Como a ThoughtWorks ganhou escalabilidade para colaboração e comunicação remotas com o Trello

Uma empresa com distribuição global acelera a colaboração e a comunicação remotas

A ThoughtWorks é um grande cliente do Trello Enterprise, e a ferramenta permitiu que eles escalassem e expandissem seus fluxos de trabalho com base nas crescentes necessidades de suas equipes, organizações e forças externa que mudaram sua forma que trabalhavam entre si e com seus clientes.

"A equipe global de liderança estabeleceu um grupo de projetos especiais para coordenar a resposta da empresa à COVID-19, com membros sendo movidos entre departamentos regiões, e aquele grupo obviamente recorreu ao Trello para coordenar suas atividades", disse Andy Yates, Diretor de Estratégia, TechOps na ThoughtWorks.

Em 21 de janeiro, a ThoughtWorks Wuhan montou uma equipe de emergência com a tarefa de formalizar um plano para manter os ThoughtWorkers e os clientes seguros. No dia seguinte, os líderes da ThoughtWorks China decidiram fechar o escritório de Wuhan. No dia seguinte a esse, o governo anunciou um lockdown em toda a cidade.

As equipes de liderança e emergência contaram com sua experiência de entrega ágil distribuída para fazer a transição para o trabalho remoto e tomar decisões inteligentes em meio à mudança constante. Eles usaram o Trello para coordenar as muitas partes móveis relacionadas à resposta da empresa frente à COVID-19. Agora, a organização conta com a ferramenta de colaboração digital para preparar e coordenar seus planos de reabertura segura dos escritórios em todo o mundo.

Como a organização inteira mudou para ambientes de trabalho 100% remotos, em um período de tempo muito curto, o uso do Trello criou novos moldes. Tradicionalmente, os ThoughtWorkers usavam o Trello principalmente como seu gerenciador de tarefas e de projetos em projetos internos e com clientes.

"Costumávamos ter nossa própria ferramenta para gestão de projetos", explica Andy Yates. "Decidimos interromper o desenvolvimento interno dessa ferramenta, e quando começamos a procurar por uma substituta, descobrimos que a maioria das equipes estavam usando Trello para outros projetos. Havia muitas opiniões de que o Trello era a escolha ideal, então entendemos como um sinal para formalizar o uso da ferramenta na ThoughtWorks."

A história original por trás da adoção orgânica de ferramentas de comunicação e colaboração

Como Diretor de Estratégia da TechOps, uma das principais responsabilidades de Andy é avaliar a aplicação de ferramentas e tecnologias em toda a organização, junto com membros da equipe como Marina Rodrigues Moschetta, Proprietária do Produto na ThoughtWorks, e outras partes interessadas, como Sumeet Moghe.

"Temos uma cultura exploratória, então as pessoas estão sempre procurando pelas próximas ferramentas incríveis, além de maneiras de trabalharmos juntos", disse Andy.

Qual o reflexo disso no dia a dia? Andy e sua equipe poderiam receber, no mínimo, cinco solicitações por dia para avaliar a aplicação da ferramenta e opções de milhares de colaboradores e centenas de clientes. Esse processo de avaliação de ferramenta e fornecedor é gerenciado totalmente no Trello, permitindo a Andy e sua equipe coordenar e se comunicar com os outros departamentos da empresa que fazem parte do processo, como jurídico e financeiro.

No geral, a ThoughtWorks usa um conjunto padrão de ferramentas, como Trello, Zoom, Mural e Google Workspace, para que todos tenham um ponto de partida comum para colaboração e comunicação. Com o Trello como parte central desses recursos tecnológicos, os ThoughtWorkers adotaram organicamente o uso dele de várias maneiras.

Com um plano Enterprise, eles têm acesso para criar equipes ilimitadas, quadros, Power-Ups e automação de tarefas nativas via Butler. Essas funções robustas facilitam o início de projetos e a colaboração mútua no Trello para qualquer pessoa. Os quadros do Trello podem ser criados em segundos, e os usuários podem começar a planejar qualquer projeto com estrutura suficiente para organizar, priorizar e agir. A facilidade e a flexibilidade da ferramenta tornam ainda mais fácil para os ThoughtWorkers se organizarem e se gerenciarem. Além disso, o Trello Enterprise oferece uma experiência de painel centralizada que permite que os administradores gerenciem com facilidade permissões e usuários em tempo real.

“Antes, a gente estava usando as funções mais básicas do Trello — da mesma forma que você coloca cartões ou post-its na parede. Agora, estamos explorando as muitas funções e criando uma experiência mais rica para o uso da ferramenta”, explica Andy.

Uma das maneiras mais comuns que os ThoughtWorkers usam o Trello é para gestão de projetos internos e de clientes.

Em uma reunião presencial para planejamento de projetos, seja em um escritório da ThoughtWorks ou no local com um escritório do cliente, o resultado final seria um monte de cartões físicos em uma parede ou várias ideias rabiscadas em um quadro branco. Como a equipe prefere essa maneira de fazer brainstorming e colaborar, eles precisavam de uma solução digital quando todos começaram a trabalhar de maneira remota.

