Rozpoczęcie projektu IT

ZASTOSOWANIA SCENARIUSZA…

Zapoznanie zespołu z kamieniami milowymi, zakresem i celem

Przejście do aktywności wstępnych (40–60 min)

PLANOWANIE POTENCJAŁU WYKONAWCZEGO (10 MIN)

Poproś każdego o zapisanie wszystkich działań wykonywanych podczas typowego tygodnia (praca nad różnymi projektami, naprawa błędów, reagowanie na incydenty, zadania administracyjne, spotkania cykliczne, przerwy na kawę, nieplanowane rozmowy na korytarzu, spotkania indywidualne itp.). Oszacujcie godziny spędzone w każdej kategorii.

Podsumuj czas pracy zespołu w tabeli. Pogrupuj wszystkie osoby w tej samej roli, zapisz ich rolę, imię i liczbę godzin w tygodniu spędzonych nad tym projektem. Zsumuj dostępne godziny według roli.

ZESPOŁOWE USTALANIE PRIORYTETÓW (15 MIN)

Urządźcie grupową burzę mózgów, wymieniając wszystkie zadania, które trzeba wykonać, aby osiągnąć cele projektu. Zapiszcie każde zadanie na osobnej fiszce. Na odwrocie każdej fiszki zapiszcie, czy i w jaki sposób zadanie dotyczy innych. Szczególnie ważne są zależności, np. „zależy od”, „ma wpływ na”.

Czas określić priorytety! Posortujcie i uszeregujcie wszystkie zadania, odpowiednio zmieniając kolejność fiszek na stole lub ścianie. Jeśli zadań jest więcej niż 15, można je pogrupować w kategorie pracy i ustalić priorytety w każdej kategorii.

Zdefiniujcie kryteria przy określaniu, czy zadanie powinno się znajdować powyżej, czy poniżej linii „można zrezygnować”. Po uzgodnieniu kryteriów narysujcie linię dla ocenianych zadań.

Zwróćcie uwagę na zależności. Nie oceniajcie zadania jako niski priorytet, jeśli istnieje dziesięć innych zadań, które od niego zależą!

ZASADY ZAANGAŻOWANIA (15 MIN)

Poproś grupę o przeprowadzenie burzy mózgów na temat zasad i norm, których powinien przestrzegać cały zespół. Zapiszcie każdy pomysł na osobnej karteczce samoprzylepnej.

Po kolei podzielcie się swoimi pomysłami, przyklejając karteczki na ścianie. Zgrupujcie podobne pomysły.

Określcie, gdzie istnieje szerokie porozumienie i omówcie obszary sporne, aby dojść do porozumienia. Po uzgodnieniu zasad omówcie, w jaki sposób będziecie je realizować i zapiszcie czynności, które należy podjąć.

ROLE I OBOWIĄZKI (20 MIN)

Ustal role poszczególnych członków zespołu i połącz w grupy lub posadź razem osoby pełniące tę samą rolę.

Każda grupa powinna zapisać od trzech do pięciu swoich najważniejszych obowiązków oraz jeden lub dwa najważniejsze obowiązki dla każdej innej roli.

Umieść każdą odpowiedzialność podaną przez grupy dla siebie i innych w tabeli, w której role to nagłówki wierszy, a stwierdzenia „co myślę, że robię” i „co myślą inni, że robię” to nagłówki kolumn. Omówcie rozbieżności między obowiązkami określanymi przez dane osoby i przez zespół, i zanotuj wszystkie obowiązki, które nie mają właściciela.

MAPOWANIE ZALEŻNOŚCI (15 MIN)

Podczas burzy mózgów wymieńcie systemy, zespoły i inne projekty, na które wpływa realizowany projekt. Dla każdego z nich przypiszcie właściciela, który będzie odpowiedzialny za uzupełnienie rodzaju zależności i opisu.

Odrzućcie wszystko, co może potencjalnie pójść nie tak w projekcie. Następnie usuńcie wszystkie mało prawdopodobne zagrożenia o małym wpływie. Oceńcie potencjalny poziom wpływu pozostałych elementów jako wysoki, średni lub niski i przypiszcie każdemu właściciela. Właściciel będzie odpowiadać za opracowanie planu ograniczania ryzyka i wyznaczenie jego właściciela.

