Estado de Utah + Atlassian
O estado de Utah deu passos largos para a mudança. Eles não se intimidaram e levaram as práticas de modernização para uma nova era, o que capacitou as equipes a serem eficientes em um ritmo acelerado.
Elisa Aviles-Bodoin
Representante do Atlassian Enterprise do estado de Utah
De 2 semanas para 24 horas
Redução no tempo de revisão de alterações depois da migração para a nuvem
2,5 anos
antes do cronograma de migração original
Sobre o estado de Utah
A divisão de serviços de tecnologia (DTS) é a prestadora de serviços de tecnologia da informação (TI) do poder executivo do estado de Utah. Ela oferece às agências estaduais diversos serviços. A visão da DTS é ser uma liderança em tecnologia que agregue valor e facilite a vida da população de Utah.
Setor
Governo
Localização
Américas
Número de usuários
2.600
Como o estado de Utah saiu de todos os Data Centers da Atlassian anos antes do planejado e migrou para a nuvem
Desafio: com milhares de funcionários perto da aposentadoria, o estado de Utah precisava atualizar sua infraestrutura e seus processos para atrair a próxima geração de trabalhadores, adotar o trabalho remoto e manter o conhecimento institucional.
Solução: a Divisão de Serviços de Tecnologia (DTS) de Utah decidiu adotar a tecnologia de nuvem e migrar todo o software da Atlassian armazenado em data centers até 2025.
Impacto: desde a migração para o Atlassian Cloud Enterprise dois anos e meio antes do planejado, os funcionários estão colaborando mais, gerando mais valor com mais rapidez e menos recursos e atraindo novos membros para a equipe.
Uma estratégia inteligente prepara o estado de Utah para o “tsunami grisalho”
Uma das maiores gerações da força de trabalho dos EUA está envelhecendo e se aposentando rápido, formando um “tsunami grisalho” que traz desafios multifacetados e de alto risco para vários setores — em especial, governos estaduais e locais, como o estado de Utah. Em 2020, de 30 a 40% dos funcionários dos governos locais em todos os EUA estavam aptos a se aposentar. Esse número vem aumentando, e toda geração do Baby Boom vai ter 65 anos ou mais até 2030. Para o Estado de Utah, a perspectiva desse êxodo da força de trabalho deixou clara a necessidade de preencher uma enorme lacuna de recursos, manter o conhecimento institucional (um dos maiores ativos de qualquer organização governamental) e atrair uma nova geração de trabalhadores que têm valores e necessidades distintos daqueles da geração anterior.
O estado de Utah desenvolveu uma estratégia inteligente para se preparar para essa mudança iminente: usar uma estratégia mais ampla para atrair trabalhadores de áreas rurais. Para atingir esse objetivo, foi lançada uma iniciativa de trabalho remoto e transformação digital em 2018. Um dos objetivos dessa iniciativa era adotar a tecnologia de nuvem e retirar por completo o software da Atlassian dos data centers do Estado até 2025. Mal o Estado sabia que a COVID-19 aceleraria a necessidade de infraestrutura de nuvem quase da noite para o dia.
Com uma nova urgência, o estado de Utah acelerou seus esforços e terminou de implementar a nuvem em junho de 2022, dois anos e meio antes do planejado. A migração na nuvem não só possibilitou o trabalho remoto, o que ajuda a atrair trabalhadores rurais e funcionários mais jovens, como também melhorou muito a qualidade e a velocidade dos processos de desenvolvimento de software do estado. Com a migração para a tecnologia de nuvem e uma estrutura mais colaborativa, as equipes de desenvolvimento estão mais eficientes e produtivas do que nunca, uma transformação incrível que permitiu ao estado oferecer ainda mais valor à população hoje e abrir o caminho para um futuro próspero.
