Page-Led Meetings
Page-led meetings are more effective and productive, helping participants communicate the meeting’s purpose, scope, expected outcomes, and key discussion points.
PREP TIME
30m
Run TIME
60m
Persons
1
5-second summary
- Create your page-led meeting template and share it in your meeting invite.
- Start the meeting with a silent pre-read of the page.
- Use your page to facilitate the meeting, document decisions, and share your outcomes.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing.
- Digital collaboration tool.
PLAY resources
How to craft a page-led meeting
Use this template and facilitation process to maximize your next meeting.
Co to jest spotkanie prowadzone na podstawie strony?
Definiujemy stronę jako wysokiej jakości dokument pisemny, który określa potrzebny kontekst, osiąganie celów i kluczowe decyzje.
Uczestnicy proszeni są o przeczytanie strony na początku spotkania i odwoływanie się do niej przez cały czas jego trwania. W ten sposób wszyscy są na bieżąco, co zapewnia większą efektywność spotkania, które umożliwia:
- maksymalizację przejrzystości;
- efektywne udostępnianie informacji;
- ułatwienie procesu decyzyjnego;
-
postępy w pracy.
Uczestnicy mogą również dodawać na stronie własne komentarze podczas jej czytania, co sprzyja większej jasności i inkluzywności dyskusji. Nadaje to spotkaniom prowadzonym na podstawie strony wyjątkową dynamikę, której często brakuje tym tradycyjnym.
Jak efektywne są spotkania prowadzone na podstawie strony?
Grupa behawiorystów Team Anywhere Lab firmy Atlassian przetestowała efektywność formatu spotkań prowadzonych na podstawie strony z zespołami Atlassian. Oto kilka kluczowych ustaleń:
- Uczestnicy spotkania prowadzonego na podstawie strony byli po spotkaniu o 29% bardziej pobudzeni do działania i 23% mniej skłonni do frustracji w porównaniu z grupą kontrolną.
- Na 85% spotkań prowadzonych na podstawie strony osiągnięto założony cel, podczas gdy w przypadku spotkań kontrolnych wskaźnik ten wyniósł 69%.
- Uczestnicy spotkań prowadzonych na podstawie strony ocenili je jako znacznie lepsze wykorzystanie czasu.
Kiedy należy przeprowadzić spotkanie prowadzone na podstawie strony?
Współpraca prowadzona na podstawie strony przynosi najlepsze efekty, gdy trzeba podjąć decyzje lub zbudować konsensus.
Oto kilka scenariuszy, w których może pomóc spotkanie prowadzone na podstawie strony:
- Projekt lub sytuacja utknęły w martwym punkcie i musisz temu zaradzić.
- Potrzebujesz decyzji swojego zespołu lub interesariuszy.
Potrzebujesz informacji lub informacji zwrotnej na jakiś temat — pomysłu, pracy, zakresu projektu klienta lub czegoś innego.
5 korzyści ze spotkań prowadzonych na podstawie strony
Nadal Cię nie przekonaliśmy? Przedstawmy korzyści. Spotkania prowadzone na podstawie strony mogą poprawić:
- Jasność: pisemna komunikacja pomaga wyostrzyć myślenie i skupić się tylko na tym, co jest istotne. Dobrze napisana strona podkreśla luki we wspólnym zrozumieniu (i je wypełnia). Ponadto strona pomaga również w uzyskaniu porozumienia podczas spotkań hybrydowych i wirtualnych.
- Inkluzywność: komentarze dają każdemu jednakową możliwość dodania swojej opinii i zapewniają, że najgłośniejszy głos w (wirtualnym) pokoju nie jest jedynym słyszanym.
- Przejrzystość: decyzje i uzasadnienie są jasno udokumentowane i dostępne, więc nikt nie musi zgadywać, co robi i dlaczego.
- Trwałość: w przeciwieństwie do spotkań werbalnych lub opartych na slajdach, po spotkaniu prowadzonym na podstawie strony pozostaje pisemny dokument interakcji w jego trakcie. Można się do niego odwołać w dowolnym momencie i wykorzystać go przy podejmowaniu decyzji w przyszłości.
