Page-Led Meetings
Page-led meetings are more effective and productive, helping participants communicate the meeting’s purpose, scope, expected outcomes, and key discussion points.
PREP TIME
30m
Run TIME
60m
Persons
1
5-second summary
- Create your page-led meeting template and share it in your meeting invite.
- Start the meeting with a silent pre-read of the page.
- Use your page to facilitate the meeting, document decisions, and share your outcomes.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing.
- Digital collaboration tool.
PLAY resources
How to craft a page-led meeting
Use this template and facilitation process to maximize your next meeting.
Что такое собрание с использованием страницы?
Мы определяем страницу как качественный письменный документ, отражающий весь необходимый контекст, цели собрания и ключевые решения.
Эта страница предоставляется участникам в начале встречи и все время находится перед их глазами. Такой подход обеспечивает хорошее взаимопонимание и повышает эффективность собрания благодаря следующим преимуществам.
- Максимальная ясность
- Плодотворный обмен информацией
- Упрощение принятия решений
-
Продвижение работы
По мере чтения страницы участники могут оставлять комментарии к ней. Это может породить активные и более инклюзивные обсуждения. Таким образом собрания с использованием страницы становятся живее и динамичнее, в отличие от традиционных скучных совещаний.
Насколько эффективны собрания с использованием страницы?
Группа ученых-бихевиористов Atlassian Anywhere Lab исследовала эффективность такого формата собраний в командах Atlassian. Вот некоторые значимые результаты.
- По сравнению с контрольной группой участники собраний с использованием страницы на 29 % чаще испытывали прилив сил и на 23 % реже были разочарованы после встреч.
- Поставленные цели были достигнуты на 85 % собраний с использованием страницы и на 69 % обычных собраний.
- Участники собраний с использованием страницы оценили их по достоинству, отметив, что они провели это время с большей пользой.
Когда лучше всего проводить собрания с использованием страницы?
В полной мере потенциал совместной работы с использованием страницы раскрывается, когда требуется принятие решений или достижение консенсуса.
Вот несколько сценариев, в которых может помочь собрание с использованием страницы.
- Проект или ситуация застопорились, и требуется толчок.
- Необходимо принять коллективное решение вместе с командой или заинтересованными сторонами.
Вам нужна обратная связь или мнение клиента или кого-то другого по какому-либо вопросу: идее, этапу работы или области проекта.
Пять преимуществ собраний с использованием страницы
Пока не решились? Давайте посмотрим на преимущества. Собрания с использованием страницы улучшают следующие аспекты.
- Четкость: письменная коммуникация помогает отточить мышление и сосредоточиться только на главном. Страница, написанная хорошим языком, покажет все моменты недопонимания (и поможет их устранить). И наконец, страница помогает лучше скоординироваться во время гибридных и виртуальных собраний.
- Инклюзивность: каждый участник может высказать свое мнение в комментариях и на деле убедиться, что слышат не только самых громких (даже виртуально).
- Прозрачность: решения и их обоснования четко задокументированы и доступны, поэтому всем понятно, что и зачем делается.
- Долговечность: в отличие от собраний, проводимых устно или с помощью слайдов, после таких встреч остается письменный документ. Его можно в любое время просмотреть и использовать для последующих решений.
- Эффективность: быстрое ознакомление с контекстом экономит ценное время собрания для коллективного решения проблем или принятия решений.
1. Decide if a page-led meeting is the right call
1. Подготовительный этап 5 мин
В полной мере потенциал собраний с использованием страницы раскрывается, когда требуется принять решение или прийти к консенсусу по какому-либо вопросу. Задайте себе следующие вопросы.
- Необходимо подтолкнуть застопорившийся процесс?
- Нужно принять решение вместе с коллегами или заинтересованными сторонами?
-
Вы хотите получить реакцию или отзывы людей по поводу вашей работы?
Если хотя бы на один вопрос вы ответили положительно, собрание с использованием страницы — то что нужно.
Когда станет понятно, что такой формат собрания вам подходит, создайте страницу в любом инструменте для совместной работы. Confluence — идеальный вариант для этих целей.
Совет: определите свою аудиторию
Вовсе необязательно использовать этот подход или шаблон для каждого собрания. Такой формат наиболее эффективен при принятии решений или достижении консенсуса.
