O destino vale a pena: economia, velocidade e satisfação depois da migração na nuvem da WillowTree

A tranquilidade ao migrar o Confluence Cloud foi tanta que a WillowTree ficou ainda mais otimista em relação à migração da solução de maior tamanho e mais usada pela empresa: o Jira Software, para a nuvem. Os departamentos de criação e TI usam o Jira Software para o design e o desenvolvimento ágeis. Assim como nos preparativos para o Confluence Cloud, a equipe de migração limpou os dados baseados no servidor, mapeou todos para a nova instância e auditou os aplicativos para garantir que os aplicativos mais importantes e mais usados estavam na nuvem. Alguns dos aplicativos que a empresa usava no Server não precisaram ser migrados, pois a mesma funcionalidade já estava implementada no Atlassian Cloud (como o JSU Automation Suite).

Kenneth diz que a equipe trocou muitas ideias com os funcionários para que soubessem o que estava acontecendo, quando, por que e o que precisariam fazer após a conclusão da migração. As conversas com os funcionários também ajudaram a coordenar os calendários e a assegurar que as migrações fossem feitas em algum momento que não trouxesse empecilhos para os usuários finais.

E, repito, a preparação da WillowTree valeu a pena. "A migração em si quase não deu trabalho", diz Kenneth. "A migração não foi complexa. A preparação e a solução de problemas acabaram sendo as partes mais importantes do processo: dar acesso às pessoas; garantir o funcionamento dos links."

Desde o lançamento, a WillowTree tem aproveitado várias características e aplicativos apenas na nuvem, como roteiros de planejamento de incremento de programas, uma experiência de usuário mais rápida e moderna, o aplicativo nativo do JSU Automation Suite para fluxos de trabalho em nuvem e esquemas de permissão avançados. A equipe também acrescentou o Jira Service Management Cloud e configurou centrais de atendimento para TI, segurança, RH e suporte geral. Esse conjunto de soluções expandido e baseado em nuvem possibilitou que a empresa inteira trabalhasse com mais eficiência e colaboração do que antes, o que resultou em entrega e serviço ainda melhores e mais rápidos aos clientes.

Quatro dicas para ter tranquilidade na migração

Kenneth e equipe usaram a própria migração como base para elaborar quatro dicas importantes para outras pessoas que estão pensando em fazer o upgrade para a nuvem:

1. Consolide as iniciativas de migração para "otimizar e migrar" tudo ao mesmo tempo.
A WillowTree escolheu migrar uma solução por vez, mas teria feito diferente se pudesse voltar no tempo. "A migração fragmentada gerou alguns problemas, como itens com campos duplicados que precisaram ser mesclados", diz Kenneth. "Essa complicação toda foi um pouco merecida. Se puder, use instâncias de teste até limpar tudo; depois, faça a migração de tudo ao mesmo tempo, com uma equipe em prontidão para lidar com possíveis empecilhos."

2. Investigue soluções proativas para desafios específicos.
Toda empresa tem configurações e personalizações específicas que podem aumentar a complexidade da migração. Por exemplo, a migração dos dados de certo aplicativo dos servidores para a nuvem foi mais complicada do que o esperado pela WillowTree, o que levou a empresa a criar um script personalizado para resolver o item. Kenneth recomenda reservar tempo para enfrentar desafios imprevistos, como o que eles enfrentaram, e colaborar em soluções com a Atlassian ou outras empresas que enfrentaram empecilhos semelhantes.

3. Seja supercomunicativo quanto a quem, onde, quando, por que e o que esperar.
Priorizar a transparência em torno do processo de migração fez muita diferença para a WillowTree. Kenneth diz: "A gente recomenda ser supercomunicativo, tanto quanto possível, com toda a empresa. A gente tem um canal no Slack onde a gente publica atualizações sobre o Jira e o Confluence para definir expectativas e resolver todos os percalços. Desse jeito, a gente não teve nenhuma surpresa."

4. Demonstre como usar as soluções em nuvem por meio de documentação e treinamentos.
Por fim, os funcionários da WillowTree ficaram satisfeitos com o processo de migração e as melhorias na nuvem. Kenneth admite que a oferta de mais suporte antecipado teria deixado a transição ainda mais tranquila e fácil para todos. "A gente não tinha muita documentação", ele conta. "A gente deveria ter criado mais recursos para ajudar os funcionários a realizar algumas coisas."

Realização do trabalho importante

Em retrospectiva, embora existam algumas coisas que Kenneth e a equipe fariam diferente, a experiência de migração geral foi mais simples do que esperavam e o esforço valeu a pena. Agora, a WillowTree está aproveitando a economia, a velocidade e a satisfação que acompanha o pacote potente e integrado de soluções baseadas em nuvem.

Kenneth e sua equipe adoram a economia de tempo e dinheiro que o sistema simplificado e as atualizações automáticas geram. "A gente já economizou dinheiro ao otimizar o uso de aplicativos e complementos. Também tem sido bom distribuir os custos mês a mês em vez de pagar por ano", diz Kenneth. Sem falar que antes a gente precisava solicitar atualizações, fazer o backup do banco de dados e trabalhar à moda antiga. Agora, com a nuvem, a gente aproveita o que há de melhor e mais recente o tempo todo. Tudo é muito rápido e a gente não precisa ficar preocupado em fazer nada. Apenas funciona."

A única coisa melhor do que ver melhorias no back-end é ver melhorias no front-end. Kenneth ficou surpreso com o feedback positivo que recebeu dos funcionários sobre o desempenho. "A equipe tem compartilhado opiniões muito positivas sobre o desempenho e a experiência", ele conta. "Tudo é mais rápido na nuvem: entrar, pesquisar, carregar páginas, fazer consultas de API, entre outras coisas. A gente ouviu da equipe que as UI/UX do Jira Cloud e do Confluence Cloud são muito, muito melhores, mais elegantes, mais rápidas e mais fáceis de usar. As pessoas gostam mais de usar as ferramentas agora, o que é fundamental."

O que é mais importante para a WillowTree: ajudar a equipe a ficar contente enquanto ela realiza o trabalho mais importante. A empresa acredita que funcionários satisfeitos fazem clientes satisfeitos; e ela faz o possível apoiar a felicidade de ambos. "A WillowTree é a melhor empresa com a qual trabalhei", diz Kenneth. "Ela se importa, ouve e vai além para garantir que todos estejam contentes e sejam ouvidos." Os produtos Atlassian Cloud permitiram que a WillowTree encontrasse outro jeito de cumprir essa promessa e a missão da empresa.