ASU + Atlassian
Agilidade no ensino superior
Setor
Ensino superior
Número de usuários
1.800
Localização
Tempe, Arizona
Produtos
Apps do Marketplace
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Como o departamento de TI da Universidade Estadual do Arizona está usando práticas e dados ágeis para mudar o futuro do ensino superior.
As universidades cultivam dois produtos inestimáveis: pessoas e ideias. Os ex-alunos podem continuar fazendo contribuições significativas para a força de trabalho, enquanto as ideias desenvolvidas por meio de pesquisas acadêmicas ajudam a moldar a maneira como a gente se relaciona e se envolve com o mundo ao redor. As instituições de ensino superior, sobretudo as grandes, tendem a ter problemas para evoluir com a mesma rapidez em que as ideias e as pessoas se desenvolvem dentro delas. Por esse motivo, se tornou fundamental que as universidades reimaginem seus processos de trabalho, tanto para seu próprio sucesso quanto para as comunidades que dependem do capital intelectual que produzem.
A ASU é uma das maiores universidades dos Estados Unidos e foi nomeada como a Nº 1 em inovação nos últimos quatro anos. Como instituição, a ASU prioriza a promoção de uma experiência de aprendizado on-line e presencial que seja acessível e flexível para estudantes de todos os estilos de vida por meio de sua iniciativa Universal Learning, que oferece recursos que ajudam um grupo diversificado de alunos convencionais e não tradicionais. Por meio da sua abordagem interdisciplinar com foco na criação do futuro das Cidades Inteligentes, a ASU também está buscando estratégias educacionais que vão integrar a tomada de decisão orientada por dados e o planejamento da cidade, além de proporcionar mais oportunidades para os alunos transformarem soluções comunitárias inovadoras em realidades técnicas.
Para escalar essa ambição de deixar a educação mais acessível e modernizar as capacidades de fluxo de trabalho da Universidade, a ASU contratou um Diretor de informações para aumentar a capacidade da instituição de atender aos alunos e nutrir ideias e liderar a transformação ágil em toda a Universidade.
Ferramentas para o futuro da TI
O departamento de TI (conhecido como University Technology Office ou UTO), em particular, estava pronto para ajudar a liderar essa mudança, pois já havia uma base técnica por meio do pacote da Atlassian para apoiar as práticas ágeis. Como a ASU priorizou itens relacionados à educação e o acesso em um nível estratégico, o departamento de TI enfrentou problemas de custo e usabilidade com sua ferramenta original de gestão de projetos. O custo de adicionar novos usuários e a natureza fragmentada da ferramenta ameaçavam minar a eficácia do departamento de TI.
Nathanael Davis, Diretor de Suporte Empresarial e Garantia de Qualidade do UTO, junto com sua equipe, liderou um processo de avaliação minucioso, no qual várias equipes testaram diversas soluções de fluxo de trabalho. Esse processo resultou na adoção do Jira Software Cloud, usado para gestão de projetos, administração de rede, suporte ao cliente, projetos de marketing, rastreamento de bugs e geração de relatórios; do Confluence Cloud, usado para planejamento e colaboração de projetos, suporte e documentação instrucional e atualizações de status do projeto; e do Tempo, um dos principais aplicativos do Atlassian Marketplace. A ASU trabalhou em conjunto com a Tempo na busca de uma solução que oferecesse visibilidade do impacto geral do projeto, monitorasse o tempo gasto em projetos específicos e cobrasse os clientes. “A gente tem orgulho de fazer parte do sucesso do processo de transformação da ASU”, diz Philippe-Olivier Marchand, Gerente de Sucesso do Cliente da ASU na Tempo. O pacote da Atlassian e o Tempo criaram um fluxo de trabalho moderno que pode ser escalado com a Universidade e apoiar melhor suas iniciativas estratégicas.
O benefício do conjunto de ferramentas da Atlassian é poder atender à variedade de demandas dos clientes com continuidade e eficiência.
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O departamento de TI da ASU agora está espalhando a adoção de suas ferramentas e processos para equipes em toda a universidade. "A gente desenvolveu um template completo de gerenciamento de serviços de TI para ajudar no processo de integração de novas equipes e apoiar os departamentos que podem não ter familiaridade com o Jira e com o Tempo", explica Nathanael. Esse template começa com uma consulta inicial e inclui treinamento sobre como usar as ferramentas da Atlassian. "A gente trabalha com as equipes para desenvolver pacotes do Jira que atendam às suas demandas de trabalho e processo. Esse "pacote" passa a ser o template deles. Sempre que solicitam um novo projeto, a gente apenas copia o template e atribui o projeto ao solicitante." Nathanael explica ainda, "às vezes, a gente recebe solicitações únicas para a configuração do Jira e do Tempo que não vão ser utilizadas outra vez, mas o benefício do conjunto de ferramentas da Atlassian é que ele permite oferecer suporte às diversas demandas dos clientes com transparência e eficiência." Esse template de serviço e suporte se espalhou por toda a Universidade e, por causa disso, mais equipes quiseram usar o Jira e o Tempo. As equipes que adotaram as ferramentas pertencem a áreas técnicas (Inteligência empresarial, Operações, Redes avançadas) e não técnicas (a equipe de marketing do Sun Devil Fitness Center), o que é possível devido à facilidade de uso e flexibilidade das ferramentas.
Com o fluxo de trabalho ágil em vigor, a gente está aumentando a eficiência das equipes de projeto para que o Gabinete de Tecnologia da Universidade acompanhe o ritmo inovador em que a ASU avança.
De parceiro de negócios a líder de negócios
“Com o fluxo de trabalho ágil em vigor, a gente está implementando eficiências nas equipes de projeto para que o departamento de TI acompanhe o ritmo inovador em que a ASU avança”, diz Nathanael. Ao aproveitar os níveis crescentes de relatórios disponíveis por meio do Jira e do Tempo, o departamento de TI pode fazer a medição direta de como seu trabalho apoia as metas institucionais e ter uma visão mais precisa da capacidade da equipe. Nathanael planeja usar esses novos insights para promover mais equilíbrio entre a vida pessoal e profissional da equipe por meio do planejamento de capacidade. “Ao analisar os dados dos planos e esforços no Jira e no Tempo, a gente consegue avaliar a eficiência do processo existente. Assim, a gente garante que os membros da equipe possam concluir o trabalho que planejavam fazer dentro do horário normal de trabalho”, diz ele. À medida que o processo de geração de relatórios da equipe amadurece, eles antecipam fazer contribuições significativas para as decisões organizacionais usando os dados coletados.
Graças à liderança inovadora de Nathanael e sua equipe, o departamento de TI da ASU passou a ser essencial para o sucesso futuro da Universidade, ajudando a reimaginar a experiência do ensino superior para todas as pessoas, em todos os lugares.
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