IAG + Atlassian
O upgrade para o Data Center deu para a gente a capacidade de oferecer melhor desempenho e velocidade para as equipes, e proporcionou o tempo necessário para planejar como – e quando – vamos migrar para a nuvem.
80%
TBD
Redução nas configurações
66%
TBD
Redução nos espaços do Confluence depois da limpeza
0
TBD
Tempo de inatividade necessário para upgrades
Setor
Serviços financeiros
Localização
Sede em Sydney, Austrália
Número de usuários
> 12.000
Produtos Atlassian
Como o IAG tornou o local de trabalho mais sólido e resiliente otimizando e mudando para o Atlassian Data Center
Na busca por "criar o IAG mais sólio e resiliente", o maior provedor de seguros da Austrália começou a transformação digital que engloba a migração de muitos sistemas, – incluindo a Atlassian – para a nuvem. No entanto, quando o IAG começou a planejar a jornada para o Atlassian Cloud, eles perceberam que precisavam da etapa provisória que resolvesse os desafios imediatos do sistema e mantivesse eles no controle da infraestrutura. Otimizando suas instancias no servidor (incluindo redução de configurações em 80%) e depois mudando para o Atlassian Data Center na AWS, o IAG aumentou a velocidade, estabilidade e escalabilidade enquanto coloca em prática os preparativos mais importantes para agilizar a mudança futura para o serviço de nuvem da Atlassian.
Por natureza, as seguradoras adoram analisar os riscos. E a cultura interna do Insurance Australia Group (IAG) é trabalhar em conjunto para assumir riscos calculados. Então, não é surpresa que a empresa tenha abordado a transformação digital com uma combinação saudável de ambição e cuidado.
Como parte da estratégia de "criar o IAG mais forte e resiliente", a empresa está trabalhando para transformar a experiência do cliente ao recriar as principais plataformas a fim de permitir maior agilidade. Essa tarefa engloba o planejamento de migração na nuvem para muitas das plataformas, incluindo a Atlassian. Embora as ambições do IAG estejam impulsionando a migração para a nuvem, a análise sugeriu uma "pausa" no Atlassian Data Center.
No primeiro passo na jornada de transferência para a nuvem, o IAG escolheu migrar sua plataforma Atlassian para o Data Center na AWS a fim de aproveitar os recursos da nuvem sem abrir mão de imediato do controle da infraestrutura. Ao otimizar as instâncias do servidor e depois mudar para o Data Center, a equipe melhorou a produtividade, a estabilidade e a escalabilidade, ao mesmo tempo que planejam a rota sensata para alcançar suas ambições em relação à nuvem.
Etapas provisórias no caminho para a migração na nuvem
Por anos, o IAG usou as soluções da Atlassian "para ajudar os clientes de jeito rápido", como explica Sharon Warner, Líder de entrega da implementação contínua da cadeia de ferramentas. A equipe de engenharia adotou o Jira e o Confluence Server por volta de 2010 e as ferramentas se espalharam como algo orgânico por toda a empresa. Com o tempo, a base de usuários Atlassian do IAG cresceu e começou a ultrapassar os limites do plano servidor, sobrecarregando o sistema e prejudicando a velocidade e o desempenho.
As necessidades da empresa também se expandiram com o tempo. Líderes e funcionários queriam relatórios mais avançados para acompanhar e gerenciar o crescimento, melhor monitoramento de desempenho e vulnerabilidades, e outras funções adequados para empresas como essa.
Então, no evento do Atlassian Team em 2019, a equipe de engenharia do IAG teve a ideia enquanto ouviam as histórias de outras pessoas sobre transformação digital e migração na nuvem. "O gerente disse, 'Queremos migrar para a nuvem!'" Sharon lembra. "Mas quando chegamos em casa caímos na realidade. A nuvem é para onde estamos migrando, mas percebemos que precisamos da etapa intermediária".
Parte do desafio era que o IAG precisava de uma correção mais rápida para velocidade e desempenho, e eles não tinham tanto tempo de se preparar do jeito certo a fim de migrar para o SaaS. A empresa também estava desenvolvendo a estrutura de framework interno para a governança das atividades de adoção da nuvem e, como uma das primeiras cargas de trabalho a migrar o pacote da Atlassian, foi o jeito valioso de testar novos processos.