Nadszedł czas, aby znaleźć rozwiązanie, jak z wyprzedzeniem radzić sobie z wszystkimi tymi zależnościami i zagrożeniami w całym cyklu realizacji projektu. Jako grupa wymieńcie wszystkich interesariuszy, których dotyczą wcześniej ustalone zagrożenia i zależności. Dla każdej z nich należy określić częstotliwość kontaktu (tygodniowo, miesięcznie, kwartalnie, na bieżąco).

MAPOWANIE KAMIENI MILOWYCH (10 MIN)

Na tablicy lub arkuszu narysuj poziomą linię. Zaznacz lewy koniec jako „dzisiaj”, a prawy koniec zostaw nieoznaczony. Jako grupa dodajcie znane kamienie milowe, które zostały już uzgodnione dla tego projektu.

Kamienie milowe to punkty, w których dostarczacie wartość dla klienta. Zalecamy zorganizowanie pracy w taki sposób, aby dostawy odbywały się stopniowo, oraz częste pozyskiwanie opinii.

KRÓTKA PREZENTACJA (10 MIN)

Poproś wszystkich o wypełnienie następującego oświadczenia dotyczącego realizowanego projektu. Każda osoba powinna spróbować przygotować dwie lub trzy wersje. Im więcej, tym lepiej!

Dla [TYP KLIENTA DOCELOWEGO], który oczekuje [POTRZEBA/PRAGNIENIE], [ROZWIĄZANIE] jest [RODZAJ DOSTARCZANEGO PRODUKTU], dzięki któremu [KLUCZOWA KORZYŚĆ].

Poproś każdą osobę o zaprezentowanie grupie swojego najlepszego pomysłu. Omówcie je i wybierzcie „wystarczająco dobrą” wersję grupową, jednocześnie ograniczając dyskusję do ok. 5 minut. Później zawsze możecie ją udoskonalić asynchronicznie!

DACI (10 MIN)

Poproś wszystkich o wskazanie, kto powinien być domyślną osobą kierującą (Driver, D), osobą zatwierdzającą (Approver, A), współtwórcami (Contributors, C) i stronami poinformowanym (Informed, I) w przypadku decyzji dotyczących projektu.

D = osoba kierująca. Osoba odpowiedzialna za gromadzenie interesariuszy, zestawianie wszystkich niezbędnych informacji i uzyskanie decyzji podjętej w uzgodnionym terminie. W zależności od decyzji może to być pełnoetatowy właściciel projektu, ale nie musi.

A = Zatwierdzający. Jedyna osoba, która podejmuje decyzję.

C = Współtwórcy. Bogaci w wiedzę lub doświadczenie, które może mieć wpływ na decyzję — mogą zabierać głos, ale nie mogą głosować.

I = Strony informowane. Podmioty informowane o ostatecznej decyzji.

Zanotuj uzgodnione role i udostępnij notatkę wszystkim interesariuszom.

KOMUNIKACJA Z INTERESARIUSZAMI (15 MIN)

Przeprowadzaj burze mózgów z udziałem wszystkich interesariuszy w zespole i poza nim. Określ związek każdej z grup interesariuszy (tj. Twoich odbiorców docelowych) z projektem. Czy pełnią oni rolę decydenta? Partnera sparingowego? Współtwórcy będącego ekspertem? Podmiotu zajmującego się usuwaniem przeszkód? Pamiętaj, aby uwzględnić cały zespół!

Określ najskuteczniejszy sposób komunikowania się z każdą grupą odbiorców. Zastanów się, jakie treści będziesz udostępniać i jakiego narzędzia będziesz używać w tym celu. Ze swoim zespołem możesz przykładowo komunikować się na czacie przeznaczonym do udostępniania drobnych aktualizacji i otrzymywania informacji zwrotnej od pozostałych uczestników.

Utwórz tabelę z następującymi wierszami:

• Codziennie
• Co tydzień
• co dwa tygodnie
• miesięcznie
• Co kwartał
• Corocznie
• na bieżąco

W odniesieniu do każdej z powyższych częstotliwości zanotuj odbiorców, z którymi będziesz się komunikować, kanały komunikacji i łącza do bardziej szczegółowych informacji lub artefaktów.

Jeśli po pierwszych dwóch krokach skończy Ci się czas, krok ten można przypisać właścicielowi, aby wykonał go po spotkaniu.