Levante a mão se você já ficou empacado em um ciclo infinito de análise de opções com a equipe, como se a decisão final fosse um sonho inalcançável. Acabe com esse ciclo usando o template de decisões. Previna o reprocessamento e, em vez disso, registre cada direção que a equipe considerou e os prós e contras para qualquer consulta futura. Você também vai evitar a paralisia da análise encarregando alguém por garantir que a decisão de fato seja tomada e atribuindo um único aprovador que vai ter a palavra final. O template também dá espaço para informar o status da decisão para que todos os principais envolvidos saibam que marco você vai atingir em breve e trabalhem na mesma base.
O que significa DACI? DACI é o acrônimo de Dirigente, Aprovador, Contribuidor e Informado. Ele ajuda a ter expectativas claras para cada membro da equipe.
Como usar o template DACI: documentação da decisão
Etapa 1. Apenas os fatos
Você vai ver que o template começa com um gráfico no qual você pode colocar informações abrangentes, como status da decisão, impacto, partes envolvidas, prazo e resultado. Esses itens parecem simples, mas dedique um tempo para revisá-los com as partes interessadas, em especial aquelas que você designar como promotores, aprovadores e colaboradores. Todos devem estar cientes do respectivo nível de responsabilidade e papel na tomada de decisão para o projeto, ou você com certeza vai se encontrar olhando para trás com um olhar vazio. Verifique com essas mesmas pessoas o impacto do projeto para que todos estejam em sintonia quanto à prioridade e ao investimento de recursos.
Etapa 2. Contextualizar
Para a seção Contexto, explique em 1–2 frases o que há de mais relevante e que decisões devem ser tomadas. Resuma a importância e os efeitos da decisão.
Com o Confluence, é possível integrar gráficos que ilustram dados relevantes que podem influenciar a decisão que você e a equipe tomam. Vá em frente e apresente a planilha do Google ou documento do Excel na página para manter todas as questões da decisão no mesmo lugar.
Etapa 3. Anote as opções
Todos os elementos do template são importantes, mas é na seção Opções consideradas que é possível encontrar o que importa de verdade. Veja essa seção depois de definir pelo menos três possibilidades para o projeto. Talvez você tenha feito um brainstorming, tomado notas e chegado a este template para a documentação final. Talvez tenha feito uma discussão virtual em outra página do Confluence ou no Slack. Ou, ainda, talvez tenha assumido a liderança e criado opções por conta própria para apresentar a todos. (Saiba mais sobre tomada de decisões no Team Central do Confluence.) Não importa como chegou até esta etapa, é aqui que você reúne todas essas ideias.
Pense e anote os prós e contras de cada opção. Ao estimar o custo, considere os recursos monetários e outros (membros da equipe, tempo, fornecedores externos, materiais etc.) que cada uma vai exigir. O template tem codificação por cores simples para custos alto, médio e baixo, mas se precisar de mais categorias, não esquenta: é um template! Personalize como achar melhor.
Etapa 4: Itens de ação
Do que mais você precisa para avançar? Na seção Itens de ação, especifique o que mais você e a equipe precisam saber, fazer ou responder antes de considerarem esta parte do projeto pronta. Não se esqueça de @mencionar os nomes dos integrantes da equipe que vão estar encarregados de cada item de ação.
Etapa 5. Resultado
As páginas do Confluence são um recurso vivo. Isso quer dizer você pode editar tantas vezes quanto precisar conforme o projeto avança. Na última seção, adicione a decisão final. Talvez seja necessário colocar tudo na área de itens de ação primeiro e voltar para o resultado depois. Ainda, se tiver uma reunião ao vivo para discutir a decisão, vai poder determinar o resultado naquele momento mesmo. De qualquer maneira, deixe isso anotado e guardado para os funcionários que quiserem saber como a equipe chegou às conclusões.
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