące obowiązków innych osób.
Po dyskusji w zespole osoba pełniąca rolę dokonuje przeglądu wszystkich pozycji z oznaczeniem ❌ i decyduje, czy przyjąć, czy też delegować dodatkowe obowiązki. W przypadku nakładania się zadań wyznaczany jest główny właściciel wraz z potencjalnym współpracownikami lub rezerwowymi właścicielami.
Wszelkie obowiązki, które pozostają nieprzyjęte lub niezaakceptowane, są przenoszone do sekcji nieprzypisanych.
W zależności od struktury organizacyjnej osoba pełniąca daną rolę może potrzebować zgody kierownictwa, aby sfinalizować swoją rolę w sposób opisany w tym procesie.
PORADA: PIĘĆ, SZEŚĆ, SIEDEM, OSIEM × DLACZEGO
Dotarcie do głównej przyczyny może wymagać zadania pytania „dlaczego” mniej lub więcej niż pięć razy
6. Identify the underlying cause
1. Przygotowanie gry 5 MIN
Wspólne przejrzyjcie nieprzypisane pozycje w celu ustalenia, czy pasują one do którejkolwiek z istniejących ról i dlaczego mogą lub nie mogą być odpowiednie dla określonych ról.
Jeśli te pozycje nie odpowiadają żadnej roli, oznacza to konieczność utworzenia nowej roli lub zdefiniowania na nowo już istniejącej. Ważne jest, aby wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zidentyfikowanie właściciela tych zadań i ustalenie terminu dalszych działań.
Zwróć uwagę na obowiązki, których nie chce przyjąć żadna z ról. Jeśli takie przypadki zostaną zidentyfikowane, przedstaw je grupie celem dalszego omówienia.
PORADA: Śmiało!
Nie brakuje Ci odwagi? Może warto poprosić liderów z kluczowych zespołów, aby przeprowadzili tę grę w swoich zespołach? W przypadku znalezienia luk w sieci zacznij od przeprowadzenia gry Role i obowiązki w zespołach.
7. Propose solutions
Est. time: 10 min
Omów rodzaj relacji między swoim zespołem a każdym innym, który ma według Ciebie znaczenie krytyczne. Nazywamy to „mocną stroną interakcji”. Narysuj linie, aby wskazać mocne strony interakcji z każdym zespołem.
Siła interakcji:
- Linia ciągła: zachodzą interakcje systemowe (na przykład spotkanie cykliczne lub dedykowany kanał Slack).
- Linia przerywana: interakcje są stosowane ad hoc. Przykładem może być poleganie na osobistej relacji lub współpraca o charakterze reaktywnym (zachodzi w związku z incydentem lub zgłoszeniem).
- Linia kropkowana: ta relacja wymaga nowych metod współpracy.
W przypadku trudniejszych interakcji w ramach sieci zastosuj poniższy wariant z właścicielami relacji.
Follow-up
Udostępnienie wyników
Gotowy dokument udostępnij zespołowi, aby zebrać informacje zwrotne na temat potencjalnych luk lub możliwości poprawy.
Przekaż dokument dotyczący ról i obowiązków kluczowym interesariuszom i liderom, informując o tym zespół.
Zaplanuj przegląd tej gry wraz z zespołem co trzy lub sześć miesięcy, lub przeprowadź go, gdy nastąpią znaczące zmiany w zespole. Regularność sprawi, że proces będzie przebiegał sprawniej.
Variations
Breakout
Zbierz właścicieli zespołów ze swojej sieci i przygotuj się do oceny jej stanu. Każdy zespół otrzyma ocenę stanu w określonych kategoriach z odpowiednimi emoji. Upewnij się, że wszyscy rozumieją kategorie i mają możliwość zadawania pytań. Właściciele mogą oceniać relacje w swoich zespołach asynchronicznie lub w czasie rzeczywistym. Rozważ wykorzystanie do oceny tabeli, listy lub tablicy albo użyj kropek lub naklejek na osobistych spotkaniach.
Ciągle masz pytania?
Rozpocznij rozmowę z innymi użytkownikami Porad strategicznych dla zespołów Atlassian, uzyskaj wsparcie lub przekaż informacje zwrotne.
Other plays you may like
Współpraca
Role i obowiązki
Objaśnij obowiązki poszczególnych osób i znajdź luki, które należy wypełnić.
Planowanie projektu
Sieć zespołów
Mapowanie i optymalizacja relacji między zespołami na początku projektu.
Planowanie projektu
Rozpoczęcie projektu
Ustalcie cele, terminy, zakres i proces podejmowania decyzji, które są akceptowalne dla wszystkich.
Wydajność
Uzgodnienia dotyczące współpracy
Określ zasady, które umożliwią Twojemu zespołowi skuteczne działanie na drodze do osiągania wspólnych celów.
Zawsze aktualne informacje
Po zapisaniu się do naszego newslettera będziesz otrzymywać aktualne porady dotyczące gier i życia zawodowego.