2. Build your page
1. Подготовительный этап 5 мин
Проведите мозговой штурм в команде. Пусть в ходе него участники сформулируют цели — то, чего они хотят достичь за определенный период. Цели должны иметь качественные характеристики и должны быть амбициозными, поскольку станут наивысшими приоритетами для команды.
Добавьте результаты обсуждения в общий документ. Объедините похожие цели, после чего подведите итоги, сформулировав 1–3 цели.
| Цель/тема собрания | Поможет участникам понять, о чем вы хотите поговорить, а также какого вида комментарии и вопросы от них ожидаются. Вот несколько примеров.
|
|---|---|
| Результаты собрания | Четко определите, какого результата вы ждете от встречи. |
| Основные темы для обсуждения | Заранее изложите темы, которые будут обсуждаться, чтобы читатели понимали, о чем пойдет речь. |
Here’s an example with content included:
Следующее действие в рамках инициатив DEI
| Цель/тема собрания | Обсуждение проблемы или блокера |
|---|---|
| Результаты собрания | Составленный план, который можно распространить среди сотрудников |
| Основные темы для обсуждения |
|
Ваша страница должна соответствовать аудитории и целям собрания. Например, вы можете добавить следующее.
Формулировка проблемы: напишите емкое и понятное предложение, описывающее проблему, с которой вы столкнулись. Донесите до своих читателей самое главное.
Предпосылки: объясните, для чего вы проводите это собрание и почему его результат имеет значение. Выделите суть с помощью емкого заголовка, например «Почему это важно» или какой-либо другой броской фразой.
- Текущая ситуация. Опишите контекст для новичков в проекте.
- Кратко очертите тенденции, прошлые данные, свой подход и достигнутый к сегодняшнему дню прогресс.
-
Для удобства чтения пользуйтесь маркированными списками.
Предлагаемое решение: если у вас есть на примете вариант решения проблемы, поделитесь им! Четко сформулируйте, что вы рекомендуете и почему.
- Подкрепите свои соображения данными.
- Сформулируйте гипотезы и аргументируйте их.
-
Четко определите, что еще требуется изучить.
Следующие действия. Какие изменения вы хотите увидеть после собрания? Этот шаг особенно полезен, если вы знаете, что за время встречи не удастся полностью решить проблему.
Раздел часто задаваемых вопросов позволит быстро и заблаговременно предоставить нужные сведения.
Следующее действие в рамках инициатив DEI
Формулировка проблемы
За последний месяц мы провели ряд бесед с отдельными лицами, командами и группами о том, как еще мы можем содействовать повышению разнообразия.
Фон
Почему это важно. Мы все согласны с тем, что у нас есть прочная основа DEI, и хотим с ее помощью ускорить прогресс.
Предлагаемое решение
Итог. На следующий год мы ставим перед собой три ключевые цели.
- Запуск программы «Новые лидеры»
- Повышение разнообразия на всех уровнях, особенно в руководящем составе
- Создание более прозрачной процедуры найма персонала
Следующие действия
Как это работает. На этой неделе команда по работе с людьми изложит план достижения каждой цели и поделится им со всеми сотрудниками. Если у вас есть идеи или предложения, обратитесь к любому участнику этой команды.
Once your page is built, make sure to include it in the meeting invite to attendees.
3. Facilitate your page-led meeting
1. Подготовительный этап 5 мин
В начале расскажите (или напомните) участникам о цели собрания. Объясните присутствующим, какие действия от них ожидаются, и помните, что собрание с использованием страницы может быть для них в новинку.
Затем выделите время, чтобы собравшиеся могли прочитать вашу страницу, понять ее посыл и подумать об идеях или предложениях для решения проблем. Плюс такого подхода в том, что участники получат полный контекст в рамках собрания и смогут эффективно рассуждать о возможных вариантах.
- Постарайтесь выделить на предварительное чтение 5 минут или больше в зависимости от объема страницы.
-
Дайте участникам возможность прокомментировать содержимое и проголосовать за то, что они хотели бы обсудить на встрече.
Наконец, погрузитесь в обсуждение! Проведите собрание, используя страницу и добавленные комментарии в качестве ориентира.
