Co to jest spotkanie prowadzone na podstawie strony?

Definiujemy stronę jako wysokiej jakości dokument pisemny, który określa potrzebny kontekst, osiąganie celów i kluczowe decyzje.

Uczestnicy proszeni są o przeczytanie strony na początku spotkania i odwoływanie się do niej przez cały czas jego trwania. W ten sposób wszyscy są na bieżąco, co zapewnia większą efektywność spotkania, które umożliwia:

• maksymalizację przejrzystości;
• efektywne udostępnianie informacji;
• ułatwienie procesu decyzyjnego;

• postępy w pracy.

Uczestnicy mogą również dodawać na stronie własne komentarze podczas jej czytania, co sprzyja większej jasności i inkluzywności dyskusji. Nadaje to spotkaniom prowadzonym na podstawie strony wyjątkową dynamikę, której często brakuje tym tradycyjnym.

Jak efektywne są spotkania prowadzone na podstawie strony?

Grupa behawiorystów Team Anywhere Lab firmy Atlassian przetestowała efektywność formatu spotkań prowadzonych na podstawie strony z zespołami Atlassian. Oto kilka kluczowych ustaleń:

• Uczestnicy spotkania prowadzonego na podstawie strony byli po spotkaniu o 29% bardziej pobudzeni do działania i 23% mniej skłonni do frustracji w porównaniu z grupą kontrolną.
• Na 85% spotkań prowadzonych na podstawie strony osiągnięto założony cel, podczas gdy w przypadku spotkań kontrolnych wskaźnik ten wyniósł 69%.
• Uczestnicy spotkań prowadzonych na podstawie strony ocenili je jako znacznie lepsze wykorzystanie czasu.

Kiedy należy przeprowadzić spotkanie prowadzone na podstawie strony?

Współpraca prowadzona na podstawie strony przynosi najlepsze efekty, gdy trzeba podjąć decyzje lub zbudować konsensus.

Oto kilka scenariuszy, w których może pomóc spotkanie prowadzone na podstawie strony:

• Projekt lub sytuacja utknęły w martwym punkcie i musisz temu zaradzić.
• Potrzebujesz decyzji swojego zespołu lub interesariuszy.

• Potrzebujesz informacji lub informacji zwrotnej na jakiś temat — pomysłu, pracy, zakresu projektu klienta lub czegoś innego.

5 korzyści ze spotkań prowadzonych na podstawie strony

Nadal brak Ci przekonania? Przedstawmy korzyści. Spotkania prowadzone na podstawie strony mogą poprawić:

1. Jasność: pisemna komunikacja pomaga wyostrzyć myślenie i skupić się tylko na tym, co jest istotne. Dobrze napisana strona podkreśla luki we wspólnym zrozumieniu (i je wypełnia). Ponadto strona pomaga również w uzyskaniu porozumienia podczas spotkań hybrydowych i wirtualnych.
2. Inkluzywność: komentarze dają każdemu jednakową możliwość dodania swojej opinii i zapewniają, że najgłośniejszy głos w (wirtualnym) pokoju nie jest jedynym słyszanym.
3. Przejrzystość: decyzje i uzasadnienie są jasno udokumentowane i dostępne, więc nikt nie musi zgadywać, co robi i dlaczego.
4. Trwałość: w przeciwieństwie do spotkań werbalnych lub opartych na slajdach, po spotkaniu prowadzonym na podstawie strony pozostaje pisemny dokument interakcji w jego trakcie. Można się do niego odwołać w dowolnym momencie i wykorzystać go przy podejmowaniu decyzji w przyszłości.
5. Wydajność: ustanowienie kontekstu można wykonać szybko, co pozwala wykorzystać cenny czas poświęcony na spotkanie na rozwiązywanie problemów i wspólne podejmowanie decyzji.