Shopware + Atlassian
Com a ajuda dos tickets do Jira, todos podem ter acesso a uma visão geral dos projetos, coletar informações para colaborar com outros profissionais, além de organizar e atribuir subtarefas a mais equipes com facilidade.
Markus Merkwirth-Thimm
Tecnologia de gerenciamento de marketing para parceiros
Sobre a Shopware
Fundada em 2000 em Schöppingen, na Alemanha, a Shopware oferece uma plataforma de comércio digital completa e omnicanal com alta flexibilidade e uma ampla variedade de opções para B2C, D2C e B2B. A empresa também oferece casos de uso baseados em serviços para empresas exigentes, em especial no setor de médio porte. A Shopware é uma das líderes do setor em que atua e se destacou no mercado graças ao seu posicionamento na região DACH (Alemanha, Áustria e Suíça) e ao rápido crescimento no mercado norte-americano.
Setor
Internet e software
Localização
Europa, Oriente Médio e África
Tamanho da empresa
Menos de 1.000
Número de usuários
400
Equipes de marketing da Shopware AG otimizam a colaboração com o Jira e o Confluence Cloud
Desafio: todas as seis equipes do departamento de marketing da Shopware usavam as próprias ferramentas. Por isso, era difícil manter a organização, coordenação e colaboração em tarefas multifuncionais.
Solução: com o Jira e o Confluence já implementados no setor de desenvolvimento, a empresa adotou esses produtos também na área de marketing. Assim, os membros da equipe podem acompanhar as tarefas futuras, coletar informações com facilidade e colaborar com sucesso.
Impacto: com maior transparência, uma documentação mais abrangente e melhorias na estrutura do trabalho em conjunto, as equipes de marketing da Shopware colaboram com mais eficiência e efetividade.
Líder alemã em comércio eletrônico adquire uma nova solução de colaboração multifuncional
Imagine um departamento com seis equipes em que cada uma delas usa suas próprias ferramentas. É claro que isso rapidamente torna o trabalho em conjunto mais difícil, algo que a Shopware AG vivenciou na prática. Para enfrentar esse desafio, ela apresentou a Atlassian para sua organização de marketing.
Não há dúvida de que o setor de tecnologia é dominado por empresas americanas, sendo a Microsoft, a Apple e a Meta as mais conhecidas. Mas também há casos de sucesso na Alemanha, como a Shopware AG. Fundada no início dos anos 2000 como uma agência on-line tradicional, a empresa é hoje uma desenvolvedora de sucesso de sistemas modulares de comércio eletrônico.
A Shopware conta com cerca de 400 funcionários em dois locais em Schöppingen, Renânia do Norte-Vestfália e na cidade de Nova York. Nesses lugares, mais de 10% dos funcionários trabalham com marketing. As seis equipes de marketing da empresa se concentram em diferentes tarefas e áreas. No entanto, elas precisam trabalhar juntas o tempo todo para planejar campanhas, criar conteúdo com execução em canais de marketing digital, implementar eventos e muito mais. As várias equipes mantêm uma coordenação contínua, e os processos são baseados entre si.
Essa colaboração multifuncional fez a Shopware alcançar o sucesso, mas também trazia novos desafios sem parar. Cada equipe de marketing usava suas próprias ferramentas para gerenciar o trabalho. Como consequência, era difícil ter uma visão clara dos projetos conjuntos ou do status dos componentes individuais. Além disso, os membros da equipe não conseguiam identificar com proatividade os gargalos nos recursos. A Shopware logo reconheceu que precisava de uma nova solução.
Já trabalhávamos muito com diversas soluções da Atlassian há algum tempo, e vários funcionários usavam tanto o Confluence quanto o Jira todos os dias. Por isso, utilizar o Jira no marketing para reestruturar os processos era uma escolha óbvia.”
Markus Merkwirth-Thimm
Tecnologia de gerenciamento de marketing para parceiros
Uma solução existente garante novas oportunidades de colaboração em marketing
Ao avaliar as possíveis soluções, a Shopware queria um produto que oferecesse às equipes a capacidade de começar o trabalho com rapidez, fazer iterações à medida que os requisitos evoluíam e integrar outras ferramentas. A sugestão dos gerentes de marketing era adotar uma ferramenta que já fosse aceita em toda a organização.