- Wydajność: ustanowienie kontekstu można wykonać szybko, co pozwala wykorzystać cenny czas poświęcony na spotkanie na rozwiązywanie problemów i wspólne podejmowanie decyzji.
1. Decide if a page-led meeting is the right call
1. Przygotowanie gry 5 MIN
Spotkania prowadzone na podstawie strony przynoszą najlepsze efekty, gdy trzeba podjąć decyzję lub znaleźć w jakiejś sprawie konsensus. Oto kilka pytań, które należy sobie zadać:
- Czy starasz się popchnąć do przodu coś, co znalazło się w impasie?
- Czy do podjęcia decyzji potrzebujesz współpracowników lub interesariuszy?
-
Czy potrzebujesz ludzi, którzy będą reagować lub przekazywać informację zwrotną na temat Twojej pracy?
Jeśli odpowiedziałeś „tak” na którekolwiek z tych pytań, spotkanie prowadzone na podstawie strony jest najlepszym rozwiązaniem.
Gdy już wiesz, że spotkanie prowadzone na podstawie strony jest odpowiednie, utwórz stronę za pomocą ulubionego narzędzia do współpracy. Confluence doskonale się do tego nadaje.
Wskazówka: poznaj swoich odbiorców
Nie musisz używać tego podejścia ani szablonu na każdym spotkaniu. Ta metoda jest najskuteczniejsza, gdy stosuje się ją przy podejmowaniu decyzji lub budowania konsensusu.
2. Build your page
1. Przygotowanie gry 5 MIN
Zespół powinien przeprowadzić burzę mózgów na temat celów, czyli co chce osiągnąć w określonym czasie. Cele powinny być jakościowe i ambitne, tak by wyznaczać główne priorytety dla zespołu.
Dodaj pomysły do dokumentu współpracy. Pogrupuj podobne cele, a następnie podsumuj pomysły, tworząc 1–3 celów.
| Cel/zakres spotkania | Pomaga uczestnikom zrozumieć, jakiego rodzaju rozmowę chcesz prowadzić, jakie dodawać komentarze i jakie zadawać pytania. Przykładowo:
|
|---|---|
| Wyniki spotkania | Wyjaśnij oczekiwany wynik spotkania. |
| Najważniejsze punkty dyskusji | Umieść najważniejsze punkty dyskusji na początku, aby czytelnicy byli świadomi tego, co ma zostać omówione. |
Here’s an example with content included:
Nasz kolejny krok związany z inicjatywami DEI
| Cel/zakres spotkania | Omów problem/bloker |
|---|---|
| Wyniki spotkania | Określ plan, który ma być udostępniony wszystkim pracownikom. |
| Najważniejsze punkty dyskusji |
|
Twoja strona powinna być dostosowana do odbiorców i celów spotkania. Możesz na przykład dodać:
Stwierdzenie problemu: napisz zapadające w pamięć i bezpośrednie zdanie wprowadzające do problemu, który próbujesz rozwiązać. Podaj swoim czytelnikom najważniejsze informacje, które powinni znać.
Tło: wyjaśnij, dlaczego organizujesz to spotkanie oraz dlaczego jego wynik ma znaczenie! Pomóż czytelnikowi znaleźć główny przekaz za pomocą wyraźnego nagłówka, takiego jak „Dlaczego jest to istotne”, lub innego sprytnego nagłówka, który przyciągnie jego uwagę.
- Co wydarzyło się do tej pory? Określ kontekst dla czytelników, którzy jeszcze nie znają projektu.
- Krótko nakreśl trendy, dane historyczne, swoje podejście i postępy poczynione do tej pory.
-
Użyj punktorów, aby strona pozostałą czytelna.
Proponowane rozwiązanie: jeśli chodzi Ci po głowie preferowane rozwiązanie, podziel się nim! Wyraźnie określ, co polecasz i dlaczego.
- Poprzyj to danymi.
