Como a Rivian economizou 2,5 milhões de dólares por ano, aumentou a satisfação e escalou com a centralização no Atlassian Cloud

Uma estratégia surpreendente de gerenciamento de mudanças gera confiança e adoção a longo prazo

Durante todo o processo de migração e centralização, a Rivian gerenciou a mudança com uma comunicação clara e frequente. A empresa reservou o horas do expediente para pessoas que tinham dúvidas ou precisavam de treinamento, abriu canais do Slack para dar suporte rápido e aceitou o que Mike chama de “ineficiências intencionais de curto prazo”.

Por exemplo, em alguns fluxos de trabalho, a Rivian manteve temporariamente dois campos duplicados no mesmo fluxo de trabalho. “Eles são o mesmo campo com os mesmos dados, mas mantivemos os dois para mostrar com o que as pessoas estavam acostumadas no início”, explica Mike. “Usamos o Atlassian Automation nos bastidores para manter os campos iguais e, em seguida, reduzimos a duplicação ao longo do tempo. Nós não apenas forçamos as pessoas a isso e encontramos resistência.”

Essas ineficiências de curto prazo foram recompensadas ao conquistar a confiança dos usuários e estabelecer as bases para a adoção a longo prazo.

Transformação do processo de solicitação de compra para economizar tempo e dinheiro

Usando o Atlassian Cloud, a Rivian transformou vários processos e criou novas soluções de trabalho em equipe para melhorar a eficiência, a eficácia e a experiência do usuário. Uma dessas soluções é o sistema Internal Purchasing Review (IPR) para revisar compras de todos os tipos e tamanhos.

Antes, mais de 300 partes interessadas usavam várias ferramentas para enviar, analisar e aprovar cerca de 2.200 compras por mês, e esse número vinha aumentando. O processo funcionava, mas o isolamento dos departamentos, os fluxos de trabalho repetitivos e a variedade de ferramentas sem nenhuma fonte de informações prejudicavam a eficiência e a escalabilidade.

"A Coupa faz os cheques, mas você precisa de contexto. É difícil ter disciplina com os gastos sem contexto", diz Mike. "Agora, a gente usa a Coupa para fazer os pagamentos, mas o contexto e a prestação de contas estão na Atlassian."

Aumento da velocidade e da padronização com uma nova solução

Para resolver esses desafios, a Digital Workplace & Solutions usou o Jira Service Management, o Recursos, o Jira e outras ferramentas integradas para criar uma nova solução de IPR que equilibra liberdade e eficiência para os usuários, com padronização e controles para a empresa.

Emily afirma: “Integrar a Coupa ao Jira Service Management permite inserir os dados da Coupa no JSM para proporcionar referência histórica e mais contexto sobre cada parte. As partes interessadas não sabiam o que estavam perdendo até começarem a usar o Jira, interagirem com outras partes interessadas e conhecerem maneiras de otimizar os processos de análise.”

Agora os usuários podem enviar solicitações de compra por meio da Coupa, embora o Jira Service Management também possa lidar com a ingestão.

Dentro de cada um desses estágios ou “portas” de revisão, há várias tarefas que as partes interessadas fazem no Jira.

Por exemplo, a Torre de Controle de Gastos faz cinco reuniões por semana para analisar as solicitações. As regras de Automação da Atlassian acionam o envio de uma série de e-mails detalhados ao conselho e às partes interessadas com informações sobre o cronograma e a pauta da reunião, lembretes sobre as próximas reuniões e um resumo de fim de semana de todas as atividades da reunião.

Automação e personalização juntas para proporcionar uma experiência do usuário aprimorada

Além de simplificar o processo de análise de compras, a Digital Workplace & Solutions considerou bem cada campo e e-mail para criar a melhor experiência para todas as partes interessadas. Por exemplo, as estimativas de custo são mostradas com cifrões e vírgulas para facilitar a leitura para os aprovadores, enquanto as regras de Automação da Atlassian eliminam toda a formatação em segundo plano de cálculos e relatórios.

Cada e-mail também foi criado com os usuários em mente. Antes, a criação e o envio desses e-mails era um processo manual que levava horas e resultava em erros frequentes. Agora, os usuários têm modelos inteligentes que podem aprovar e colocar na fila para envio automático com rapidez ou fazer alterações e pré-visualizar antes do envio manual.

Nenhum detalhe foi esquecido, como o formato dos nomes dos participantes da reunião para o preenchimento fosse correto no Outlook e no Slack. Por exemplo, as partes interessadas recebem notificações automáticas do Slack quando há um erro que paralisa o processo de IPR. A mensagem notifica as pessoas certas sobre o erro e dá instruções claras sobre como ele pode ser resolvido e quem deve ser contatado em caso de dúvidas.

Quando as partes interessadas analisam e gerenciam as solicitações, elas podem usar o app JXL for Jira do marketplace para editar e organizar cada item como fariam no Excel: uma função essencial que os usuários adoram na IPR e em outros fluxos de trabalho. “Sem exagero, mas as planilhas do JXL mudam vidas”, diz Mike. “Temos diversos usuários com diversos tipos de projetos, e todos eles consideram o JXL muito útil.”

Integrações perfeitas entre todas as ferramentas da Atlassian e de terceiros usadas no processo de IPR na Rivian garantem que os dados mais recentes sejam sempre refletidos em cada ferramenta, não importa onde foram inseridos. Por exemplo, quando uma parte interessada altera o status ou a descrição da solicitação na Coupa, a alteração automática das informações também ocorre no Jira Service Management. As regras de Automação também mapeiam cada ticket para o grupo ou pessoa certa. Portanto, quando surgem dúvidas, as partes interessadas sabem com quem entrar em contato.

Uma nova solução promove a transformação em toda a empresa

Assim como sua jornada para reduzir a carbonização, a Rivian já está vendo como pequenas melhorias de processo e tecnologia podem causar grandes impactos. A centralização no Atlassian Cloud Enterprise e a criação de novas soluções, como o fluxo de análise interna de compras, já economizaram milhões, melhoraram a experiência do usuário e formaram a base para a escalabilidade sem perder a liberdade necessária para inovar. Além disso, com o Atlassian Analytics, a Rivian consegue aproveitar todos os dados nos produtos Atlassian para criar relatórios e painéis, o que capacita a empresa a tomar decisões mais informadas e ainda economizar o dinheiro gasto em aplicativos de terceiros.

Agora, os funcionários estão gastando mais do seu valioso tempo colaborando em trabalhos que exigem resolução de problemas e discussões (como reuniões para debater a aprovação de uma compra), em vez de tarefas triviais, como alternar aplicativos, atualizar tickets, escrever pautas e enviar resumos de reuniões por e-mail. Além disso, os usuários têm mais contexto e referências históricas para tomar decisões melhores.

A Digital Workplace & Solutions está buscando novos casos de uso e ideias para melhorias, incluindo a centralização dos processos de organização de serviços, de instalações e de gerenciamento de fornecedores da Rivian. "A solução de IPR pode ser aplicada a outros processos porque agora há uma relação entre todos os dados e ferramentas da empresa", diz Mike.

De ferramentas para funcionários a carros para clientes, a Rivian está abordando todos os desafios com uma mentalidade colaborativa para alcançar em conjunto metas que seriam impossíveis sozinha. A empresa afirma: "a história da Rivian é unir pessoas que têm a mesma missão: proteger o planeta e as culturas do mundo para as gerações futuras."