Pontapé inicial do gerenciamento de mudança
Oriente sua equipe durante o processo de gerenciamento da mudança — desde "mudança aprovada" até "mudança concluída!"
USE ESTA TÁTICA PARA...
Alinhe sua equipe com o valor e propósito da mudança
Faça um rascunho do seu plano de ação
Se estiver com problemas relacionados a , ou no seu Monitor de Saúde, executar esta tática pode ajudar.
Pessoas
4 a 8
Tempo
60 min
Dificuldade
Médio
A tática na prática
Se seu projeto envolve um plano de gerenciamento de mudanças técnicas, dê a todos a oportunidade de analisar esse plano antes desta sessão.
ETAPA 1
Elaborar uma definição do problema (5 min)
Dê as boas-vindas ao grupo e apresente seus objetivos para a sessão:
- Entrar em acordo sobre os pontos chave em suas comunicações do gerenciamento de mudança
- Identificar os canais de comunicação que vocês vão usar
- Colocar em sequência todas as atividades necessárias para a mudança
- Esclarecer as funções e responsabilidades de cada membro da equipe
ETAPA 2
Como chegamos até aqui? (10 min)
Peça a quem propôs a mudança para delinear o seu objetivo e o propósito. De forma específica, o que incitou a mudança, quem a aprovou e por quê.
Depois de ouvir as instruções e de um breve momento de perguntas e respostas, peça ao grupo para fazer um brainstorm individual de 2 a 5 minutos sobre o que vai acontecer caso a mudança não seja feita. Em seguida, compartilhe e registre suas ideias em grupo para consultar na próxima etapa.
etapa 3
Decida sobre os princípios fundamentais (10 min)
Esta é, provavelmente, uma equipe nova, com pessoas que ainda não trabalharam juntas neste contexto. Pegue uma folha de papel pardo ou a página do Confluence e se revezem compartilhando ideias para os princípios fundamentais da equipe. Por exemplo, "falar cedo e com frequência uns com os outros e com nossos clientes" ou "mesmo quando não concordarmos sobre itens específicos, vamos apoiar as decisões que tomarmos em nossas reuniões de equipe".
Assim que tiverem um conjunto de princípios com o qual todos concordam, ele deve ser colocado em um lugar onde possa ser consultado durante as reuniões de equipe.
etapa 4
Faça um rascunho das suas mensagens aos clientes (10 min)
Todos os que são afetados por uma mudança querem saber por que ela está ocorrendo, sejam eles clientes internos ou externos. Em grupo, responda as perguntas abaixo em um quadro branco ou documento compartilhado. Esses pontos chave vão servir como a espinha dorsal para todas suas comunicações com o cliente.
- O que está mudando?
- Quando eles podem esperar que a mudança aconteça?
- Quem é afetado e como?
- Como essa mudança vai afetar a eles e a suas equipes?
Você provavelmente vai pensar em mais perguntas que os clientes podem ter enquanto formula respostas para estas aqui. Isso é ótimo! Anote essas perguntas (e suas respostas) também.
etapa 5
Priorize seus canais de comunicação (10 min)
Em grupo, faça um brainstorm de todos os canais que podem usar para se comunicar com os clientes afetados por esta mudança. Canais Slack, e-mails em massa, reuniões abertas da empresa e do departamento, Perguntas Frequentes no site, grupos de foco etc.
Classifique cada canal de comunicação de acordo com as seguintes escalas:
- Número de clientes que ele vai alcançar (muitos, alguns ou poucos)
- Nível de esforço necessário para entregar (alto, médio ou baixo)
Com sorte, você vai identificar canais de comunicação que alcançam muitos clientes sem muito esforço. Entretanto, há algumas exceções que justificam priorizar canais de alto esforço que impactam poucos clientes, em especial quando o ambiente do cliente é crucial para o sucesso da mudança.