Uma visão para o futuro
Quando o gabinete do governador de Utah lançou um projeto estratégico para descobrir as principais dificuldades de várias agências estaduais, ele identificou diversos desafios importantes relacionados à transformação digital: incapacidade de acessar arquivos com segurança no trabalho remoto; atrasos no desenvolvimento porque as equipes e as infraestrutura estavam isoladas; e consumo significativo de recursos para manter e atualizar sistemas baseados em servidores. A migração na nuvem foi a oportunidade de resolver esses desafios e ajudar equipes de todo o estado a otimizar suas operações. "Com trabalhadores essenciais, o estado de Utah foi atrás da mudança", diz Elisa Avilés-Bodoin, representante do Atlassian Enterprise. “O estado não se esquivou e viu a situação como uma oportunidade de ser a mudança que buscava e levar suas práticas de modernização para uma nova era. Isso possibilitou a rápida eficiência das equipes."
Corona Ngatuvai, ex-arquiteto técnico chefe da Divisão de Serviços de Tecnologia (DTS) do Departamento de Operações Governamentais de Utah, lembra que a migração para a nuvem também abriu as portas para modernizar processos e ferramentas, bem como alcançar resultados mais rápido, otimizar orçamentos e aproveitar os benefícios da nuvem. Isso permitiu que a organização ficasse mais ágil e maximizasse os resultados aos cidadãos de Utah com menos recursos.
Várias equipes do governo estadual já estavam usando ferramentas da Atlassian, como Trello, Jira, Bitbucket, Confluence e Atlassian Guard. O Trello, em especial, ficou popular como uma ferramenta intuitiva de gestão de projetos que qualquer pessoa entendia com rapidez. Como ele teve um crescimento veloz e orgânico, muitos funcionários criaram as próprias instâncias, gerando riscos de segurança sem perceber. Com sorte, a TI detectou esses itens com a ajuda da Atlassian Guard e reforçou a estratégia para liderar a necessidade de um ecossistema mais centralizado, seguro e baseado em nuvem para lidar com os pontos problemáticos, além dos custos.
Quando a Divisão de Serviços de Tecnologia (DTS) do Departamento de Operações Governamentais de Utah elaborou um plano de migração para a nuvem para apresentar à liderança, eles colaboraram com a representante do Atlassian Enterprise Elisa Aviles-Bodoin para mapear uma estratégia de migração por etapas com base na prontidão, no orçamento e no cronograma de renovação de licença de cada agência. Essa abordagem por etapas, além de dar transparência ao plano de migração, ajudou na adesão de usuários e partes interessadas a fim de desenvolver um novo nível de confiança entre constituintes e parceiros.
Depois de várias conversas com os principais envolvidos no estado de Utah, a equipe da DTS obteve aprovação para migrar para o Atlassian Cloud Enterprise e voltou a se concentrar no desenvolvimento de um plano para concretizar a visão do estado.
Vários data centers, uma migração iterativa, dois anos e meio antes do planejado
Quando a DTS planejou a migração do estado, optou por adotar a infraestrutura de nuvem em um modelo híbrido migrando o software da Atlassian do estado dos data centers para uma rede multinuvem com suporte de domínio único, salvo algumas exceções especiais em servidores em um data center menor e administrado pelo estado.
O Departamento de Saúde e Serviços Humanos foi o primeiro a começar a migrar as ferramentas da Atlassian para a nuvem, e outras agências em seguida também migraram. A DTS usou o Jira Migration Assistant, o Confluence Migration Assistant e contou com um gerente de migração para a nuvem e um engenheiro de suporte de migração para a nuvem da Atlassian para ajudar no processo. Após análises legais e de segurança, a equipe auditou os apps do Atlassian Marketplace de cada agência estadual para determinar quais migrar para a nuvem (conforme o uso, os requisitos e a compatibilidade) e quais precisariam ser modificados ou rearquitetados.
Lote por lote, o estado migrou as agências para o Atlassian Cloud Enterprise depois que todas as análises, auditorias e mapeamentos foram concluídos. O papel de Corona como entusiasta foi fundamental em todas as fases do processo. Com liderança e a colaboração de centenas de membros das equipes em todo o estado, Utah concluiu a implementação da nuvem em junho de 2022.
