Plakat projektu IT

Plakat projektu jest uzupełniany z zespołem podczas kilku sesji, więc nie ma konieczności jego ukończenia za jednym razem. Podczas pierwszej sesji skup się na określeniu przestrzeni problemowej. Następnie na możliwie wczesnym etapie podziel się spostrzeżeniami z interesariuszami i poproś ich o opinie, które wraz z rozwojem projektu będzie można uwzględnić w przyszłych sesjach.

Plakat jest podzielony na trzy części odzwierciedlające następujący schemat:

Określ problem — Wyjaśnij, dlaczego rozwiązanie danego problemu jest tak istotne dla klientów i dla biznesu. Wyraźnie wskaż cele, możliwe rozwiązania i osoby lub podmioty, których będzie dotyczyć.

Omów rozwiązanie — Sformułuj możliwe podejścia i uzgodnij najlepsze z nich. Powiedz, z czego wynika Twoje stanowisko, na czym będzie polegał sukces projektu i jak wpłynie na inne systemy i zespoły.

Cała naprzód — Przygotowując się do rozpoczęcia, określ kamienie milowe, mając na uwadze przede wszystkim iteracyjną wartość dla klientów, i upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu znają swoją rolę.

INSTRUKCJE PRZEPROWADZENIA SEKCJI

Przeznacz 60 minut na spotkanie z zespołem. Z wyprzedzeniem zbierz i udostępnij istotne informacje (np. notatki z testów użytkowników, analizy, opinie klientów, badania rynku itp.).

Na początku pierwszej sesji udostępnij szablon plakatu projektowego z instrukcjami. W kolejnych sesjach możesz zacząć od (krótkiego!) omówienia zmian na plakacie.

Omów pytania z zespołem, aż uzyskacie zgodną odpowiedź na każde z nich. Jeśli osiągnięcie porozumienia będzie trudne lub jeśli członkowie zespołu będą zgłaszać bardzo różne pomysły, omówcie każdą ze zgłoszonych koncepcji i mimo wszystko spróbujcie osiągnąć kompromis. Gdy to niemożliwe, jeden z członków zespołu powinien wziąć na siebie zadanie uzupełniające polegające na zebraniu i udostępnieniu dodatkowych informacji. W końcowej instancji to właściciel projektu (tj. lead projektu) lub opiekun spośród kadry kierowniczej musi rozstrzygnąć różnice zdań, decydując, który kierunek obrać.

Zdefiniuj problem

Ta część nie powinna zająć dłużej niż godzinę. Zbierz kilka osób i przedstaw im ogólny obraz całego projektu. Opis powinien być na tyle szczegółowy, aby osoba spoza zespołu mogła zrozumieć przyczyny i cele projektu.

W czym tkwi problem: W tym miejscu należy jasno i zwięźle opisać, dlaczego chcesz rozwiązać problem i kto na tym skorzysta.

Możliwe rozwiązania: Przeprowadź w grupie burzę mózgów, aby wskazać sposoby rozwiązania problemu, który został przed chwilą wyodrębniony. Ta część może się przeciągnąć do wielu godzin, dlatego mierz czas, aby nie zajmować się tym dłużej niż 20 minut. Burza mózgów powinna zaowocować opracowaniem opisu uzgodnionego rozwiązania oraz krótkiego podsumowania potencjalnych ścieżek alternatywnych.

Zespoły, na które projekt będzie miał wpływ: Na tym etapie omówienie powinno mieć charakter ogólny. Celem dyskusji jest zrozumienie, kogo należy zaangażować w kolejne kroki, gdy realizacja projektu przejdzie na poziom bardziej szczegółowy.

Omów rozwiązanie

Pora szczegółowo omówić projekt. Kierując się treścią pierwszej części, zacznij tworzyć szczegółowe elementy projektu. Na tym etapie nie musisz opracować pełnego planu projektu, lecz plan działań, który będzie pomocny podczas opracowywania planu szczegółowego w ramach kolejnych kroków. Zaangażuj interesariuszy i inne zainteresowane zespoły do oceny i wspólnego projektowania możliwych rozwiązań.

Szczegóły rozwiązania: Przejdź do bardziej szczegółowych informacji na temat wybranego rozwiązania i korzyści z jego wdrożenia.

Walidacja: Na jakie pytania trzeba było odpowiedzieć, aby dojść do tego rozwiązania, i jakich danych lub innych informacji użyć, aby odpowiedzieć na te pytania. Ponieważ jest to żywy dokument, należy uwzględnić w nim także pytania otwarte dotyczące tej sekcji.

Wizualizacja rozwiązania: Nie zainteresujesz nikogo samym tekstem, dlatego użyj wskazówek zawartych w tej sekcji, aby wzbogacić dokument wizualnie! Współpracuj z architektem, aby dowiedzieć się, w jaki sposób informacje przepływają między systemami, a uzyskane informacje przedstaw tutaj. Dodaj obrazy przedstawiające tablicę lub zrzuty ekranu używanego przez Ciebie narzędzia do rysowania! Po omówieniu rozwiązania od strony technicznej postaw się na miejscu użytkownika i utwórz schemat przedstawiający jego potencjalne wrażenia z korzystania z rozwiązania.

Mierzenie sukcesu: Określ, jaką formę ma przybrać sukces projektu, uwzględniając jego korzyści dla firmy. Im bardziej konkretne i mierzalne będą kryteria sukcesu, tym lepiej. Wiele jednak będzie zależało od określonego projektu. Jeśli masz trudności ze wskazaniem kryteriów sukcesu, wstrzymaj sesję i przeprowadź grę Cele, sygnały, wskaźniki, zanim przejdziesz do następnego kroku.

Przygotuj zarys oddziaływania projektu w formie tabeli. Na jakie systemy i zespoły projekt będzie miał wpływ? Które systemy i zespoły będą musiały wprowadzić zmiany, aby zrealizować projekt? Na końcu tego etapu powinna powstać lista systemów i zespołów, na które projekt będzie miał wpływ, zależności między Tobą a innymi zespołami i względnego znaczenia każdego oddziaływania.

Cała naprzód

(Jeśli pod koniec sekcji „Omów rozwiązanie” zostanie Ci trochę czasu, możesz przejść do sekcji „Cała naprzód”. W przeciwnym razie przeznacz dodatkowe 30 minut na opracowanie pierwszej wersji roboczej lub przydziel to zadanie innej osobie, a następnie udostępnij wersję roboczą zespołowi do sprawdzenia).

Gdy masz już wizję rozwiązania, jego wpływ na inne zespoły i wartość, jaką dostarczasz klientom, poświęć trochę czasu na ustalenie priorytetów tego projektu i jego korzyści w porównaniu z innymi możliwymi projektami, które realizuje organizacja/zespół. Możesz od razu przystąpić do realizacji projektu lub na razie go odłożyć, jeśli aktualnie masz zbyt wiele zadań na głowie. Pamiętaj, że starasz się dostarczać klientom jak najwięcej wartości!

Jeżeli zdecydujesz, że chcesz kontynuować projekt, przygotuj się do jego optymalnego opracowania. Ta sekcja Ci to ułatwi. Kontynuuj otrzymywanie informacji zwrotnych od interesariuszy i innych zespołów, gdy będziesz przekazywać więcej szczegółów. Dzięki temu zyskasz pewność, że wszyscy rozumieją i stosują Twoje podejście do projektu oraz wiedzą, jak długo on potrwa.