Что такое собрание с использованием страницы?
Мы определяем страницу как качественный письменный документ, отражающий весь необходимый контекст, цели собрания и ключевые решения.
Эта страница предоставляется участникам в начале встречи и все время находится перед их глазами. Такой подход обеспечивает хорошее взаимопонимание и повышает эффективность собрания благодаря следующим преимуществам.
- Максимальная ясность
- Плодотворный обмен информацией
- Упрощение принятия решений
-
Продвижение работы
По мере чтения страницы участники могут оставлять комментарии к ней. Это может породить активные и более инклюзивные обсуждения. Таким образом собрания с использованием страницы становятся живее и динамичнее, в отличие от традиционных скучных совещаний.
Насколько эффективны собрания с использованием страницы?
Группа ученых-бихевиористов Atlassian Anywhere Lab исследовала эффективность такого формата собраний в командах Atlassian. Вот некоторые значимые результаты.
- По сравнению с контрольной группой участники собраний с использованием страницы на 29 % чаще испытывали прилив сил и на 23 % реже были разочарованы после встреч.
- Поставленные цели были достигнуты на 85 % собраний с использованием страницы и на 69 % обычных собраний.
- Участники собраний с использованием страницы оценили их по достоинству, отметив, что они провели это время с большей пользой.
Когда лучше всего проводить собрания с использованием страницы?
В полной мере потенциал совместной работы с использованием страницы раскрывается, когда требуется принятие решений или достижение консенсуса.
Вот несколько сценариев, в которых может помочь собрание с использованием страницы.
- Проект или ситуация застопорились, и требуется толчок.
- Необходимо принять коллективное решение вместе с командой или заинтересованными сторонами.
Вам нужна обратная связь или мнение клиента или кого-то другого по какому-либо вопросу: идее, этапу работы или области проекта.
Пять преимуществ собраний с использованием страницы
Пока не решились? Давайте посмотрим на преимущества. Собрания с использованием страницы улучшают следующие аспекты.
- Четкость: письменная коммуникация помогает отточить мышление и сосредоточиться только на главном. Страница, написанная хорошим языком, покажет все моменты недопонимания (и поможет их устранить). И наконец, страница помогает лучше скоординироваться во время гибридных и виртуальных собраний.
- Инклюзивность: каждый участник может высказать свое мнение в комментариях и на деле убедиться, что слышат не только самых громких (даже виртуально).
- Прозрачность: решения и их обоснования четко задокументированы и доступны, поэтому всем понятно, что и зачем делается.
- Долговечность: в отличие от собраний, проводимых устно или с помощью слайдов, после таких встреч остается письменный документ. Его можно в любое время просмотреть и использовать для последующих решений.
- Эффективность: быстрое ознакомление с контекстом экономит ценное время собрания для коллективного решения проблем или принятия решений.
Что вам понадобится
Видеоконференция с возможностью демонстрировать экран
Цифровой инструмент для совместной работы
Пятиэтапный процесс организации и проведения собрания с использованием страницы
ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА
- Создайте шаблон собрания с использованием страницы и поделитесь им в приглашении.
- В начале собрания предложите всем самостоятельно ознакомиться со страницей.
- Используйте страницу в качестве инструмента для организации собрания, документирования принятых решений и донесения результатов.
1. Определите, подходит ли вам такой формат собрания 5 мин
В полной мере потенциал собраний с использованием страницы раскрывается, когда требуется принять решение или прийти к консенсусу по какому-либо вопросу. Задайте себе следующие вопросы.
- Необходимо подтолкнуть застопорившийся процесс?
- Нужно принять решение вместе с коллегами или заинтересованными сторонами?
-
Вы хотите получить реакцию или отзывы людей по поводу вашей работы?
Если хотя бы на один вопрос вы ответили положительно, собрание с использованием страницы — то что нужно.
Когда станет понятно, что такой формат собрания вам подходит, создайте страницу в любом инструменте для совместной работы. Confluence — идеальный вариант для этих целей.
Совет: определите свою аудиторию
Вовсе необязательно использовать этот подход или шаблон для каждого собрания. Такой формат наиболее эффективен при принятии решений или достижении консенсуса.
2. Создайте страницу 30 мин
Для максимальной ясности на вашей странице всегда должны содержаться: цель собрания, круг вопросов, желаемые результаты и основные обсуждаемые темы. В идеале вся эта информация должна располагаться сверху.
| Цель/тема собрания | Поможет участникам понять, о чем вы хотите поговорить, а также какого вида комментарии и вопросы от них ожидаются. Вот несколько примеров.
|
|---|---|
| Результаты собрания | Четко определите, какого результата вы ждете от встречи. |
| Основные темы для обсуждения | Заранее изложите темы, которые будут обсуждаться, чтобы читатели понимали, о чем пойдет речь. |
Пример с контентом:
Следующее действие в рамках инициатив DEI
| Цель/тема собрания | Обсуждение проблемы или блокера |
|---|---|
| Результаты собрания | Составленный план, который можно распространить среди сотрудников |
| Основные темы для обсуждения |
|
Ваша страница должна соответствовать аудитории и целям собрания. Например, вы можете добавить следующее.
Формулировка проблемы: напишите емкое и понятное предложение, описывающее проблему, с которой вы столкнулись. Донесите до своих читателей самое главное.
Предпосылки: объясните, для чего вы проводите это собрание и почему его результат имеет значение. Выделите суть с помощью емкого заголовка, например «Почему это важно» или какой-либо другой броской фразой.
- Текущая ситуация. Опишите контекст для новичков в проекте.
- Кратко очертите тенденции, прошлые данные, свой подход и достигнутый к сегодняшнему дню прогресс.