Enquanto a Equipe do IAG continua monitorando o roteiro do Atlassian Cloud para que possam tomar a decisão fundamentada sobre quando migrar, o Data Center no AWS apresentou o ponto de partida perfeito para resolver os desafios imediatos, manter eles no controle e preparar o caminho para a nuvem. "Ao fazer upgrade para o Data Center, podemos tomar a decisão sensata sobre como – e quando – migrar para a nuvem".
Otimizando e mudando para o upgrade estável do Data Center
Depois de obter aprovação e financiamento para o Data Center, mostrando como as melhorias internas da Atlassian resultariam na melhor experiência do cliente, a engenharia adotou a abordagem de "otimizar e mudar" para o upgrade.
A equipe começou organizando o workshop de planejamento onde os principais colaboradores podiam entender os papéis uns dos outros, e os desafios e pressões que cada pessoa enfrentava. A empatia e o alinhamento dessa maneira não só ajudaram a criar o plano mais eficaz desde o começo, mas também a resolver em conjunto problemas complexos no futuro.
"Desenvolver o consenso em torno do melhor processo para toda a equipe. Não se trata de uma pessoa ditar ou conseguir o que quer, mas de conseguir um processo que todos apoiem". - Michael Thornhill, líder técnico
Antes, pessoas tinham que esperar dois ou três dias para criar o projeto. Agora é instantâneo e mais de 80% dos projetos do Jira estão na configuração consistente e recomendada".
Sharon Warner
Líder de entrega da implementação contínua da cadeia de ferramentas
Depois que a equipe concordou com o plano, a primeira etapa foi limpar as instâncias do servidor para que pudessem demonstrar ganhos rápidos aos líderes – em específico com relação as melhorias de desempenho e economia de custos – ao garantir que eles transferissem apenas dados, páginas, espaços e configurações essenciais.
"Fizemos algo inteligente e usamos análise de dados para ver o que as pessoas estavam usando ou não", diz Sharon. "Reduzimos o número de campos do Jira em 56% para criar a configuração padrão. Também reduzimos o número de tipos de problema em 75% e número de fluxos de trabalho em 80%. Foi trabalho duro e fizemos com delicadeza".
Durante esse processo de limpeza, o IAG arquivou ou removeu 47% dos projetos do Jira Software e 66% dos espaços do Confluence, o que não proporcionou só o upgrade mais estável, mas também aumentou a consistência e precisão dos relatórios de dados.
"Limpe e padronize antes de mudar [para o Data Center ou para a nuvem]. Esse é o jeito de gerar a ferramenta corporativa para o futuro". Sharon Warner, Líder de entrega da implementação contínua da cadeia de ferramentas
No segundo semestre de 2020, a engenharia estava preparada para lançar seu primeiro ponto central do Data Center. Como o upgrade do Confluence estava quase pronto, eles migraram com rapidez o Jira Software para o Data Center também. No mês, as duas soluções fizeram o upgrade completo e estavam prontas para a implantação.
"Não vá direto utilizar. Teste primeiro para evitar derrubar o sistema ou deixar as coisas mais lentas". Sharon Warner, Líder de entrega da implementação contínua da cadeia de ferramentas
Durante o processo do upgrade, o IAG contou com o gerente de contas técnicas da Atlassian, Jared Winter, para obter suporte e orientação de nível empresarial. "Assim que Jared entrou, ele se encaixou com a equipe e a cultura. As pessoas respeitaram seu conhecimento logo de começo e sua experiência passada com a AWS," diz Sharon. "Ele tem sido fantástico ao reunir a Atlassian e o IAG para conseguir esse upgrade. Não teríamos feito sem ele".
"Ter pessoas internas trabalhando no upgrade, não só terceiros, deu a eles as habilidades e o conhecimento sobre como e porque o sistema foi construído. Assim, o conhecimento passa para a equipe". - Jared Winter, Gerente de contas técnicas do IAG
Agora somos mais proativos, não estamos reagindo com frequência e as pessoas querem usar as ferramentas porque são mais estáveis.
Sharon Warner
Líder de entrega da implementação contínua da cadeia de ferramentas
Melhorando hoje e se preparando para o futuro
Agora que o IAG funciona no Atlassian Data Center, equipes de toda a empresa podem trabalhar com mais rapidez, segurança e serem mais colaborativos.
Os mais de 5.000 Confluence-users (um aumento de 30% em dois anos) contam com a solução para gerenciamento e compartilhamento de conhecimento, brainstorming, gerenciamento de listas de verificação para lançamentos, preenchimento de post mortems e comunicação entre locais e fusos horários. Cerca de 4.000 usuários (aumento de 45% em dois anos) também usam o Jira Software, o Bitbucket e o Bamboo para lidar com cada fase do ciclo de vida de desenvolvimento de produto, do roadmapping e planejamento do sprint e até testes, implementação e manutenção e gerenciamento de portfólio.
