O que é um painel Kanban?

Um quadro Kanban é uma ferramenta de gerenciamento de projeto ágil que auxilia na visualização de trabalho, limitação de trabalho em andamento e maximização de eficiência (ou fluxo). Ele pode ajudar equipes ágeis e de DevOps a estabelecer ordem no trabalho diário. Os quadros Kanban usam cartões, colunas e melhorias contínuas para ajudar as equipes de tecnologia e serviço a se comprometerem com a quantidade certa de trabalho e terminarem tudo!

Desde suas origens na fabricação lean, o Kanban evoluiu muito graças a um pequeno, mas poderoso, grupo de entusiastas. O trabalho de David Anderson na definição do método Kanban facilitou a incorporação dessa prática no ambiente de software e serviços. E o livro Personal Kanban, de Jim Benson e Tonianne DeMaria, ajudou a expandir a aplicação do Kanban para lugares inimagináveis.

Eu uso quadros Kanban todos os dias e não consigo imaginar a vida sem eles. As ideias e práticas recomendadas são resultado das minhas experiências pessoais, pesquisas e conversas que tive com Zach Nies, Keith Nottonson e Jim Benson.

O que me faz voltar ao Kanban são os valores Kanban e a (surpreendente) falta de regras. Os valores Kanban são: respeito pelas pessoas e melhoria contínua.

David Anderson estabeleceu que os painéis Kanban podem ser divididos em cinco componentes: sinais visuais, colunas, limites de trabalho em andamento, um ponto de compromisso e um ponto de entrega.

1. Sinais visuais—Os cartões visuais (notas adesivas, tickets ou como preferir chamar) estão entre as primeiras coisas que você vai notar ao ver quadros Kanban. As equipes Kanban escrevem todos os projetos e itens de trabalho em cartões. O mais comum é ser um por cartão. Para equipes ágeis, cada cartão pode conter uma história do usuário. Quando adicionados aos quadros, esses sinais visuais ajudam os profissionais e as partes interessadas a entenderem com rapidez o trabalho da equipe.
2. Colunas—Outra característica dos quadros Kanban são as colunas. Cada coluna representa uma atividade específica, que em conjunto compõem um "fluxo de trabalho". Os cartões seguem pelo fluxo de trabalho até a conclusão. Os Fluxos de trabalho podem ser muito simples, com "A fazer", "Em andamento", "Concluído", mas também podem ser muito mais complexos.
3. Limites de trabalho em andamento (WIP) — Os limites WIP são a quantidade máxima de cartões que podem ficar na coluna ao mesmo tempo. A coluna com limite WIP de três não pode ter mais que três cartões. Quando ela atinge o limite máximo, a equipe precisa focar nesses cartões e trabalhar para que eles sigam em frente antes de mover cartões novos para esse estágio do fluxo de trabalho. Esses limites WIP são fundamentais para expor gargalos no fluxo de trabalho e para maximizar o ritmo. Os limites WIP dão um aviso antecipado de que você assumiu muito trabalho.
4. Ponto de compromisso — As equipes Kanban, muitas vezes, têm um backlog para o quadro. É aqui que clientes e companheiros de equipe colocam ideias para projetos que a equipe pode escolher quando estiver pronta. O ponto de compromisso é o momento em que uma ideia é pega pela equipe e o trabalho começa no projeto.
5. Ponto de entrega — O ponto de entrega é o fim do fluxo de trabalho das equipes Kanban. Para a maioria das equipes, o ponto de entrega é quando o produto ou serviço está nas mãos do cliente. O objetivo da equipe é levar os cartões do ponto de compromisso para o ponto de entrega o mais rápido possível. O tempo decorrido entre os dois é chamado de tempo de espera. As equipes Kanban estão sempre melhorando para diminuir seu tempo de espera o máximo possível.

