Czym jest asynchroniczna cotygodniowa aktualizacja dotycząca zespołu?
Aktualizacje asynchroniczne, znane również jako spotkania asynchroniczne, umożliwiają uczestnikom komunikację i współpracę bez potrzeby interakcji w czasie rzeczywistym (czas synchronizacji) lub natychmiastowej reakcji.
Dlaczego warto korzystać z asynchronicznych cotygodniowych aktualizacji
Grupa behawiorystów Teamwork Lab, zajmująca się projektowaniem i walidacją najlepszych sposobów pracy dla nowoczesnych zespołów, przetestowała skuteczność zastępowania osobistych spotkań asynchronicznymi aktualizacjami wideo Loom w Atlassian. Cotygodniowe aktualizacje statusu były idealnym kandydatem do tego eksperymentu. Oto kilka kluczowych ustaleń:
- W ciągu zaledwie dwóch tygodni ponad 1000-osobowy zespół Atlassian uwolnił 5000 godzin na pracę w skupieniu.
W porównaniu z pisemnymi aktualizacjami na platformie Slack bezpośredni podwładni, którzy otrzymywali aktualizacje wideo Loom, wykazali większy wzrost poczucia więzi z menedżerem (38% vs. 9%)
Kiedy i jak udostępniać cotygodniową aktualizację dotyczącą zespołu
Cotygodniowe aktualizacje dotyczące zespołu powinny być udostępniane w każdym tygodniu. Istnieją dwa środki przekazu, których możesz użyć do udostępniania asynchronicznej cotygodniowej aktualizacji dotyczącej zespołu:
- Wiadomość pisemna (np. Slack)
-
Wiadomość wideo (np. Loom)
Grupa Teamwork Lab firmy Atlassian odkryła, że wiadomości wideo są skuteczniejsze niż wiadomości Slack w budowaniu połączonych zespołów, które jasno określają cele i czują się bardziej doceniane.
Korzyści z udostępniania cotygodniowych aktualizacji
- Przejrzystość: regularne aktualizacje pomagają zespołowi na bieżąco monitorować postępy i sposób śledzenia celów.
- Wpływ: poświęcenie co tydzień czasu na analizę postępów daje możliwość sprawdzenia, które zadania mają największy wpływ na biznes, co pozwala pracować mądrzej, a nie ciężej.
- Aktywność: dostrzegaj problemy i przeszkody, zanim się pojawią.
- Połączenie: zbuduj więź ze swoim zespołem, nawet gdy jesteście w różnych strefach czasowych, dzieląc się swoją pracą i obdarzając innych uznaniem. Kiedy ludzie są doceniani za swoją pracę, ich motywacja i satysfakcja z pracy rosną.
- Wydajność: udostępniając aktualizacje asynchronicznie, możesz wykorzystać swój cenny czas poświęcany na spotkania na te zadania, które wymagają czasu synchronizacji.
- Rozwój kariery: udostępnianie cotygodniowych aktualizacji daje możliwość dzielenia się osiągnięciami i ich świętowania. Zapewnia to dynamikę i zaangażowanie w pracę.
Czego będziesz potrzebować
Narzędzie do przesyłania wiadomości wideo lub narzędzie do komunikacji pisemnej
Jak udostępniać cotygodniową aktualizację dotyczącą zespołu
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Przygotuj aktualizację dotyczącą zespołu, korzystając z naszych szablonów Nadchodzący tydzień i Podsumowanie tygodnia.
- Nagraj lub napisz swoją aktualizację.
- Udostępnij ją zespołowi.
Szablon Nadchodzący tydzień
1. Przygotowanie 15 min
Zastanów się nad trzema najważniejszymi priorytetami na ten tydzień. Badania pokazują, że ludzie są bardziej efektywni, gdy mają jasny zestaw najważniejszych priorytetów.
Następnie dodaj pytanie „dlaczego” do każdego priorytetu. Zrozumienie wpływu zwiększa motywację.
Na koniec podziel się wyzwaniami lub przeszkodami, przy których potrzebujesz pomocy, oraz zgłoś konkretną prośbę (np. o informację zwrotną, znalezienie odpowiedniego kontaktu, szkolenie na temat nowego procesu). Uwzględnij to w szablonie Nadchodzący tydzień.
Szablon Nadchodzący tydzień:
Moje najważniejsze priorytety w tym tygodniu to:
1. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
2. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
3. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
Wyzwania, przy których potrzebuję pomocy:
1. [wyzwanie] + [potrzebna pomoc]
2. [wyzwanie] + [potrzebna pomoc]
2. Nagraj lub napisz aktualizację 15 min
Po skorzystaniu z szablonu zastanów się, co udostępnić. Musisz zdecydować, jak to zrobić!