Automatizar a criação de novos espaços e projetos, e ao mesmo tempo diminuir o número de configurações ajudou os funcionários e a empresa. "Antes, pessoas tinham que esperar dois ou três dias para criar o projeto. Agora é instantâneo e mais de 80% dos projetos do Jira estão na configuração consistente e recomendada," explica Sharon. "Essa ação poupa 15 minutos de trabalho repetitivo da equipe para cada configuração e nos permitiu reduzir de verdade os obstáculos e preparar as ferramentas para avançar [para a nuvem]". A longo prazo, esses incrementos de 15 minutos somam mais de 100 horas economizadas em menos de um ano.
O IAG também liberou melhores relatórios cumulativos por meio do Data Center, o que ajudou a entender melhor quais ferramentas as pessoas estão usando e como. "Os relatórios foram importantes para ver como poderíamos redimensionar do jeito certo o licenciamento e desativar várias ferramentas que não eram duplicáveis ou não estavam sendo usadas," diz Sharon. Agora somos mais proativos, não estamos reagindo com frequência e as pessoas querem usar as ferramentas porque são mais estáveis.
Com o conjunto de soluções do Data Center na ponta dos dedos, os funcionários estão trabalhando mais rápido e entregando ainda mais valor, em especial à medida que crescem em tamanho e locais. Olhando para o futuro, a equipe se sente mais confiante do que nunca sobre a capacidade de acompanhar o ritmo das alterações à medida que transformam suas empresas e o mercado.
Em vez de ficar preso no trabalho regular, estamos ajudando a responder perguntas dos usuários. É menos sobre "Você pode fazer alguma coisa por mim?" e mais sobre "Como posso fazer alguma coisa?"
Michael Thornhill
líder técnico
"Apenas funciona": avançando com sistema padronizado, simples e escalável
À medida que a equipe de engenharia reflete sobre o progresso, não há dúvida de que a atualização para o Atlassian Data Center ajudou a dar o passo significativo em direção à transformação digital e criar um IAG mais forte e resiliente.
Além de alcançar os objetivos iniciais de aumentar a eficiência, a padronização e a escalabilidade mantendo o controle, Sharon e Michael apreciam como a mudança para o Data Center proporcionou tranquilidade e mostrou o valor agregado que a equipe pode oferecer. "Com o Data Center, podemos fazer upgrades com tempo de inatividade zero e todas automatizadas. Coisas como a reindexação costumavam levar quase 12 horas e precisavam ser feitas no horário comercial," diz Sharon. Michael acrescenta: "Apenas funciona. Eu nem fico por perto para observar as pessoas fazendo mudanças!"
A economia de tempo e aumento da segurança do usuário também mudou a relação entre a engenharia e os negócios. "A maior alteração foi deixar de pedir desculpas pelo mau desempenho e disponibilidade para ter tempo para agregar valor aos usuários e focar no caminho futuro para o Atlassian Cloud," diz Sharon. Michael concorda: "Em vez de ficar preso no trabalho regular, estamos ajudando a responder perguntas dos usuários. É menos sobre, 'Você pode fazer alguma coisa por mim?' e mais sobre, 'Como posso fazer alguma coisa?'"
Essas eficiências e relacionamentos aprimorados estão estabelecendo as bases para os próximos passos na jornada digital do IAG. A fim de se preparar para a migração para os produtos Atlassian Cloud, a equipe arquivou 27% mais projetos do Jira Software e 6% mais espaços do Confluence. A liberação de tempo e recursos com o Data Center permitiu que a equipe mudasse o foco com confiança para otimizar outras ferramentas existentes (como o Bitbucket e o Bamboo) e implementar novas ferramentas (como o ProForma).
Em cada etapa da transformação, Sharon diz que a cultura e a colaboração do IAG com a Atlassian têm sido a chave para o progresso positivo. "Trabalhamos juntos como equipe (inclusive com a Atlassian), apoiamos e confiamos uns nos outros, temos a coragem de resolver problemas com antecedência e conseguimos nos divertir ao longo do caminho. Aplicar metodologias do Agile e priorizar o trabalho em conjunto para entender em grupo a jornada foi de grande contribuição para o sucesso da equipe na mudança para o Data Center."
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