Um painel Kanban com estes cinco elementos vai, sem dúvidas, preparar a sua equipe para o sucesso. Mas, agora, quero apresentar um ponto de vista oposto.

Jim Benson diz que Kanban só tem duas regras: limitar o trabalho em andamento e visualizar seu trabalho. Se você começar apenas com essas regras e aplicar cada uma ao seu trabalho, seu quadro Kanban vai ter uma aparência muito diferente da descrita acima. E não tem problema! Jim acha uma boa ideia começar apenas com essas duas regras porque, segundo ele, "quanto mais regras você adicionar, em menos contextos ele se encaixa".

O Kanban pode ser adaptado a muitos ambientes, desde a manufatura até recursos humanos e desenvolvimento de software ágil e de DevOps. O tipo de ambiente que adapta o Kanban costuma determinar se o quadro é físico ou digital. Na minha pesquisa, eu soube de um trabalho de construção de US$ 58 milhões gerenciado com um quadro físico em um trailer e falei com muitas equipes de software usando quadros Kanban digitais.

Os painéis Kanban mais simples são painéis físicos divididos em colunas verticais. As equipes marcam um quadro branco ou quadro-negro e colocam notas adesivas no quadro. Essas notas adesivas se movem através do fluxo de trabalho e demonstram progresso.

Uma vantagem de um painel físico é que ele está “sempre ativo”. Você não pode abrir uma nova guia em um quadro branco gigante sentado na sua mesa. É simples de montar, simples de mostrar aos outros e, muitas vezes, é a melhor maneira de se comunicar com certas equipes. No entanto, painéis físicos não são ideais para equipes remotas ou pessoas com caligrafia terrível, como eu.

O Optimizely desenvolve software para ajudar as empresas a entenderem quais as variantes de páginas de internet ou produtos que os usuários mais gostam. Eles usam o Jira para monitorar itens de trabalho grandes e pequenos, mas Keith Nottonson, diretor sênior de desenvolvimento, viu a lacuna.

As equipes individuais estavam trabalhando bem no Jira, mas não estavam falando umas com as outras. Para manter a sintonia entre elas, Keith montou um enorme painel Kanban físico chamado “a parede do trabalho”.

Esse painel tem todos os projetos em que a equipe de engenharia está trabalhando, com métricas, membros da equipe e status em exibição para todos. Embora isso tenha sido útil para entender todo o seu portfólio de trabalho, um valor ainda mais interessante começou a se produzir.

“No início, a parede era apenas "para fazer", "em andamento" e "concluído", mas com o tempo as pessoas começaram conversar sobre como a gente trabalha”, disse Keith. Keith contou ainda que, graças a essas conversas, a parede cresceu e evoluiu e, em questão de semanas, a Optimizely entendeu muito melhor de como o trabalho é feito.

O painel da Optimizely é ótimo, em especial porque tem um ponto compromisso e um ponto de entrega. Quando um projeto é definido e atende a determinados critérios, uma equipe de engenharia pega o projeto e se compromete a concluir o serviço. Nesse ponto, o projeto vai para o Jira para que eles possam capturar todos os dados valiosos e interações envolvidos na entrega final.

Keith recomenda que as equipes comecem com um painel Kanban físico, já que essas conversas iniciais levam a iterações rápidas do fluxo de trabalho e do painel.

À medida que o sistema Kanban caiu nas graças das equipes de software e engenharia, os painéis Kanban passaram por uma transformação digital. Os painéis digitais permitem que as equipes que não compartilham um espaço físico de escritório usem quadros Kanban à distância e sem sincronia.

O Trello é o jeito rápido e simples de fazer quadros Kanban digitais. A configuração envolve apenas alguns cliques para criar listas digitais, que representam os estágios do processo Kanban no quadro que toda a equipe pode acessar e gerenciar.

Por exemplo, você pode criar listas para "Backlog", "A seguir", "Em andamento" e "Concluído"! Cada tarefa é organizada como um cartão, que você move pelas listas à medida que elas são enfileiradas, trabalhadas e concluídas.