Wybierz format, pisemny lub wideo, udostępniania cotygodniowych aktualizacji. Wybór wideo Loom może uprościć i usprawnić ten proces. Wiadomości wideo powinny być zwięzłe, trwać 3–5 minut, i skupiać się na kluczowych aktualizacjach, a nie na szczegółowych raportach. Idealny wygląd nie jest konieczny!
Aktualizacja wiadomości wideo Loom:
Pisemna aktualizacja:
Cześć zespole! Udanego poniedziałku! Oto rzut oka na mój nadchodzący tydzień:
Moje najważniejsze priorytety w tym tygodniu to:
1. Napisanie bloga o SI → chcemy promować nasze nowe funkcje SI wśród użytkowników
2. Ocena kandydatów na stażystów → termin rozmów kwalifikacyjnych upływa w przyszłym tygodniu
3. Zaplanowanie kalendarza treści na następny miesiąc → plany publikacji są oczekiwane z miesięcznym wyprzedzeniem
Wyzwania, przy których potrzebuję pomocy:
1. Potrzebuję, aby zespół ds. SI przejrzał post na blogu, aby się upewnić, że jest ścisły.
2. Potrzebuję od zespołu informacji na temat potrzeb związanych z projektem dotyczącym stażystów, które pozwolą mi ocenić kandydatów.
Dodaj kciuk w górę, jeśli wszystko jest jasne, lub prześlij pytanie, a skontaktuję się z Tobą w ciągu 24 godzin.
Wskazówka: włączona kamerka
Badania mówią nam, że ludzie czują lepszy kontakt, gdy kamerki są włączone w celu nagrywania.
3. Udostępnij 1 min
Po napisaniu lub nagraniu aktualizacji musisz udostępnić ją swojemu zespołowi w preferowanym kanale komunikacji — Slack, udostępnionym dokumencie lub wiadomości e-mail.
Nie zapomnij odpowiedzieć na wszelkie komentarze dodane przez zespół — nawet jeśli to tylko emoji!
Wiadomość dotycząca udostępnienia aktualizacji wideo Loom:
Najważniejsze priorytety w tym tygodniu [1 czerwca 2024 r.]
Cześć zespole. Udanego poniedziałku!
Zobacz moje najważniejsze priorytety w tym tygodniu [Loom — 3 min]
Questions
- Dodaj ewentualne pytania lub komentarze do Loom, a ja na nie odpowiem.
-
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących ustalania priorytetów zadań, skontaktuj się ze mną indywidualnie.
Udanego początku tygodnia!
Wiadomość dotycząca udostępnienia pisemnej aktualizacji:
Najważniejsze priorytety w tym tygodniu [1 czerwca 2024 r.]
Cześć zespole. Udanego poniedziałku!
Zobacz moje najważniejsze priorytety w tym tygodniu:
Moje najważniejsze priorytety
1. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
2. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
3. [priorytet] + [dlaczego jest to priorytet]
Wyzwania, przy których potrzebuję pomocy:
1. [wyzwanie] + [potrzebna pomoc]
2. [wyzwanie] + [potrzebna pomoc]
Questions
-
W przypadku jakichkolwiek pytań lub komentarzy, skontaktuj się ze mną indywidualnie.
Udanego początku tygodnia!
Szablon Podsumowanie tygodnia
1. Przygotowanie 15 min
Uczcij ciężką pracę swoją i współpracowników, udostępniając aktualizację dotyczącą zespołu Podsumowanie tygodnia! Zacznij od zastanowienia się nad swoją pracą na przestrzeni tygodnia. Oto kilka pytań, które należy sobie zadać:
- W jakich projektach udało mi się poczynić postępy?
- W jakim stopniu postępy w moich projektach są zgodne z moimi celami?
- Jakie problemy udało mi się rozwiązać?
- Jaką wartość przyniesie to mojemu zespołowi / mojej firmie?
- Czy są jakieś ważne informacje, którymi muszę się podzielić z zespołem?
Pomyśl teraz o tym, kto w tym tygodniu wykonał świetną pracę lub pomógł Ci ją wykonać:
- Czy zespół jako całość zasługuje na jakieś pochwały?
-
Czy jakieś osoby zasługują na wyróżnienie?
