A Royal Caribbean economiza 840 horas/mês e US$ 550 mil/ano ao escalar a entrega ágil com o Atlassian Cloud

Rumo ao dimensionamento ágil

Os mais de 5 milhões de passageiros que embarcam nos mais de 65 navios da Royal Caribbean para cruzar o mundo a cada ano se deparam com diferentes idiomas e estilos de vida. Eles precisam encontrar maneiras de se comunicar entre si para atender às suas necessidades e alcançar seus objetivos.

Quando Wais Mojaddidi ingressou na Royal Caribbean no final de 2022 como diretor de entrega ágil para comércio eletrônico global, ele percebeu que as equipes dentro da empresa estavam passando por jornadas semelhantes. A organização global de comércio eletrônico da empresa cresceu rapidamente depois da pandemia. Para atender à demanda, eles precisavam criar rapidamente novas equipes para ajudar no desenvolvimento de competências.

Durante esse período, algumas equipes personalizaram os fluxos de trabalho e configurações do Jira, o que dificultou a comparação do trabalho entre as equipes. “Foi como tentar se comunicar em idiomas diferentes. Havia diferentes definições sobre que estava concluído, epics criados e conectados de maneiras diferentes e muito mais”, explica Wais. “Ainda assim, as equipes conseguiam trabalhar em um nível elevado para atender à demanda. Mas, sem uma fonte única de informações na Atlassian, a gente precisava usar apresentações manuais em PowerPoint e longas conversas para se comunicar. E no PowerPoint, você pode contar uma história, mas ela não está conectada aos dados.”

Com a tarefa de resolver esses desafios e dimensionar a entrega ágil da Royal Caribbean, Wais lançou uma iniciativa para otimizar a plataforma Atlassian Cloud da empresa e criar um repositório centralizado. Em parceria com a Globant, seu parceiro de solução, o comércio eletrônico global alinhou as formas de trabalho das equipes, ajudou todos a se concentrarem no trabalho certo, economizou tempo na criação manual de relatórios e ganhou transparência nos dados em tempo real para tomar melhores decisões.

Uma nova solução para gerenciamento de portfólio eficiente e eficaz

O crescimento rápido de algumas para mais de dez equipes de Scrum exigiu o uso das melhores práticas de agilidade em escala. Ainda bem que Wais e a equipe de liderança de comércio eletrônico global tinham um plano: introduzir uma estrutura personalizada de Lean Portfolio Management (Gestão de portfólio enxuto, LPM) para priorizar o trabalho certo e gerar os resultados certos em escala.

“Para poder ativar e operacionalizar o LPM, nossa maneira de trabalhar e a linguagem das equipes precisavam ser consistentes. Com a padronização da linguagem, conseguimos conectar epics, funções e histórias do nosso portfólio de um jeito significativo. Também podemos usar o LPM para priorizar o desenvolvimento de competências que agregam valor associadas aos nossos ORCs. O uso dessa estrutura permite que todas as pessoas, sejam membros da equipe ou vice-presidentes, entendam de que forma priorizamos a agregação de valor ao decidir nosso foco”, ele afirmou.

A equipe de liderança de comércio eletrônico global determinou que o conjunto atual de ferramentas da Atlassian implementado na Royal Caribbean seria essencial para tirar essa ideia do papel, embora precisasse de algumas alterações. Wais tem mais de 10 anos de experiência no uso das ferramentas da Atlassian, mas precisava de mais recursos e conhecimento para dar suporte à iniciativa. Depois de entrar em contato com a Globant e descobrir os casos de sucesso da empresa em iniciativas similares, a Royal Caribbean trabalhou com a equipe para avaliar suas tecnologias da Atlassian implantadas, projetar uma nova solução e fazer a implementação dela.

Uma abordagem ágil possibilita o progresso e a parceria

Seguindo o processo ágil padrão, a equipe da Atlassian dentro do departamento de comércio eletrônico global trabalhou com as partes interessadas para coletar informações e requisitos, testar soluções padronizadas de maneira iterativa, fazer a otimização com base no feedback e realizar o dimensionamento.

