Como o IAG tornou o local de trabalho mais sólido e resiliente otimizando e mudando para o Atlassian Data Center

Depois que a equipe concordou com o plano, a primeira etapa foi limpar as instâncias do servidor para que pudessem demonstrar ganhos rápidos aos líderes – em específico com relação as melhorias de desempenho e economia de custos – ao garantir que eles transferissem apenas dados, páginas, espaços e configurações essenciais.

"Fizemos algo inteligente e usamos análise de dados para ver o que as pessoas estavam usando ou não", diz Sharon. "Reduzimos o número de campos do Jira em 56% para criar a configuração padrão. Também reduzimos o número de tipos de problema em 75% e número de fluxos de trabalho em 80%. Foi trabalho duro e fizemos com delicadeza".

Durante esse processo de limpeza, o IAG arquivou ou removeu 47% dos projetos do Jira Software e 66% dos espaços do Confluence, o que não proporcionou só o upgrade mais estável, mas também aumentou a consistência e precisão dos relatórios de dados.

No segundo semestre de 2020, a engenharia estava preparada para lançar seu primeiro ponto central do Data Center. Como o upgrade do Confluence estava quase pronto, eles migraram com rapidez o Jira Software para o Data Center também. No mês, as duas soluções fizeram o upgrade completo e estavam prontas para a implantação.

Durante o processo do upgrade, o IAG contou com o gerente de contas técnicas da Atlassian, Jared Winter, para obter suporte e orientação de nível empresarial. "Assim que Jared entrou, ele se encaixou com a equipe e a cultura. As pessoas respeitaram seu conhecimento logo de começo e sua experiência passada com a AWS," diz Sharon. "Ele tem sido fantástico ao reunir a Atlassian e o IAG para conseguir esse upgrade. Não teríamos feito sem ele".

Melhorando hoje e se preparando para o futuro

Agora que o IAG funciona no Atlassian Data Center, equipes de toda a empresa podem trabalhar com mais rapidez, segurança e serem mais colaborativos.

Os mais de 5.000 Confluence-users (um aumento de 30% em dois anos) contam com a solução para gerenciamento e compartilhamento de conhecimento, brainstorming, gerenciamento de listas de verificação para lançamentos, preenchimento de post mortems e comunicação entre locais e fusos horários. Cerca de 4.000 usuários (aumento de 45% em dois anos) também usam o Jira Software, o Bitbucket e o Bamboo para lidar com cada fase do ciclo de vida de desenvolvimento de produto, do roadmapping e planejamento do sprint e até testes, implementação e manutenção e gerenciamento de portfólio.

Automatizar a criação de novos espaços e projetos, e ao mesmo tempo diminuir o número de configurações ajudou os funcionários e a empresa. "Antes, pessoas tinham que esperar dois ou três dias para criar o projeto. Agora é instantâneo e mais de 80% dos projetos do Jira estão na configuração consistente e recomendada," explica Sharon. "Essa ação poupa 15 minutos de trabalho repetitivo da equipe para cada configuração e nos permitiu reduzir de verdade os obstáculos e preparar as ferramentas para avançar [para a nuvem]". A longo prazo, esses incrementos de 15 minutos somam mais de 100 horas economizadas em menos de um ano.

O IAG também liberou melhores relatórios cumulativos por meio do Data Center, o que ajudou a entender melhor quais ferramentas as pessoas estão usando e como. "Os relatórios foram importantes para ver como poderíamos redimensionar do jeito certo o licenciamento e desativar várias ferramentas que não eram duplicáveis ou não estavam sendo usadas," diz Sharon. Agora somos mais proativos, não estamos reagindo com frequência e as pessoas querem usar as ferramentas porque são mais estáveis.

Com o conjunto de soluções do Data Center na ponta dos dedos, os funcionários estão trabalhando mais rápido e entregando ainda mais valor, em especial à medida que crescem em tamanho e locais. Olhando para o futuro, a equipe se sente mais confiante do que nunca sobre a capacidade de acompanhar o ritmo das alterações à medida que transformam suas empresas e o mercado.

"Apenas funciona": avançando com sistema padronizado, simples e escalável

À medida que a equipe de engenharia reflete sobre o progresso, não há dúvida de que a atualização para o Atlassian Data Center ajudou a dar o passo significativo em direção à transformação digital e criar um IAG mais forte e resiliente.

Além de alcançar os objetivos iniciais de aumentar a eficiência, a padronização e a escalabilidade mantendo o controle, Sharon e Michael apreciam como a mudança para o Data Center proporcionou tranquilidade e mostrou o valor agregado que a equipe pode oferecer. "Com o Data Center, podemos fazer upgrades com tempo de inatividade zero e todas automatizadas. Coisas como a reindexação costumavam levar quase 12 horas e precisavam ser feitas no horário comercial," diz Sharon. Michael acrescenta: "Apenas funciona. Eu nem fico por perto para observar as pessoas fazendo mudanças!"

A economia de tempo e aumento da segurança do usuário também mudou a relação entre a engenharia e os negócios. "A maior alteração foi deixar de pedir desculpas pelo mau desempenho e disponibilidade para ter tempo para agregar valor aos usuários e focar no caminho futuro para o Atlassian Cloud," diz Sharon. Michael concorda: "Em vez de ficar preso no trabalho regular, estamos ajudando a responder perguntas dos usuários. É menos sobre, 'Você pode fazer alguma coisa por mim?' e mais sobre, 'Como posso fazer alguma coisa?'"

Essas eficiências e relacionamentos aprimorados estão estabelecendo as bases para os próximos passos na jornada digital do IAG. A fim de se preparar para a migração para os produtos Atlassian Cloud, a equipe arquivou 27% mais projetos do Jira Software e 6% mais espaços do Confluence. A liberação de tempo e recursos com o Data Center permitiu que a equipe mudasse o foco com confiança para otimizar outras ferramentas existentes (como o Bitbucket e o Bamboo) e implementar novas ferramentas (como o ProForma).

Em cada etapa da transformação, Sharon diz que a cultura e a colaboração do IAG com a Atlassian têm sido a chave para o progresso positivo. "Trabalhamos juntos como equipe (inclusive com a Atlassian), apoiamos e confiamos uns nos outros, temos a coragem de resolver problemas com antecedência e conseguimos nos divertir ao longo do caminho. Aplicar metodologias do Agile e priorizar o trabalho em conjunto para entender em grupo a jornada foi de grande contribuição para o sucesso da equipe na mudança para o Data Center."