DTS continuou a se reunir uma vez por mês com a gerente de sucesso do cliente da Atlassian, Nicole Enriquez, para analisar as métricas de uso dos principais produtos da Atlassian no estado e identificar as principais funções que estavam sendo subutilizadas. Usando esses dados, Nicole e os colegas da Atlassian desenvolveram um plano estratégico para auxiliar o estado a maximizar o valor obtido com a plataforma e manter a responsabilidade de todas as partes para ajudar a atingir as metas da empresa.
Eficiência e eficácia na nuvem
Hoje, o estado de Utah conta com um ecossistema integrado de ferramentas do Atlassian Cloud Enterprise para atender os cidadãos: Jira para entrega e integração contínuas, Bitbucket para armazenamento seguro de códigos, Trello para gestão de projetos não técnicos, Confluence para gestão de conhecimento e Atlassian Guard para login único e gerenciamento de identidades em nível empresarial.
Juntas, essas ferramentas ajudaram equipes de todo o estado a transformar a maneira como trabalham, estabelecendo metas mais altas para implementar práticas de desenvolvimento ágil SAFe, consolidando 14 sistemas diferentes de gestão de projetos anteriores ao Jira e se beneficiando de um melhor provisionamento com o Jira Cloud para o futuro.
Talvez em nenhum lugar essas melhorias tenham sido mais aparentes do que no desenvolvimento de software. Por exemplo, as equipes de TI de todas as agências de Utah revelaram a capacidade de adotar o DevSecOps integrando a segurança desde o início e, com frequência, usando as ferramentas de colaboração e desenvolvimento da Atlassian. Embora muitas vezes a percepção seja que o aumento do envolvimento da Segurança estende os prazos, o estado de Utah descobriu que o oposto é verdadeiro.
Antes, TI e Segurança operavam como dois departamentos separados. As verificações de segurança aconteciam quando a TI estava pronta para ser implementada, o que com frequência leva a atrasos. Desde a migração para a nuvem, a TI tem se envolvido com a segurança mais cedo e com frequência, ajudando a superar obstáculos bem antes da implementação.
A migração do estado para o Atlassian Cloud Enterprise também aumentou a velocidade com que a TI pode implementar alterações com segurança. O processo de controle de alterações costumava levar cerca de duas semanas, o que era frustrante para os desenvolvedores. Com as novas ferramentas de desenvolvimento de software da Atlassian, as implementações de alterações agora levam menos de 24 horas e, em alguns casos, minutos.
Além disso, o acesso à nuvem possibilitou que mais pessoas participassem do processo de gerenciamento de alterações. Toda semana, havia reuniões por telefone. Com as videochamadas, as pessoas agora podem participar à distância ou assistir a uma gravação se não conseguirem comparecer. A DTS aplicou essa mesma abordagem a processos e reuniões em todo o estado, viabilizando o trabalho remoto e a colaboração em todos os níveis, trazendo melhorias importantes para os membros da equipe e benefícios atrativos para funcionários novos.
Abertura do caminho para a transformação em Utah e além
Em uma era de transformação governamental sem precedentes, o estado de Utah concluiu uma migração de 100% dos dados para a nuvem em menos de três anos.
Hoje, as equipes do estado confiam nas ferramentas ágeis da Atlassian para criar, testar, lançar e melhorar cada vez mais novos aplicativos e serviços. A modernização de processos e plataformas com o Jira e o Confluence Cloud permitiu que os desenvolvedores passassem de silos para uma cultura colaborativa, resultando em uma entrega mais rápida, enxuta e melhor.
Utah pode ser um dos primeiros governos estaduais a migrar por completo para o Atlassian Cloud. E, com certeza, não vai ser o último. Embora as migrações sejam projetos complicados, Utah demonstrou que, com uma abordagem iterativa e estratégica, entusiastas empolgados, uma equipe dedicada e suporte colaborativo, os resultados valem a pena. "A mudança sempre parece mais assustadora antes de começar", disse Diana Castiblanco, representante do Trello Enterprise. "Dê um passo de cada vez e saiba que a Atlassian está aqui para ajudar."
Esse conselho caiu bem para Utah, que espera ser um ótimo exemplo para outros estados que também querem se modernizar em benefício dos funcionários, cidadãos e comunidade.