A Roblox está economizando mais de US$ 150 mil por ano aumentando a colaboração e a produtividade entre equipes ao migrar para o Atlassian Cloud Enterprise

Uma missão para estar à frente do jogo

A plataforma e o marketplace de jogos on-line da Roblox se tornaram públicos com uma avaliação de mais de US$ 40 bilhões, têm mais de 67 milhões de usuários ativos diários e têm mais da metade de todas as crianças menores de 16 anos dos EUA como jogadores, mas muitas pessoas nunca ouviram falar deles. A maioria das pessoas que já ouviram pode pensar na Roblox como uma empresa de jogos para crianças, mas o gerente sênior de programas técnicos Joe Cotant afirma: “É muito mais”.

A missão da Roblox é capacitar um bilhão de pessoas com otimismo e civilidade. Embora a plataforma tenha ganhado popularidade com rapidez entre as crianças, metade da base de usuários tem mais de 13 anos, e o segmento que mais cresce é o de 17 a 24 anos. Depois de observar o rápido crescimento durante e após a pandemia da COVID-19, perceber a mudança do setor para a tecnologia baseada em nuvem e ver demonstrações da experiência superior do usuário com as ferramentas de nuvem da Atlassian, Joe diz que foi “o momento perfeito” para evoluir. “A Roblox está na vanguarda dos jogos e do metaverso. A gente também pode estar na vanguarda da colaboração e da produtividade”, explica ele. E assim começou a jornada do Atlassian Data Center para o Cloud.

Recursos limitados? Não tem problema — a parceria possibilita a migração.

Quando Joe apresentou uma migração na nuvem da Atlassian para a liderança da Roblox, ele ficou surpreso e feliz com a facilidade da aprovação. “Eles viram os benefícios. Havia um grande interesse em monitorar os OKRs [objetivos e principais resultados] no Jira e mover outros dados e processos para a plataforma Atlassian”, lembra ele.

Como Joe era o único funcionário em tempo integral que gerenciava as ferramentas da Atlassian na época, ele entrou em contato com a Parceira de Soluções Atlassian da Roblox, Modus Create, para obter ajuda com orientação estratégica, solução de problemas, suporte técnico e gestão de mudanças. Juntos, eles avaliaram os ambientes do Atlassian Data Center da empresa e desenvolveram um plano de migração. Depois de comparar várias estratégias, a equipe decidiu que a instância do Confluence era simples o suficiente para fazer um lift and shift para a nuvem, mas o Jira seria mais complexo e exigiria uma abordagem em fases.

No ano seguinte, Joe, a Modus Create e a Atlassian trabalharam em conjunto para se preparar para a migração. Joe e o colega do Modus Create, o ilustre consultor Mike Rathwell, tinham reuniões periódicas com o gerente de migração para o Atlassian Cloud, Evan Golden. Evan facilitou as conexões com os especialistas técnicos da Atlassian para resolver problemas, compreender as mudanças na plataforma de nuvem e trocar a documentação de treinamento, o que Joe considerou crucial para a adoção e a satisfação.

Durante todo o processo, Joe envolveu funcionários de toda a empresa para entender os casos de uso, mostrar a eles os benefícios das ferramentas de nuvem e criar relacionamentos com entusiastas que poderiam ajudar a apoiar a adoção. “Havia apenas alguns da equipe versus cerca de 3 mil funcionários na época, então poder contar com essas pessoas que eram defensoras da Atlassian e estavam integradas às equipes individuais ajudou muito a conseguir essa cobertura em toda a empresa”, diz ele.

A equipe de migração também fez questão de se comunicar com antecedência e frequência entre si e com os usuários da Roblox por meio do Slack, do e-mail e de notificações das ferramentas da Atlassian. Joe diz: “A comunicação constante, a conexão com os entusiastas da migração na nuvem e o compartilhamento de documentação facilitaram o processo de migração para todos”.

Durante as etapas finais da migração, a Roblox, a Atlassian e a Modus reconheceram que a colaboração foi o fator-chave para impulsionar o progresso. “O fator decisivo para o sucesso dessa migração foi o relacionamento que a gente tinha entre as equipes. Foi uma parceria de verdade. A gente teve um relacionamento muito bom entre a Atlassian, a Modus e a Roblox. A gente foi muito franco, transparente e aberto uns com os outros, mesmo em momentos em que não estava muito feliz com a forma como as coisas estavam indo”, explica Joe. “E nada disso seria possível sem a Modus. Mike deu uma abordagem objetiva às decisões e foi alguém com quem pude trocar ideias.”

As migrações na nuvem podem ser intimidantes, sobretudo para empresas com recursos limitados, como a Roblox. Mas por meio da parceria, isso é possível e potente.

Adoção do ecossistema para obter eficiência, economia e uma experiência melhor

Agora, a Roblox tem uma plataforma de colaboração robusta baseada em nuvem para potencializar o trabalho, incluindo o Jira para desenvolvimento de produtos; o Confluence para documentação; o Trello para gestão de projetos não técnicos; o Atlassian Guard Premium para detecção de ameaças; e o Jira Service Management para suporte para determinadas equipes (com planos de expansão). “A gente conseguiu eliminar outras ferramentas duplicadas ou repetitivas, o que tem sido incrível, e adotar e reconhecer, de fato, todo o kit de ferramentas como um ecossistema, não como ferramentas individuais”, explica Joe.