O Jira se encaixava nesse perfil. Como os desenvolvedores da Shopware usavam essa solução desde 2010, muitos funcionários, gerentes de marketing e administradores de TI já estavam familiarizados com ela. Com os requisitos já atendidos e a confiança já conquistada, a Shopware nem precisou considerar as outras soluções.
“Já trabalhávamos muito com diversas soluções da Atlassian há algum tempo, e vários funcionários usavam tanto o Confluence quanto o Jira todos os dias. Por isso, utilizar o Jira no marketing para reestruturar os processos era uma escolha óbvia”, explica Markus Merkwirth-Thimm, do departamento de tecnologia de gerenciamento de marketing para parceiros.
“Com a ajuda dos tickets do Jira, todos garantem uma visão geral e coletam informações. Isso possibilita a colaboração entre as equipes em atividades como organizar subtarefas e atribuir todas elas umas às outras. Outro diferencial são as funcionalidades dos tíquetes, como os componentes, tags e lembretes. Podemos usar a ferramenta de acordo com as nossas necessidades.”
O [Jira] possibilita a colaboração entre as equipes em atividades como organizar subtarefas e atribuir todas elas umas às outras. Outro diferencial são as funcionalidades dos tíquetes, como os componentes, tags e lembretes. Podemos usar a ferramenta de acordo com as nossas necessidades.”
Markus Merkwirth-Thimm
Tecnologia de gerenciamento de marketing para parceiros
A preparação abre caminho para uma implantação de sucesso do Jira
O marketing e a TI começaram a colaborar na preparação e no planejamento em junho de 2021. Esse processo durou cerca de três meses.
No começo, a Shopware adotou o Jira no local nas equipes de marketing e depois migrou para a nuvem. A TI liderou a migração e a configuração dos quadros, tipos de item e campos personalizados. O departamento de marketing forneceu feedback em vários estágios, e esses comentários foram usados pela TI para adaptar os campos personalizados com iteratividade.
Como parte da implantação, a TI e o departamento de marketing trabalharam juntos para redefinir os processos internos de marketing. Além disso, eles configuraram o Jira para possibilitar esses processos, aprimorando a organização das tarefas e a utilização da capacidade. Usando uma abordagem Kanban, o marketing alinhou o Jira às etapas do trabalho:
- Backlog: um conjunto não classificado e não priorizado de epics, histórias e tarefas futuras
- Iniciação: pré-seleção de tarefas futuras com priorização preliminar, feita principalmente pelo líder da equipe
- Esclarecimento: aprimoramento dos tipos de item com informações relevantes (resumos, materiais complementares etc.)
- Em andamento: tarefas que estão em andamento
- Em análise: tarefas que estão sob análise
Concluído: tarefas concluídas
Transparência, documentação e estrutura aprimoradas garantem alta satisfação
Para viabilizar a implantação e incentivar a adoção, os funcionários da Shopware participaram de sessões de treinamento do Jira, em que aprenderam os fundamentos básicos sobre os métodos de trabalho ágeis e dicas para o uso diário da solução.
Depois, a Shopware disponibilizou horários regulares em que os funcionários podiam tirar dúvidas com os administradores do Jira do departamento de marketing. Um canal específico do Slack proporciona um local para as pessoas fazerem perguntas ad-hoc e compartilharem práticas recomendadas. No caso dos ajustes novos e maiores, como mapear o roteiro de comunicação interna da empresa, os membros da equipe receberam treinamento extra.
Ao longo do tempo, os funcionários se sentiram capacitados para configurar filtros e painéis na mesma equipe e entre as equipes, o que possibilita o acompanhamento de histórias e tarefas. Esse suporte abrangente garantiu uma alta satisfação com o Jira. Os membros da equipe também aprenderam que o uso contínuo ajuda a conquistar o máximo de valor com a ferramenta.
Com maior transparência, uma documentação mais abrangente e melhorias na estrutura do trabalho em conjunto, as equipes de marketing da Shopware hoje colaboram com mais eficiência e efetividade, e muitas não conseguem se imaginar sem a ferramenta.
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