O Trello tornou-se o quadro branco digital e a área de trabalho para que as equipes mapeassem planos de projeto, tarefas e cronogramas e, em seguida, atribuíssem facilmente proprietários, além de oferecer contexto adicional ao que é necessário para realizar o trabalho.

“Mesmo quando a gente voltar para o escritório presencial, é pouco provável que a gente volte a usar quadros físicos. Muitas pessoas na empresa agora entendem o valor de colaborar digitalmente e como essa experiência se torna inclusiva. Seja alguém que trabalhe no escritório, em casa ou no local com um cliente, todo mundo pode compartilhar contexto e informações por meio do Trello", explica Sumeet Moghe.

Por exemplo, Sumeet liderou o planejamento de um dos eventos da ThoughtWorks, Converge. Claro que, com a COVID-19, eles tiveram que ajustar seus planos e realizar o evento on-line. O Zoom foi a escolha deles para o evento on-line, e o Trello foi a escolha para planejá-lo. O quadro de eventos foi configurado no estilo Kanban com listas para acompanhar o progresso e a conclusão das tarefas. Kanban é um método para visualizar o trabalho, limitar o trabalho em andamento e maximizar a eficiência. É um processo de melhoria constante no fluxo e na qualidade do trabalho. Kanban é uma estrutura que permite uma ampla personalização, e a interface e as funções do Trello permitem que as equipes visualizem essa flexibilidade e se adaptem facilmente a qualquer mudança.

Promover a união com o Trello

À medida que todos os escritórios da ThoughtWorks fecharam, as equipes em todas as regiões foram rápidas em inovar como poderiam permanecer conectadas e simular essa experiência no escritório on-line. Ela sempre foi uma empresa distribuída, mas como você apresenta novos membros da equipe ou reúne pessoas com café ou bolo de aniversário em um mundo virtual?

Os ThoughtWorkers se organizaram para criar uma solução e, mais uma vez, encontraram suas respostas no Trello.

“O Trello tornou-se um lugar de conexão social. Por exemplo, a equipe no Brasil está usando um quadro do Trello para acompanhar os aniversários para que eles possam celebrar e criar essa união quando não puderem estar fisicamente juntos”, explica Marina Rodrigues Moschetta, Proprietária do Produto da ThoughtWorks.

Além de aniversários e celebrações, a ThoughtWorks também está usando o Trello para compartilhar informações sobre coisas que acontecem nas organizações em suas várias regiões. Todos têm acesso aos quadros, o que melhorou a transparência e a inclusão para todos os funcionários.

A equipe de recursos humanos e recrutamento também fez a transição de seus processos com sucesso para um fluxo de trabalho digital dentro do Trello. Mesmo quando a organização começou a mudar para um modelo 100% remoto no início de 2020, eles ainda estavam contratando e integrando novos funcionários e gerenciavam o processo no Trello. Em vez de atrasar as datas de início, o processo de integração foi configurado no Trello.

O quadro de integração — chamado First Year Experience (FYE) — é usado para receber uma nova contratação e disponibilizar informações e contexto sobre como é trabalhar na ThoughtWorks, quem está na sua equipe e o(s) projeto(s) em que vão trabalhar. O quadro tem várias listas, que são informativas e práticas. A lista “Board Overview” compartilha informações sobre como usar o quadro, as expectativas dos primeiros anos sobre o novo colaborador e links de recursos. A próxima lista é a “Week 1 Checklist”, que é usada para integrar o novo colaborador e atribuir tarefas para ele começar na ThoughtWorks. Cada cartão na lista é uma lista de tarefas, e as checklists avançadas são usadas para disponibilizar informações granulares conforme necessário para cada tarefa. Há também listas para “Ongoing Activities”, bem como “Goals”. Essas listas são usadas e atualizadas com regularidade durante o primeiro ano do novo funcionário, e os cartões são movidos para a lista “Done” quando são concluídos.

O futuro da colaboração da empresa

Mesmo que continuem operando com um modelo de trabalho híbrido à medida que os escritórios se abrirem com segurança, a equipe da ThoughtWorks espera que os funcionários ainda colaborem, inovem e se comuniquem principalmente por meio de ferramentas digitais.

Quando as equipes têm o suporte, as ferramentas e a confiança para se gerenciarem e se organizarem, elas podem criar coisas incríveis juntas. Mesmo para uma empresa que tem aprimorado seus processos de trabalho remoto há mais de duas décadas, a ThoughtWorks descobriu maneiras novas e inovadoras de usar ferramentas de colaboração digital para continuar trabalhando em equipe, atendendo clientes e mantendo um sentimento de união.

Independentemente de suas equipes retornarem ao escritório ou ficarem em casa, uma coisa vai permanecer igual: o Trello vai funcionar como essa área de trabalho digital para os ThoughtWorkers em todos os lugares.