-
Для удобства чтения пользуйтесь маркированными списками.
Предлагаемое решение: если у вас есть на примете вариант решения проблемы, поделитесь им! Четко сформулируйте, что вы рекомендуете и почему.
- Подкрепите свои соображения данными.
- Сформулируйте гипотезы и аргументируйте их.
-
Четко определите, что еще требуется изучить.
Следующие действия. Какие изменения вы хотите увидеть после собрания? Этот шаг особенно полезен, если вы знаете, что за время встречи не удастся полностью решить проблему.
Раздел часто задаваемых вопросов позволит быстро и заблаговременно предоставить нужные сведения.
Следующее действие в рамках инициатив DEI
Формулировка проблемы
За последний месяц мы провели ряд бесед с отдельными лицами, командами и группами о том, как еще мы можем содействовать повышению разнообразия.
Фон
Почему это важно. Мы все согласны с тем, что у нас есть прочная основа DEI, и хотим с ее помощью ускорить прогресс.
Предлагаемое решение
Итог. На следующий год мы ставим перед собой три ключевые цели.
- Запуск программы «Новые лидеры»
- Повышение разнообразия на всех уровнях, особенно в руководящем составе
- Создание более прозрачной процедуры найма персонала
Следующие действия
Как это работает. На этой неделе команда по работе с людьми изложит план достижения каждой цели и поделится им со всеми сотрудниками. Если у вас есть идеи или предложения, обратитесь к любому участнику этой команды.
После создания страницы обязательно укажите ее в приглашении на собрание.
3. Проведите собрание с использованием страницы 20 минут
В начале расскажите (или напомните) участникам о цели собрания. Объясните присутствующим, какие действия от них ожидаются, и помните, что собрание с использованием страницы может быть для них в новинку.
Затем выделите время, чтобы собравшиеся могли прочитать вашу страницу, понять ее посыл и подумать об идеях или предложениях для решения проблем. Плюс такого подхода в том, что участники получат полный контекст в рамках собрания и смогут эффективно рассуждать о возможных вариантах.
- Постарайтесь выделить на предварительное чтение 5 минут или больше в зависимости от объема страницы.
-
Дайте участникам возможность прокомментировать содержимое и проголосовать за то, что они хотели бы обсудить на встрече.
Наконец, погрузитесь в обсуждение! Проведите собрание, используя страницу и добавленные комментарии в качестве ориентира.
4. Примите решение или определите следующие действия (и назначьте ответственных) 10 мин
Чтобы четко понимать, дан ли предложенному решению зеленый свет, добавьте на страницу флажки для каждого подтверждающего лица.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@ | |||
@ |
| ||
@ |
|
Постарайтесь, чтобы в конце собрания у вас был зафиксирован четкий результат, решение или дальнейшие действия. Если вам нужно решить проблему, вы можете внести ясность, добавив на страницу флажок для каждого подтверждающего лица.
В конце встречи попросите участников поставить флажок, если они одобряют решение. Если кто-то сомневается, пусть укажет причины, которые послужат основой для дальнейших действий.
Следующее действие в рамках инициатив DEI
Формулировка проблемы
За последний месяц мы провели ряд бесед с отдельными лицами, командами и группами о том, как еще мы можем содействовать повышению разнообразия.
Фон
Почему это важно. Мы все согласны с тем, что у нас есть прочная основа DEI, и хотим с ее помощью ускорить прогресс.
Предлагаемое решение
Итог. На следующий год мы ставим перед собой три ключевые цели.
- Запуск программы «Новые лидеры»
- Повышение разнообразия на всех уровнях, особенно в руководящем составе
- Создание более прозрачной процедуры найма персонала
Следующие действия
Как это работает. На этой неделе команда по работе с людьми изложит план достижения каждой цели и поделится им со всеми сотрудниками. Если у вас есть идеи или предложения, обратитесь к любому участнику этой команды.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@Mia Snyder | I’m comfortable as long as the recruiting team is looped in. | ||
@Will Allen |
| ||
@Jie Song |
|
5. Обновите страницу в соответствии с отзывами 10 мин
После собрания страница может стать артефактом, где будут все комментарии и решения, принятые по вашему проекту. Она может выступать в качестве постоянного и надежного источника информации, к которому можно обратиться в любое время.
Ниже приведено несколько действий, которые вы можете сделать для достижения этой цели.
- Документируйте решения в верхней части страницы. Указывайте как само решение, так и его причину. Так вы быстро узнаете результат собрания.
- Упреждайте вопросы. Если участники задавали вопросы, которые не были затронуты на странице, добавьте ответы на них, чтобы дать нужные сведения будущим читателям.
- Прорабатывайте идеи. Отзывы участников могут подать вам идею, которая поможет доработать или лучше обосновать ту или иную рекомендацию. Такие ценные сведения определенно следует отразить на странице.
[В конкретную дату] нам одобрили реализацию [рекомендации]. Такой выбор был сделан [в силу конкретных причин].
Совет: обновляйте страницу
Собрания с использованием страницы позволяют получить более качественную и надежную информацию. В отличие от встреч, проводимых устно или с помощью слайдов, после таких собраний артефакт продолжает приносить пользу в течение долгого времени.
С учетом этого после собрания стоит потратить немного времени на обновление страницы, чтобы отразить все, что вы обсудили.
Последующие действия
Обновив страницу, поделитесь ею с участниками собрания и всеми заинтересованными сторонами, которые должны быть проинформированы о решении, но не присутствовали на обсуждении.
Изучите другие сценарии
От наших команд — вашим
Подпишитесь на нашу ежемесячную информационную рассылку и будьте в курсе новейших сценариев, советов и рекомендаций.
