Close
Captura de tela de aprovação de documentos

Template de gerenciamento de tarefas

O template de gerenciamento de tarefas organiza e simplifica a gestão de projetos ao priorizar e monitorar todos os aspectos do projeto.

Usar template gratuito de gestão de tarefas
melhor para

Gerenciamento de projeto

Operações

Principais funções

Planejamento de tarefas

Priorização

Gestão de pipelines

O que é o template de gerenciamento de tarefas?

Documento estruturado

Os templates de gerenciamento de tarefas oferecem formatos claros para organizar as informações de forma estruturada e previsível. Eles identificam a tarefa, a prioridade, o prazo e outras informações relevantes, como descrições e comentários. Eles também oferecem informações valiosas para o gerenciador de tarefas para o processo de estimativa.

Visão geral da tarefa

O template de gerenciamento de tarefas combina informações detalhadas sobre tarefas individuais e disponibiliza um instantâneo de todo o projeto. Ele inclui o prazo para concluir as tarefas e o contexto. Os membros da equipe podem compreender o status das tarefas com rapidez sem se aprofundar em cada mínimo detalhe.

Lista de tarefas

O template de tarefas permite que as equipes separem as tarefas em categorias, como Não iniciadas, Em andamento e Concluídas. O rastreamento de tarefas mostra a porcentagem completa, o que permite que as equipes avaliem quais tarefas precisam de atenção. O rastreamento preciso do status ajuda o gerente de tarefas e a equipe a tomarem decisões caso as metas do projeto sejam alteradas ou quando o projeto estiver atrasado.

visualizações do backlog

Monitoramento de status

O template de tarefas permite que as equipes separem as tarefas em categorias, como Não iniciadas, Em andamento e Concluídas. O rastreamento de tarefas mostra a porcentagem completa, o que permite que as equipes avaliem quais tarefas precisam de atenção. O rastreamento preciso do status ajuda o gerente de tarefas e a equipe a tomarem decisões caso as metas do projeto sejam alteradas ou quando o projeto estiver atrasado.

Captura de tela do roteiro

Visualização Quadro

Os quadros Kanban ou os diagramas de Gantt ajudam a equipe a planejar, visualizar e gerenciar o trabalho. Eles dividem as tarefas nas colunas para representar as etapas de conclusão. Simular o fluxo de trabalho do início ao fim oferece abordagens intuitivas ao projeto. A apresentação visual é fácil de entender e permite que as partes interessadas vejam o progresso com rapidez.

Captura de tela do quadro Kanban

Registro de itens

Dividir grandes blocos de trabalho em partes menores, chamadas de itens, facilita o rastreamento do status e o gerenciamento dos prazos. Com a divisão do trabalho em itens, fica mais fácil reconhecer e corrigir obstáculos, recursos sobrecarregados e conflitos. O registro do item também ajuda as equipes depois do fato com informações orientadas por dados que fomentam a melhoria contínua.

captura de tela dos itens

O que o template de gerenciamento de tarefas inclui?

Lista de tarefas

No nível da tarefa, as equipes adicionam informações, como nomes, descrições, prioridades, prazos e atribuições. Depois que a lista de tarefas for criada, as equipes têm uma noção ampla de todas as atividades, o que facilita a identificação de lacunas e bloqueadores. A lista também serve de base para estimar o cronograma geral do projeto.

Monitoramento de status

O template de tarefas permite que as equipes separem as tarefas em categorias, como Não iniciadas, Em andamento e Concluídas. O rastreamento de tarefas mostra a porcentagem completa, o que permite que as equipes avaliem quais tarefas precisam de atenção. O rastreamento preciso do status ajuda o gerente de tarefas e a equipe a tomarem decisões caso as metas do projeto sejam alteradas ou quando o projeto estiver atrasado.

Visualização Quadro

Os quadros Kanban ou os diagramas de Gantt ajudam a equipe a planejar, visualizar e gerenciar o trabalho. Eles dividem as tarefas nas colunas para representar as etapas de conclusão. Simular o fluxo de trabalho do início ao fim oferece abordagens intuitivas ao projeto. A apresentação visual é fácil de entender e permite que as partes interessadas vejam o progresso com rapidez.

Registro de itens

Dividir grandes blocos de trabalho em partes menores, chamadas de itens, facilita o rastreamento do status e o gerenciamento dos prazos. Com a divisão do trabalho em itens, fica mais fácil reconhecer e corrigir obstáculos, recursos sobrecarregados e conflitos. O registro do item também ajuda as equipes depois do fato com informações orientadas por dados que fomentam a melhoria contínua.

Como começar a usar o template de gerenciamento de tarefas

Como começar a usar o template de gerenciamento de tarefas

Defina categorias de tarefas
  

O tipo de projeto pode influenciar as categorias que você usa. As equipes que usam fluxos de trabalho ágeis podem criar categorias para tipos de trabalho específicos, como design, desenvolvimento, teste e administração. Reuniões e avisos padrão também podem ser incluídos. As abordagens colaborativas para definir categorias de tarefas garantem que todas as áreas de trabalho sejam consideradas. Além disso, as categorias de tarefas para projetos concluídos podem proporcionar a base para projetos parecidos no futuro.

Insira as informações da tarefa
  

Inclua o máximo de informações possível no template. As informações da tarefa incluem nomes, descrições, prazos e muito mais. As equipes podem definir informações adicionais conforme suas necessidades individuais. Por exemplo, se a equipe não puder começar uma tarefa de desenvolvimento até que outra equipe conclua uma tarefa de design, vincular essas tarefas ajuda a identificar onde o projeto pode estar atrasado.

Atribua responsabilidades
  

Definir quem está responsável por cada tarefa oferece melhor gerenciamento de recursos e gera comprometimento. As tarefas que são definidas com clareza ajudam os membros da equipe a planejar o trabalho, cooperar com colaboradores e oferecem atualizações de status precisas. A propriedade das tarefas também evita que os trabalhos sejam duplicados ou perdidos e permitem que os membros acompanhem as dependências e adicionem informações sobre a tarefa.

Defina as prioridades da tarefa
  

Alinhe as prioridades para que a equipe possa se concentrar nas tarefas críticas primeiro. Use metas, requisitos de clientes ou a estratégia do projeto para priorizar as tarefas conforme a importância e a urgência. Quando feita em equipe, a colaboração gera senso de propósito e visão comum. Ela também permite que os membros responsáveis por tarefas de alta prioridade criem itens que possam afetar essas tarefas. Ela promove uma comunicação mais clara e oportuna em todo o projeto.

Atualize o status da tarefa com frequência
  

Manter os status atualizados permite que os gerentes de projeto se concentrem em otimizar o plano e atualizar as partes interessadas em vez de ir atrás das atualizações. O uso de categorias abrangentes, como Não iniciado, Em andamento e Concluído, permite que os membros da equipe se mantenham informados, além de ajudar a identificar, logo no início, quando o cronograma do projeto está em risco ou se as tarefas estão atrasadas. Entender esses aspectos logo de cara permite que a equipe resolva os itens e permaneça no caminho certo.

Revise e faça ajustes
  

Continue revisando e melhorando o template do gerenciador de tarefas para atender às necessidades do projeto. Os sucessos anteriores oferecem uma boa base sobre o que manter, alterar e excluir. Os ajustes acomodam as alterações dos requisitos, o feedback e as alterações de prioridades. Pense no template de gerenciamento de tarefas como um documento dinâmico que atende às necessidades da equipe, em vez de adequar o projeto ao template.

Pronto para usar este template?

Usar template gratuito de gestão de tarefas
imagem de plano de fundo