- Zidentyfikuj wszelkie założenia i wyjaśnij swój tok myślenia.
-
Jasno określ, gdzie potrzeba więcej nauki.
Kolejne kroki: Jakie zmiany powinny nastąpić po zakończeniu spotkania? Jest to szczególnie przydatne, jeśli wiesz, że spotkanie nie rozwiąże w pełni omawianego problemu.
Sekcja często zadawanych pytań może być fantastycznym sposobem na szybkie udzielenie odpowiedzi.
Nasz kolejny krok związany z inicjatywami DEI
Opis problemu
W ciągu ostatniego miesiąca przeprowadzono szereg rozmów z poszczególnymi osobami, zespołami i grupami na temat tego, jak możemy jeszcze bardziej zwiększyć różnorodność.
Tło
Dlaczego to ważne: Wszyscy zgadzamy się, że mamy solidne podstawy w zakresie DEI i chcemy je wykorzystać do przyspieszenia postępów.
Proponowane rozwiązanie
Konkluzja: W przyszłym roku stawiamy sobie trzy kluczowe cele:
- uruchomienie programu dla przyszłych liderów;
- zwiększenie różnorodności na wszystkich poziomach, szczególnie w kierownictwie;
- zapewnienie jeszcze większej przejrzystości w procesie rekrutacji.
Kolejne kroki
Sposób postępowania: Zespół HR nakreśli plan dla każdego celu i udostępni go wszystkim pracownikom w tym tygodniu. Jeśli masz pomysły lub sugestie, skontaktuj się z kimkolwiek z tego zespołu.
Once your page is built, make sure to include it in the meeting invite to attendees.
3. Facilitate your page-led meeting
1. Przygotowanie gry 5 MIN
Zacznij od przedstawienia celu spotkania, aby poinformować uczestników (lub przypomnieć im), dlaczego biorą w nim udział. Wyjaśnij, czego oczekuje się od uczestników, i pamiętaj, że spotkanie prowadzone na podstawie strony może być dla nich nowym doświadczeniem.
Następnie zaproponuj cichą, wstępną lekturę strony, aby dać odbiorcom szansę na zrozumienie jej przekazu i przygotowanie się do zgłaszania pomysłów lub oferowania rozwiązań problemów. Twoi odbiorcy skorzystają z jasnego myślenia innych i zrozumieją pełny kontekst spotkania.
- Przeznacz 5 minut na wstępną lekturę lub wydłuż ten czas w zależności od tego, jak szczegółowa jest Twoja strona.
-
Zapewnij odbiorcom możliwość komentowania i głosowania na tematy, które chcieliby omówić na żywo.
Na koniec przejdź do dyskusji. Przeprowadź spotkanie, korzystając ze strony i dodanych komentarzy jako przewodnika.
4. Drive to a decision or next steps (and who’s responsible for them)
1. Przygotowanie gry 5 MIN
W przypadku każdej z pozostałych zidentyfikowanych ról napisz, jak rozumiesz najważniejsze obowiązki związane z tą rolą w kolumnie „Obowiązki (według innych)”.
Jeśli pojawią się jakieś obowiązki, których nie można jednoznacznie przypisać do żadnej roli, umieść je w sekcji nieprzypisanych obowiązków.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@ | |||
@ |
| ||
@ |
|
Aim to end your meeting with a clear outcome, solution, or next steps in place. If your goal is to arrive at a solution to a problem, you can help drive clarity by including a checkbox for each approver on your page.
When it’s time to wrap up the meeting, ask participants to check the box if they approve the decision. If they’re not ready to check the box, they can provide reasons, which can inform your next steps.
Nasz kolejny krok związany z inicjatywami DEI
Opis problemu
W ciągu ostatniego miesiąca przeprowadzono szereg rozmów z poszczególnymi osobami, zespołami i grupami na temat tego, jak możemy jeszcze bardziej zwiększyć różnorodność.
Tło
Dlaczego to ważne: Wszyscy zgadzamy się, że mamy solidne podstawy w zakresie DEI i chcemy je wykorzystać do przyspieszenia postępów.
