Инклюзивный подход к собраниям

Подготовка (30 минут)

Ваша задача перед собранием заключается в том, чтобы сразу предоставить возможность выразить свое мнение тем, кто ранее не смог это сделать в полной мере. Также вы должны контролировать реакцию группы, не допуская проявления несдержанности и агрессии, и следить, чтобы у всех было время и пространство для выражения своей точки зрения.

1. Составьте подробную повестку собрания и отправьте ее всем участникам как минимум за сутки до мероприятия.
Сформулируйте пункты повестки в виде вопросов, а не общих тем, и попросите участников подготовиться. Так у интровертов будет возможность обдумать информацию в спокойной обстановке и без лишнего шума. Привлеките на свою сторону союзников (например, мужчин, экстравертов и т. д.), которые будут служить образцом для подражания, и поставьте перед ними задачу следить за тем, чтобы их коллегам — женщинам, удаленным сотрудникам и интровертам — дали слово.

2. Не приглашайте на собрание всех подряд.
Чем больше присутствующих будет на собрании, тем сложнее всем будет внести свой вклад. Глядя на повестку, приглашенные смогут понять, действительно ли им нужно присутствовать на собрании. Дайте приглашенным понять, что если они не имеют непосредственного отношения к повестке дня или им кажется, что они не могут внести какой-либо вклад, они должны отклонить приглашение (и, если это необходимо, переадресовать его всем, кто должен посетить собрание).

3. Отведите достаточно времени, чтобы все пункты повестки были рассмотрены.
Временные рамки повышают эффективность собраний, но если они будут слишком узкими, мнения менее активных участников останутся в тени. Времени должно быть достаточно, чтобы каждый мог высказать свое мнение, развить мнения других и вместе с коллегами прийти к заключению.

Подготовьтесь (5 минут)

Создайте для всех равные условия с помощью рассадки, чтобы подчеркнуть равную значимость участников
Убедитесь, что каждый удобно сидит за столом. Если люди сосредоточились у одного края, рассадите их равномерно, чтобы всех было видно и слышно. Можно даже рискнуть и довести этот подход до крайности: чтобы удаленные сотрудники не были «говорящими головами» на экранах мониторов, проведите собрание в полностью удаленном формате. Пусть даже те сотрудники, которые работают в одном с вами офисе, подключатся к видеоконференции со своих компьютеров.

Дайте каждому участнику понять, что ему здесь рады
Кратко представьте каждого участника и назовите причину, по которой его пригласили на собрание. Это поможет снять напряжение и создать у всех ощущение, что их ценят и считают частью команды.

Сформулируйте несколько основных правил
Установите правило «не перебивать друг друга» и попросите сторонних наблюдателей активно обращать внимание на случаи, когда кто-то перебивает других. Если на собрании присутствуют удаленные сотрудники, напомните всем в помещении, что они тоже являются полноправными участниками, и укажите на функцию поднятия руки или доску сообщений, за которыми все должны следить.

Разъясните структуру собрания. Например, вы можете решить, что обсуждение должно проводиться в формате круглого стола, чтобы каждому из присутствующих предоставили слово, прежде чем переходить к следующей теме. Как вариант, вы можете передавать по кругу «жезл оратора» или использовать резиновую курицу с пищалкой, когда один участник не дает никому высказаться.

Ознакомьте всех с ролями участников собрания и повесткой дня, а также разъясните все неочевидные моменты
Объясните, кто отвечает за пункты повестки, кто выполняет обязанности фасилитатора и какую цель преследует это собрание.

Подведение итогов (5 минут)

Еще раз пройдитесь по ключевым моментам и решениям, чтобы убедиться, что у всех сложилось единое представление. Затем объясните (или повторите), каковы дальнейшие действия и кто за них непосредственно отвечает.

В конце найдите время, чтобы поблагодарить всех за участие и отметить полезные результаты собрания. Например: «Решения, которые мы сегодня приняли, позволят нам гораздо быстрее продвинуться в работе над оставшейся частью проекта».