As vantagens desse tipo de quadro Kanban digital são a velocidade de configuração, a facilidade de compartilhar com outros e a capacidade de fazer o monitoramento assíncrono de infinitas conversas e comentários à medida que o projeto avança. Não importa onde ou quando os membros da equipe conferem no quadro Kanban: todos vão ver o status mais atualizado do projeto. Além disso, você pode até usar o fluxo de trabalho Kanban do Trello para tarefas pessoais, como mostra este quadro de exemplo.

Alguns quadros Kanban digitais são simples, e outros são mais robustos e personalizáveis. As equipes que exigem mais funcionalidades (por exemplo, limites de WIP e diagramas de controle) precisam escolher uma ferramenta mais avançada como o Jira. O Jira vem pronto para uso e com um template de quadro Kanban que facilita a operação das equipes do Kanban. A equipe pode entrar no projeto e personalizar o fluxo de trabalho e o quadro, definir limites de WIP, criar raias e até mesmo ativar backlogs se precisar de formas melhores de priorização.

Na verdade, a diferença entre Kanban e Scrum é muito sútil. De acordo com a maioria das interpretações, as equipes Scrum usam quadros Kanban, com processos, artefatos e funções do Scrum. No entanto, existem diferenças importantes.

• Sprints do Scrum têm datas de início e fim, enquanto o Kanban é um processo contínuo.
• As funções da equipe são definidas com clareza no Scrum (proprietário do produto, equipe de desenvolvimento e mestre de Scrum), enquanto o Kanban não tem funções específicas. Ambas as equipes são auto-organizadas.
• O quadro Kanban é usado durante todo o ciclo de vida dos projetos, enquanto o quadro Scrum é limpo e reciclado depois de cada sprint.
• O quadro do Scrum tem um número definido de tarefas e prazo rigoroso para completar cada uma delas.
• Os quadros Kanban são mais flexíveis no que diz respeito a tarefas e prazos. As tarefas podem ser priorizadas e atribuídas de novo ou atualizadas conforme a necessidade.

Tanto o Kanban quanto o Scrum são estruturas ágeis populares entre os desenvolvedores de software. Para saber mais, leia o detalhamento completo de Kanban vs. Scrum.

Kanban é um método para “começar com o que você faz agora”. Ou seja: você não precisa remanejar tudo o que está fazendo para começar o Kanban. O método Kanban presume três coisas:

1. Você entende os processos atuais, o modo como são praticados e respeita funções, responsabilidades e cargos atuais.
2. Você concorda em buscar melhoria contínua por meio da mudança evolutiva.
3. Você encoraja atos de liderança em todos os níveis, desde colaboradores individuais até gerentes seniores.

Esse é um processo de equipe, então a primeira coisa que a equipe deve fazer é se reunir! Você deve tentar dividir o trabalho em atividades diferentes que compõem o fluxo de trabalho (colunas). A partir daí, você pode descobrir como e quando novos trabalhos (cartões) são adicionados ao quadro. Você vai ter uma central de atendimento onde os clientes vão enviar ideias ou a equipe vai marcar uma reunião para anotar e publicar os cartões?

Também é aconselhável decidir o tamanho e o escopo de um cartão. Faça uma estimativa de tempo ou complexidade para ser uniforme em todos os cartões. Se uma tarefa for muito densa ou desafiadora, tente dividir em vários cartões.

Depois de decidir sobre um ponto de compromisso e um ponto de entrega, sua equipe está pronta para começar a trabalhar. Com o tempo, conte com a equipe para criticar e melhorar o processo. Não se esqueça de que o Kanban exige atos de liderança em todos os níveis e de forma contínua, um conceito chamado Kaizen. Com os valores Kanban de respeito pelas pessoas e melhoria contínua em mente, você vai estar pronto em pouco tempo.