Os usuários abrangem diversos departamentos, desde equipes técnicas, como Engenharia e Produto, até equipes de negócios, como Finanças, Pessoal e Jurídico. Os funcionários estão entusiasmados, em especial com a interface de nuvem da Atlassian e com a expansão do Jira Service Management (JSM). Mike diz: “O JSM fica muito melhor no Cloud do que no Data Center. Algumas pessoas solicitaram projetos de JSM assim que a gente ativou o novo portal.”

Por exemplo, a equipe de Pessoas da Roblox usa mais o Zendesk para suporte. No entanto, a equipe queria coletar mais informações com antecedência ao processar as solicitações de trabalho remoto dos funcionários, então eles trabalharam com Joe e Mike para configurar formulários mais dinâmicos no Jira Service Management. Agora, a equipe de Pessoas pode reunir todas as informações necessárias na entrada, minimizando a necessidade de trocas de comunicação. A ferramenta então direciona com um mecanismo automático a solicitação para a pessoa adequada para aprovação. Joe diz: “A equipe de Pessoas está muito satisfeita com a solução JSM que a gente ajudou a criar para eles e, desde então, a gente expandiu para outros casos de uso. A gente vê que a presença do JSM só está se expandindo com o tempo e há planos de migrar outras equipes do Zendesk para o JSM.”

Além do JSM, as equipes de negócios estão adorando o Jira, que eliminou a necessidade de usar outras ferramentas, como Google Forms, Wrike, Notion e apps personalizados. “O Jira evitou o que costumava ser a primeira escolha (criar um app próprio) para fazer o que o Jira já faz”, explica Mike. Joe acrescenta: “Em relação às duas equipes que a gente já migrou do Wrike para o Jira (Marketing criativo e Relações com desenvolvedores), cada uma delas vai representar uma economia de US$ 150.000/ano. A migração do Notion que está em andamento vai representar centenas de milhares de dólares a mais em economia anual de custos.”

Joe e Mike agora estão trabalhando na migração do Notion para o JWM, configurando centrais de atendimento para mais de uma dúzia de outras equipes da empresa (como as de Aplicativos corporativos e de Ciência e análise de pessoas) e incorporando o agente de serviço virtual para aumentar ainda mais a eficiência. Joe diz: “O que mais me entusiasma é expandir a presença do ecossistema da Atlassian na Roblox”.

“Até mesmo as pessoas que eu não conseguia convencer antes… elas as usam agora e não vão desistir!”

Está claro que a Roblox dominou o “jogo” da migração e está acumulando resultados — e fãs — com as ferramentas de nuvem da Atlassian.

Embora ver melhorias na forma como o Roblox funciona tenha sido gratificante para a equipe de migração, Mike diz que observar as mudanças de mentalidade tem sido igualmente poderoso. “O maior impacto, que tem sido muito gratificante, é a mudança na percepção das ferramentas. As pessoas veem que isso facilita a vida. Elas podem gastar tempo agregando valor em vez de fazendo tarefas desnecessárias. Elas podem encontrar as informações certas no momento certo”, explica ele. “Até mesmo as pessoas que eu não conseguia convencer antes… elas as usam agora e não vão desistir!”

Joe acrescenta: “Com o tempo, a gente conseguiu conquistar as pessoas removendo barreiras manuais e usando complementos e integrações interessantes… a gente viu em primeira mão que as pessoas podem reduzir a carga operacional de determinados processos e depois começar um trabalho que de fato vai ter impacto nos resultados financeiros, como o lançamento de novas funções em nossa própria plataforma”.

Trabalhar em uma plataforma integrada também otimizou muitos dos processos internos ineficientes e tediosos da Roblox e revelou maneiras novas (e melhores) de trabalhar em conjunto. “Antes, a equipe via a Atlassian como ferramentas individuais e não como um conjunto de produtos. Mas agora a gente pode usar coisas como links inteligentes e macros do Jira no Confluence e no Jira, o que facilita muito a colaboração cruzada”, explica Joe. “Esses tipos de integrações têm sido fundamentais para a colaboração, a produtividade e a capacidade de descoberta.”

Em termos de capacidade de descoberta, Joe percebeu que os membros da equipe estão encontrando o que procuram com mais rapidez e facilidade, não apenas por causa da funcionalidade de pesquisa superior do Atlassian Cloud, mas também por causa da limpeza feita como parte do processo de migração. “A gente conseguiu resolver o débito técnico e limpar grande parte da documentação durante a migração. Depois da migração para a nuvem, as pessoas ficaram entusiasmadas em ter uma experiência de pesquisa unificada e onipresente na plataforma de nuvem da Atlassian que pode pesquisar em todos os produtos do ecossistema. Tudo isso reduziu o número de horas que eles gastam procurando conteúdo e oferecendo suporte ao cliente.”

Desde que entrou na empresa, Joe sabia que a Roblox é “muito mais” do que uma plataforma de jogos para crianças. Agora, as equipes da empresa estão percebendo que as ferramentas da Atlassian também podem ajudar a conquistar muito mais.