Dica profissional
Para mudanças de alto impacto, pense em formar uma rede de campeões integrados em equipes chave por toda a organização para ajudar a divulgar a sua mensagem e deixar as vibrações positivas fluírem.
etapa 6
Faça uma sequência do processo de gerenciamento de mudança (20 min)
Agora que já priorizou os canais de comunicação e sabe quais mensagens quer passar, você precisa descobrir quando vai fazer tudo. Muitas mudanças têm um prazo — você pode trabalhar de trás para frente a partir dessa data ou adotar uma abordagem mais ágil e estimar o nível de esforço da equipe para entregar cada etapa da mudança e determinar as datas de marcos.
Comece registrando o que é relevante e já está no calendário (por exemplo, eventos da empresa, feriados, compromissos com fornecedores).
Em seguida, escolha datas, proprietários e as mensagens de alto nível para as comunicações em sua categoria "alcança muitos clientes". (O ideal é priorizar os canais de baixo esforço.) Planeje enviar essas comunicações duas vezes: uma vez para anunciar que a mudança está vindo e outra para informar que a mudança está em progresso ou acabou de acontecer.
Assim que souber as datas das suas comunicações mais amplas, determine quem precisa ser comunicado e/ou treinado ANTES da comunicação mais ampla. Por exemplo, um pequeno grupo de detratores insistentes pode atrapalhar seu plano. A gente percebeu que prever quem são essas pessoas e formar grupos de foco ou solicitar feedback delas o mais breve possível no processo ajuda a transformar suas objeções em sugestões construtivas.
Por último, analise a sequência de atividades e não esqueça de agregar ciclos de feedback integrados e tempo para incorporar o feedback. Estabeleça marcos para que você possa celebrar as pequenas vitórias ao longo do caminho 👍
ETAPA 7
Combine as funções, responsabilidades e o caminho adiante (15 min)
Seu plano de gerenciamento de mudança já está 80% pronto, mas não pare por aqui! Os últimos 20% vão garantir a execução bem-sucedida de um plano tão bem pensado.
Analise cada atividade no cronograma que acabou de criar. Para cada atividade, atribua um dirigente (responsável por coletar dados e permanecer no cronograma), colaboradores (especialistas no assunto em questão) e um avaliador, que tem a palavra final sobre a conclusão e qualidade da atividade.
Para comunicações que vão para públicos amplos, gostamos de ter 1 ou 2 colaboradores da equipe central do projeto e 1 ou 2 colaboradores de fora da equipe para dar opiniões. Assim, existe uma variedade de perspectivas que ajuda o grupo a fazer todo o necessário.
Não se esqueça de atribuir funções e responsabilidades a seus ciclos de feedback. Nossas equipes de TI usam um canal privado do Slack para analisar e coordenar os feedbacks à medida que eles chegam após cada comunicação. Assim, todos sabem quem está respondendo o quê, além da uniformidade nas respostas. Também é possível fazer a transferência follow-the-sun (de sol a sol) das respostas de feedback para empresas distribuídas ao redor do mundo.
Dica profissional
Com frequência, o processo de gerenciamento de mudança envolve uma equipe multidisciplinar, cujos membros respondem a diferentes líderes. Converse com o gerente de cada participante com antecedência. Você pode precisar de bastante tempo deles!
Conseguiu?
Execute uma sessão completa do Monitor de Saúde ou ponto de verificação com a sua equipe para ver se você está melhorando.
Acompanhamentos
- Transforme a sequência de atividades em um roteiro de gerenciamento de mudança com uma macro do Confluence's Roadmap Planner. Ela ajuda a visualizar as principais datas, proprietários e marcos em uma visualização de raia fácil de compreender.
- Desenvolva uma lista de Perguntas Frequentes que responda a perguntas comuns que vários clientes terão sobre a mudança.
- Sua mudança exige alguma aprovação, análise ou atualização de política? Se sim, entre em contato com sua equipe de segurança e conformidade o mais rápido possível.
- Uma imagem clara do sucesso vai ajudar no alinhamento entre as partes interessadas. Comece com a tática Metas, Sinais e Medidas para identificar o que é o sucesso. Em seguida, use a tática Objetivos e Principais Resultados (OKRs) para criar um documento que comunica suas prioridades e medidas de sucesso às partes interessadas.
Quer mais do Esquema Tático?
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