Como a Royal Caribbean já trabalhou com a Globant no desenvolvimento de projetos-piloto, o repositório do Jira Cloud Premium facilitou a criação de várias provas de conceito. Wais e sua equipe apresentaram demonstrações das soluções para as partes interessadas de diversas áreas, discutiram o feedback delas e levaram as recomendações de volta à Globant. “O repositório do Jira Cloud Premium foi uma função essencial para nós nessa jornada de colaboração. Ele permitia a realização de testes de provas de conceito e plugins. Isso agregou muito valor!”, disse Wais.

À medida que a Globant e a Royal Caribbean configuravam os fluxos de trabalho e estabeleciam as definições de uma linguagem em comum, Wais e sua equipe incluíram os usuários no processo como uma maneira de conquistar a aprovação deles. “Como as pessoas já concordavam com o uso da Atlassian, era preciso fazer só algumas concessões e sacrifícios para convencer todas elas em relação à padronização, consolidação de relatórios e dimensionamento”, explicou Wais. “Para ganhar impulso de forma iterativa, tivemos que encontrar as pessoas certas para influenciar as outras e investir em quem usava essas ferramentas. Nosso objetivo era fazer essas pessoas se sentirem parte da solução.”

Adeus, arquivos de 80 páginas do PowerPoint. Olá, relatórios automatizados em tempo real do Confluence.

Com o lançamento da nova solução da Royal Caribbean, o departamento de comércio eletrônico global e a Globant trocaram as enormes apresentações estáticas com informações limitadas por uma única página do Confluence com dados obtidos em tempo real do Jira. Isso não só ajuda a economizar tempo, como também mantém todas as pessoas alinhadas, permitindo que elas logo entendam o que está acontecendo e por qual motivo.

“Podemos usar a capacidade dos recursos com mais eficiência, em vez de depender dos membros da equipe e pagar consultores para criarem e manterem apresentações de 80 páginas do PowerPoint todos os meses. Vamos passar menos tempo nos relatórios manuais e nos concentrar na descoberta e execução das nossas melhores competências”, disse Wais. “Com a ajuda da Globant, criamos uma página interativa do Confluence que extrai automaticamente dados precisos e em tempo real, usa uma linguagem consistente e se conecta ao trabalho que estamos realizando.”

A página tem várias seções, incluindo o seguinte:

Economia de mais de 800 horas e US$ 550.000 somente no primeiro ano

Com as páginas integradas e em tempo real do Confluence, que substituem relatórios mensais volumosos, a Royal Caribbean está economizando bastante tempo e gastos.

“O uso do Jira e do Confluence na automação dos relatórios gera economia de mais de 800 horas e de US$ 500.000 por ano nos custos de consultoria de gerenciamento que antes eram produzidos por relatórios manuais”, diz Wais. “A gente diminuiu o tempo gasto na coleta de dados e na criação de relatórios manuais do PowerPoint. O que era feito em oito horas por mês por cada equipe agora é feito em apenas 15 minutos. Esta enorme economia de tempo só vai aumentar à medida que a gente continua crescendo.”

Além disso, a padronização dos tipos de itens, campos e licenças de usuários do Jira gerou uma economia de quase US$ 50.000 e eliminou mais de 70% dos roteiros e fluxos de trabalho, o que deixou o sistema mais organizado e eficiente.

Wais contou que este é apenas o começo da jornada da Royal Caribbean para adotar a agilidade na empresa como um todo. Sua equipe já está trabalhando com a Globant nas próximas etapas do roteiro, incluindo a padronização da gestão de lançamentos e o monitoramento do impacto das melhorias.

“Agora podemos começar a conectar nosso trabalho aos dados reais dos clientes para acompanhar não só os resultados, mas também os ganhos”, disse Wais. “E quando amadurecermos e estabilizarmos os relatórios no nível do portfólio, vamos começar a dar suporte às iniciativas no nível da empresa. De que maneira podemos ajudar as mais de 1.800 pessoas em outras instâncias da organização? Podemos mostrar a elas como usar essas ferramentas da maneira certa para aumentar transparência do trabalho, garantir a conectividade entre as equipes e vincular nossos ORCs para gerar resultados.”

Com uma linguagem em comum, uma fonte única de verdade e as informações mais recentes sempre na ponta dos dedos, o departamento de comércio eletrônico global está pronto para ajudar a Royal Caribbean a avançar a todo vapor na sua jornada rumo à entrega de produtos ágeis em grande escala, além de oferecer viagens inesquecíveis.