Następnie przygotuj punkty do omówienia w szablonie Podsumowanie tygodnia:
Szablon Podsumowanie tygodnia:
Moje postępy/osiągnięcia w tym tygodniu:
1. [wydarzenie] + [efekt]
2. [wydarzenie] + [efekt]
3. [wydarzenie] + [efekt]
Uznanie dla zespołu:
1. [zespół lub osoba, którą chcesz docenić] + [wykonana praca]
2. Nagraj lub zapisz 5 min
Po raz kolejny wybierzesz sposób udostępniania komunikatu.
Jeśli udostępniasz wiadomość wideo Loom, staraj zmieścić się w pięciu minutach i przejmuj się, jeśli nagranie nie będzie idealne. Im więcej wiadomości wideo udostępnisz, tym większej wprawy nabierzesz.
Aktualizacja wiadomości wideo Loom:
Komunikat w formie pisemnej:
Cześć! Udanego końca tygodnia! Oto przegląd moich najważniejszych wydarzeń z tego tygodnia:
Moje postępy/osiągnięcia:
1. Opublikowanie nowego wpisu na blogu poświęconym SI, zawierającego opinie klientów o naszym nowych produkcie SI.
2. Zaplanowanie pięciu rozmów kwalifikacyjnych ze stażystami na przyszły tydzień.
3. Nakreślenie kalendarza redakcyjnego na przyszły miesiąc. Zespół marketingowy dodaje swoje wpisy z treściami promocyjnymi, a potem zostaną one przesłane do recenzji na początku przyszłego tygodnia.
Uznanie dla zespołu:
1. Podziękowania dla Krystyny W. za wprowadzenie poprawek we wpisie na blogu poświęconym SI w ciągu 24 godzin.
2. Podziękowania dla Jerzego A. za poświęcenie czasu na pokazanie mi, jak dodawać obrazy do wpisów na blogu. Dzięki temu mogłam dodać zdjęcia klientów do artykułu poświęconego SI.
3. Robię duże postępy w tworzeniu nowych treści dotyczących SI, aby osiągnąć nasz cel marketingowy w pierwszym kwartale. Dziękuję wszystkim członkom zespołu za podzielenie się swoimi opiniami i wiedzą.
Dodaj kciuk w górę, jeśli wszystko jest jasne, lub zamieść pytanie, a skontaktuję się z Tobą w ciągu 24 godzin.
Porada: trzymaj tak dalej!
Pamiętaj, aby odpowiedzieć na wszelkie komentarze dodane przez zespół do filmu Loom — niech to będzie nawet tylko emoji.
3. Udostępnij 1 min
Na koniec udostępnij zapisany lub nagrany komunikat Podsumowanie tygodnia w preferowanym kanale komunikacji zespołu.
Wiadomość dotycząca udostępnienia komunikatu w formie filmu Loom:
Podsumowanie bieżącego tygodnia [1 czerwca 2024 r.]
Cześć! Udanego końca tygodnia!
Zapraszam do zapoznania się z moim komunikatem na zakończenie tygodnia [Loom, 5 min]
Questions
Dodaj ewentualne pytania lub komentarze do Loom, a ja na nie odpowiem.
Miłego weekendu!
Wiadomość dotycząca udostępnienia komunikatu w formie pisemnej:
Podsumowanie bieżącego tygodnia [1 czerwca 2024 r.]
Cześć! Udanego końca tygodnia!
Oto moje najważniejsze wydarzenia z tego tygodnia:
Moje najważniejsze wydarzenia
1. [wydarzenie] + [efekt]
2. [wydarzenie] + [efekt]
3. [wydarzenie] + [efekt]
Uznanie dla zespołu:
1. [zespół lub osoba, których działania chcesz docenić] + [wykonana praca]
Questions
W przypadku jakichkolwiek pytań lub komentarzy, skontaktuj się ze mną indywidualnie.
Miłego weekendu!
Porada: konsekwencja jest kluczem do sukcesu!
Wprowadzenie tej praktyki jako części cotygodniowej rutyny pomoże Ci osiągnąć konsekwencję niezbędną do uczynienia z komunikatu dla zespołu cennego narzędzia do komunikacji i zwiększenia motywacji zespołu.
Kolejne czynności
Regularnie przeglądaj komunikaty innych i reaguj na nie. Dzięki temu będziesz zawsze na bieżąco i będziesz zajmować się pracami, które są istotne.
Poznaj inne gry
Mamy coś dla Twojego zespołu
Nasz newsletter zawiera aktualne porady, wskazówki oraz informacje o najnowszych grach.