4. Drive to a decision or next steps (and who’s responsible for them)
1. Подготовительный этап 5 мин
Определите, какие главные обязанности, по вашему мнению, относятся к ролям других участников. Запишите их в столбце Обязанности (по мнению других).
Если вам кажется, что обязанность нельзя однозначно отнести к одной из ролей, внесите ее в раздел для неназначенных обязанностей.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@ | |||
@ |
| ||
@ |
|
Aim to end your meeting with a clear outcome, solution, or next steps in place. If your goal is to arrive at a solution to a problem, you can help drive clarity by including a checkbox for each approver on your page.
When it’s time to wrap up the meeting, ask participants to check the box if they approve the decision. If they’re not ready to check the box, they can provide reasons, which can inform your next steps.
Следующее действие в рамках инициатив DEI
Формулировка проблемы
За последний месяц мы провели ряд бесед с отдельными лицами, командами и группами о том, как еще мы можем содействовать повышению разнообразия.
Фон
Почему это важно. Мы все согласны с тем, что у нас есть прочная основа DEI, и хотим с ее помощью ускорить прогресс.
Предлагаемое решение
Итог. На следующий год мы ставим перед собой три ключевые цели.
- Запуск программы «Новые лидеры»
- Повышение разнообразия на всех уровнях, особенно в руководящем составе
- Создание более прозрачной процедуры найма персонала
Следующие действия
Как это работает. На этой неделе команда по работе с людьми изложит план достижения каждой цели и поделится им со всеми сотрудниками. Если у вас есть идеи или предложения, обратитесь к любому участнику этой команды.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@Mia Snyder | I’m comfortable as long as the recruiting team is looped in. | ||
@Will Allen |
| ||
@Jie Song |
|
5. Update your page to reflect the feedback
1. Подготовительный этап 5 мин
После собрания страница может стать артефактом, где будут все комментарии и решения, принятые по вашему проекту. Она может выступать в качестве постоянного и надежного источника информации, к которому можно обратиться в любое время.
Ниже приведено несколько действий, которые вы можете сделать для достижения этой цели.
- Документируйте решения в верхней части страницы. Указывайте как само решение, так и его причину. Так вы быстро узнаете результат собрания.
- Упреждайте вопросы. Если участники задавали вопросы, которые не были затронуты на странице, добавьте ответы на них, чтобы дать нужные сведения будущим читателям.
- Прорабатывайте идеи. Отзывы участников могут подать вам идею, которая поможет доработать или лучше обосновать ту или иную рекомендацию. Такие ценные сведения определенно следует отразить на странице.
[В конкретную дату] нам одобрили реализацию [рекомендации]. Такой выбор был сделан [в силу конкретных причин].
Совет: обновляйте страницу
Собрания с использованием страницы позволяют получить более качественную и надежную информацию. В отличие от встреч, проводимых устно или с помощью слайдов, после таких собраний артефакт продолжает приносить пользу в течение долгого времени.
С учетом этого после собрания стоит потратить немного времени на обновление страницы, чтобы отразить все, что вы обсудили.
Follow-up
Поделитесь результатами
Поделитесь итоговым документом с командой, чтобы собрать обратную связь и выявить потенциальные пробелы или возможности.
Распространите документ с ролями и обязанностями среди ключевых заинтересованных сторон и руководителей. Не забудьте предупредить об этом команду.
Запланируйте вернуться к сценарию через три или шесть месяцев либо когда в команде произойдут серьезные изменения. Чем регулярнее вы будете разыгрывать такие сценарии, тем лучше это будет получаться.
Still have questions?
Start a conversation with other Atlassian Team Playbook users, get support, or provide feedback.
Other plays you may like
Culture
Team Health Monitor
Assess your team’s health and determine an improvement plan.
Собрания
Еженедельный обмен новостями с командой
Делитесь информацией о результатах, не назначая новых собраний.
Коммуникация
Руководство пользователя
Помогите своим партнерам по команде понять, как лучше всего с вами работать.
Подведение итогов
Ретроспектива
Создайте безопасное пространство для обсуждения успехов и неудач.
Оставайтесь в курсе
Подпишитесь на новостную рассылку с последними сценариями и советами для работы и жизни.
