Toda equipe de software tem um processo de conclusão do trabalho. Estabelecer esse processo como um fluxo de trabalho o torna estruturado, repetível e escalável. Quando combinados com um escopo bem definido, os fluxos de trabalho ajudam a melhorar o planejamento e outras fases do gerenciamento de projetos.
Os fluxos de trabalho auxiliam no processo de tomada de decisão, ajudam você a atingir os objetivos do projeto com mais eficiência e fornecem resultados bem alinhados às metas e necessidades de negócios.
Este artigo define fluxos de trabalho e seus diferentes tipos, descreve as principais fases de um fluxo de trabalho eficaz para o gerenciamento de projetos e oferece etapas específicas e práticas recomendadas para ajudar você e suas equipes a criarem fluxos de trabalho de projetos eficientes.
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O que é fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho define uma sequência de tarefas do início ao fim do projeto. Cada fluxo de trabalho detalha funções, processos e cronogramas para alcançar os objetivos estabelecidos.
Tipos de fluxos de trabalho
Várias metodologias populares de gerenciamento de projetos são usadas no desenvolvimento de software, incluindo Ágil, DevOps, Kanban, Lean, o método cascata e a metodologia híbrida. Cada metodologia tem suas próprias características e fluxos de trabalho que a tornam adequada para tipos específicos de projetos e necessidades de negócios.
Os fluxos de trabalho Kanban, Lean, cascata e híbridos são mais populares entre empresas de manufatura e serviços. Os desenvolvedores de software também os usam, só que a mais usada é a metodologia ágil, que será o foco deste artigo.
A importância dos fluxos de trabalho ágeis no gerenciamento de projetos
Os fluxos de trabalho ágeis ajudam as equipes de desenvolvimento a alcançarem e garantirem clareza, eficiência e coordenação durante todo o ciclo de vida do projeto. Eles ajudam as equipes ágeis a cumprirem prazos com consistência, alocarem recursos de forma eficaz e gerenciarem e mitigarem riscos. Esses benefícios os tornam essenciais para o desenvolvimento ágil e o gerenciamento de projetos.
Fases de um fluxo de trabalho eficaz para o gerenciamento de projetos
Um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos costuma passar pelas quatro fases a seguir:
- Iniciação: essa fase define as metas, o escopo e os recursos iniciais do projeto.
- Planejamento: nessa fase, a equipe divide as tarefas, cria cronogramas e aloca recursos.
- Execução: essa é a fase de implementar as tarefas de acordo com o plano e gerenciar o desempenho da equipe.
- Monitoramento e controle: essa fase acompanha o progresso e se ajusta para garantir o sucesso do projeto e a melhoria contínua.
Como criar um fluxo de trabalho ágil para garantir o sucesso do projeto
Os fluxos de trabalho ágeis têm cinco etapas que permitem o gerenciamento e o sucesso eficazes do projeto: definir metas do projeto, detalhar tarefas e marcos, atribuir tarefas e responsabilidades, criar uma linha do tempo e um cronograma e monitorar o progresso e fazer ajustes.
Defina as metas do projeto
Descreva os objetivos, os resultados e as restrições do projeto. Colabore com membros da equipe, partes interessadas e líderes de negócios para entender suas expectativas e otimizar o alinhamento das metas do seu projeto com as necessidades e metas do negócio.
Detalhe as tarefas e os marcos
Divida o projeto em tarefas gerenciáveis e defina marcos assertivos e alcançáveis para elas. É preciso achar um equilíbrio entre a vontade de entregar resultados logo e os recursos disponíveis. Considere entregar resultados de acordo com as metas e objetivos previstos com o mínimo de erros ou retrabalho.
Atribua tarefas e responsabilidades
Aloque tarefas e delegue responsabilidades aos membros da equipe com base nas habilidades e na disponibilidade. Utilize ferramentas de gestão de recursos para garantir informações precisas e completas sobre a disponibilidade dos membros da equipe. Assim, você evita atribuições conflitantes ou sobrepostas de pessoas essenciais.
Crie uma linha do tempo e um cronograma
Crie uma linha do tempo detalhada com prazos e dependências claros. Destaque todos os possíveis conflitos ou atrasos conhecidos e previstos.
Monitore o progresso e faça ajustes
Garanta que você tenha fluxos de trabalho e processos eficazes para monitorar o progresso, identificar problemas e fazer os ajustes necessários para manter seu projeto em andamento. Sempre que possível e apropriado, inclua etapas que enfatizem os esforços de melhoria contínua.
Práticas recomendadas de fluxo de trabalho
Fluxos de trabalho eficazes permitem automatizar e padronizar várias tarefas e processos de gerenciamento de projetos. Os recursos de automação do Jira podem ajudar a otimizar os fluxos de trabalho e turbinar seus processos, removendo gargalos e escalando as operações para tornar o gerenciamento de projetos da sua empresa mais eficiente e consistente. Você pode aumentar ainda mais o valor dos fluxos de trabalho com estas práticas recomendadas:
- Mantenha a simplicidade. Processos complexos são difíceis de entender, implementar e ajustar. Veja alguns estados de fluxo de trabalho recomendados:
- A fazer: isso é para trabalhos que estão para começar.
- Em andamento: a equipe está trabalhando nesses itens.
- Revisão de código: o trabalho finalizado aguarda revisão.
- Concluído: essas tarefas atendem à definição de conclusão.
- Aguardando controle de qualidade: essa categoria é para trabalhos implementados e está aguardando uma revisão do testador.
- Pronto para mesclar: esse é um código revisado que está pronto para ser mesclado na ramificação principal ou de versão.
Os estados do fluxo de trabalho não precisam ser tratados cada um por uma pessoa diferente. À medida que uma equipe ágil amadurece, os desenvolvedores lidam com cada vez mais trabalho, desde o design até a entrega. Afinal, ter uma equipe autônoma que pode lidar com trabalhos heterogêneos é uma das características da agilidade.
- Informe com clareza. Estabeleça uma comunicação frequente e regular com suas equipes. Incentive o compartilhamento de qualquer informação que possa afetar o andamento dos esforços delas.
- Envolva as partes interessadas. As partes interessadas afetadas por seus projetos também podem afetar esses esforços. Mantenha o engajamento ao longo da jornada de cada projeto, incentive o apoio e resolva as preocupações delas com rapidez e credibilidade.
- Promova a melhoria contínua. Receba feedback de desenvolvedores e partes interessadas. Anote o que correu bem ou não em detalhes. Use essas informações para promover ajustes incrementais e melhorias nesses resultados, fluxos de trabalho e processos.
Otimize os fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos com o Jira
Fluxos de trabalho eficazes são uma base firme e flexível para projetos de desenvolvimento ágeis com êxito constante e para o progresso rumo à melhoria e entrega contínuas. Processos bem elaborados podem ajudar você e suas equipes a desenvolverem, executarem e gerenciarem esses fluxos de trabalho e maximizarem os benefícios para sua empresa.
Os fluxos de trabalho do Jira podem ajudar você e suas equipes a otimizarem o gerenciamento ágil de projetos. O Jira facilita o rastreamento de tarefas, a colaboração em equipe, o gerenciamento de itens e a geração de relatórios, além de oferecer suporte a metodologias de gerenciamento de projetos, como a ágil.