Proponowane rozwiązanie
Konkluzja: W przyszłym roku stawiamy sobie trzy kluczowe cele:
- uruchomienie programu dla przyszłych liderów;
- zwiększenie różnorodności na wszystkich poziomach, szczególnie w kierownictwie;
- zapewnienie jeszcze większej przejrzystości w procesie rekrutacji.
Kolejne kroki
Sposób postępowania: Zespół HR nakreśli plan dla każdego celu i udostępni go wszystkim pracownikom w tym tygodniu. Jeśli masz pomysły lub sugestie, skontaktuj się z kimkolwiek z tego zespołu.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@Mia Snyder | I’m comfortable as long as the recruiting team is looped in. | ||
@Will Allen |
| ||
@Jie Song |
|
5. Update your page to reflect the feedback
1. Przygotowanie gry 5 MIN
Po zakończeniu spotkania, strona może pozostać artefaktem, zawierającym wszystkie komentarze i decyzje podjęte w związku z projektem. Może stanowić niezmienne, trwałe źródło informacji, do którego można się odwołać w dowolnym momencie.
Jest kilka czynności, które można wykonać, aby osiągnąć ten cel:
- Dokumentuj wszelkie decyzje w górnej części strony. Uwzględnij zarówno decyzję, jak i jej uzasadnienie. Ułatwi to szybkie sprawdzenie wyniku spotkania.
- Uprzedzaj przyszłe pytania. Jeśli uczestnicy zadawali pytania, na które nie było odpowiedzi na stronie, wprowadzenie korekt może ułatwić znalezienie odpowiedzi na te same pytania przyszłym czytelnikom.
- Ulepszaj pomysły. Niektóre informacje zwrotne mogły dostarczyć pomysłów na ulepszenie lub wzmocnienie zaleceń na stronie. Sensowne może być dodanie ich bezpośrednio do treści strony.
W dniu [data] otrzymaliśmy zgodę na realizację [zalecenie]. Zostało ono wybrane, ponieważ [powody].
Porada: aktualizuj swoją stronę
Spotkania prowadzone na podstawie strony skutkują wyższą jakością i trwałością informacji. W przeciwieństwie do spotkania, które jest prowadzone werbalnie lub za pomocą slajdów, po spotkaniu prowadzonym na podstawie strony artefakt strony jest nadal dostępny.
Z tego powodu warto zainwestować trochę czasu po spotkaniu, aby zaktualizować stronę i odzwierciedlić to, co wydarzyło się na spotkaniu.
Follow-up
Udostępnienie wyników
Gotowy dokument udostępnij zespołowi, aby zebrać informacje zwrotne na temat potencjalnych luk lub możliwości poprawy.
Przekaż dokument dotyczący ról i obowiązków kluczowym interesariuszom i liderom, informując o tym zespół.
Zaplanuj przegląd tej gry wraz z zespołem co trzy lub sześć miesięcy, lub przeprowadź go, gdy nastąpią znaczące zmiany w zespole. Regularność sprawi, że proces będzie przebiegał sprawniej.
Ciągle masz pytania?
Rozpocznij rozmowę z innymi użytkownikami Porad strategicznych dla zespołów Atlassian, uzyskaj wsparcie lub przekaż informacje zwrotne.
Other plays you may like
Culture
Team Health Monitor
Assess your team’s health and determine an improvement plan.
SPOTKANIA
Cotygodniowe aktualizacje dotyczące zespołu
Informuj, jak się sprawy mają — bez planowania kolejnego spotkania.
Komunikacja
Instrukcja użytkownika
Pomóż pozostałym członkom poznać styl Twojej pracy.
Podsumowanie
Retrospektywa
Zapewnij bezpieczną przestrzeń do dyskusji o tym, co zadziałało, a co nie.
Zawsze aktualne informacje
Po zapisaniu się do naszego newslettera będziesz otrzymywać aktualne porady dotyczące gier i życia zawodowego.
