В чем суть личного руководства пользователя?
Личное руководство пользователя для работы — это документ, в котором описывается стиль работы сотрудника, его предпочтения, сильные стороны и привычки в общении.
Зачем прогонять сценарий «Мое руководство пользователя»?
Во время проведения сценария «Мое руководство пользователя» для команд создается особое безопасное пространство, в котором каждый участник может четко сформулировать свои ожидания и рассказать коллегам, как лучше всего с ним работать. Исследования показывают, что четко сформулированные предпочтения по организации рабочего процесса повышают эффективность сотрудничества.
Когда целесообразно составлять личное руководство пользователя?
Рабочее руководство пользователя выручает, когда вы приходите в новую команду, вступаете в руководящую должность или начинаете проект, предполагающий тесное сотрудничество. Оно также может оказаться полезным на тимбилдингах или при возникновении конфликтов. В целом оно помогает всегда, когда требуется прояснить неочевидные моменты и укрепить командный дух.
Пять преимуществ личных руководств пользователя
- Улучшение коммуникации. Согласно исследованиям, уточнение предпочитаемого стиля взаимодействия снижает количество разногласий и повышает эффективность работы.
- Укрепление сотрудничества. Когда коллеги знают оптимальный способ работы друг друга, вся команда действует более слаженно.
- Ускорение адаптации. Новые участники команды могут быстро узнать ваши сильные стороны, предпочтения и рабочие привычки, что ускоряет интеграцию.
- Предотвращение конфликтов. По данным исследования, четко сформулированные ожидания предотвращают возможные конфликты или разочарования в отношении стилей работы и взаимодействия.
- Повышение производительности. Когда коллеги знают, как с вами лучше всего взаимодействовать, быстрее достигается взаимопонимание и растет общая продуктивность работы.
Руководство пользователя на практике
Участник команды делится своим руководством пользователя в Confluence через Zoom.
Примеры элементов документа My User Manual (Мое руководство пользователя) включают настройку работы и предпочтительные способы общения.
Эта команда собралась, чтобы поделиться своими руководствами пользователя лично и в видеочате.
Что вам понадобится
Видеоконференция с функцией демонстрации экрана или место для собраний
Цифровой инструмент для совместной работы (см. шаблоны)
Ресурсы для сценария
Шаблоны Atlassian
Другие шаблоны
Как составить руководство пользователя
ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА
- Подготовьте руководство пользователя по шаблону
- Представьте его своей команде
- Сохраните свое руководство пользователя, чтобы потом делиться им с другими
1. Подготовьте личное руководство пользователя 30 мин
Перед собранием попросите каждого участника команды заполнить руководство пользователя. Участники могут воспользоваться одним из предоставленных шаблонов или написать руководство с нуля. Пусть они ответят на те вопросы, по которым готовы поделиться информацией. Вот несколько идей для начала.
Работа
- Как устроены ваша работа и жизнь?
- Где вы обычно работаете?
Какой у вас рабочий график?
общайтесь
- Как лучше всего с вами связаться?
- Какие способы связи с вами лучше не использовать?
Какие каналы связи вы предпочитаете?
Отзыв
- Как вы хотите получать обратную связь?
Какие форматы обратной связи вам подходят?
Ценности
Каковы ваши три главные ценности в жизни?
Достижения
Каким достижением вы гордитесь больше всего?
Совет: АДАПТИРУЙТЕ ПОД СЕБЯ
Мы предоставили шаблон с вопросами, но рекомендуем адаптировать его под себя: используйте яркие цвета, мемы и интересные факты.
2. Заложите фундамент 5 мин
Попросите участников команды поделиться на собрании своим личным руководством пользователя. Для команды, которая работает удаленно, понадобится настроить видеоконференцию с возможностью демонстрации экрана. А в случае очной встречи найдите место, где вы можете свободно поделиться своим руководством. Если вы планируете читать с листа, не забудьте разослать участникам цифровую копию. Затем расскажите о правилах сценария.
- Задача этого мероприятия в том, чтобы участники команды узнали, как создать друг для друга оптимальные условия, чтобы работать максимально эффективно.
- Никого не будут заставлять делиться информацией против воли.
- Это собрание — безопасное место. Информация, которой поделятся участники, не будет использована против них.
Совет: НОВЫЕ СОТРУДНИКИ
Когда к работе приступают новые сотрудники, дайте им задание в течение 90 дней написать и представить свои руководства пользователя.
3. Поделитесь своим личным руководством пользователя 30–60 минут
Каждый участник представляет команде свое руководство пользователя и отвечает на любые вопросы коллег по его содержанию.
Последующие действия
Храните руководства пользователя в разделе Confluence или другом файлообменном пространстве команды, чтобы будущие коллеги могли быстро изучить их.
Варианты
Прощупайте почву
Чтобы собрание было недолгим, постарайтесь ограничиться в шаблоне вопросами о графике работы, идеальной среде, предпочтительных способах общения и особенностях обучения, не углубляясь в детали.
Добавьте индивидуальности
Предложите участникам команды вместе пройти личностный тест или обучение, используя DiSC, Strengths Finder или типологию Майерс-Бриггс. Поделитесь результатами и обсудите их в команде.
От наших команд — вашим
Подпишитесь на нашу информационную рассылку и будьте в курсе новейших сценариев, советов и рекомендаций.
