Lançamento do projeto em ação
Uma equipe de desenvolvedores de aplicativos usa o Confluence para se preparar para a tática Lançamento do projeto.
Esses cineastas usam Trello e Zoom para dar o pontapé inicial de seu primeiro projeto de longa-metragem de animação.
Os designers fizeram um brainstorming de sua missão na preparação para o lançamento de um projeto de reformulação da embalagem.
O que você vai precisar
Remoto
Videoconferência com compartilhamento de tela
Ferramenta de colaboração digital (ver templates)
Presencial
Quadro branco
Notas adesivas
Marcadores
Temporizador
Templates opcionais
Templates da Atlassian
Instruções para executar esta tática
1. Preparação 30 min
Antes de executar a tática, determine os papéis no projeto. Você vai querer identificar o patrocinador do projeto, líder do projeto, facilitador, equipe principal e interessados. Um membro da equipe pode ter várias funções.
- Patrocinador do projeto (também conhecido como patrocinador executivo): o interessado sênior que tem mais a ganhar ou perder com a entrega do projeto.
- Facilitador: responsável por manter a reunião fluindo e focada.
- Líder do projeto: fornece uma visão para a equipe sobre o que eles estão entregando e por quê.
- Equipe principal: a equipe responsável pela execução do trabalho do projeto.
- Interessados: qualquer pessoa com insights, informações, feedback ou interesse investido no resultado do projeto.
Peça que o Patrocinador do Projeto, o Líder do Projeto e o Facilitador se reúnam antes da reunião para elaborar testes preliminares de Visão, Missão e Missão. Mais tarde o rascunho vai ser analisado e revisado por toda a equipe ao executar a tática.
- Visão: o impacto que a equipe vai ter quando o projeto for concluído. Qual é o objetivo maior que você está tentando alcançar?
- Missão: o trabalho da equipe para alcançar a visão do produto. Qual é seu papel em fazer do projeto uma realidade?
- Testes de missão: como sabemos que este projeto foi bem-sucedido? Estes testes indicam se nossa missão está no caminho certo e definem o progresso para a conclusão.
Para equipes remotas, crie um documento de colaboração usando um dos templates acima se quiser e compartilhe com a equipe com antecedência.
Para equipes presenciais, traga sua Visão, Missão e Testes de missão para a sessão e coloque-os onde a equipe possa ver.
EXEMPLO: CHECKLIST DE PREPARAÇÃO
Veja como uma equipe se prepara para o lançamento do projeto usando uma checklist para orientar a conversa.
2. Prepare o cenário 5 min
No início da reunião, peça à equipe que considere os seguintes princípios:
- Colaboração: vamos trabalhar juntos para lançar as bases para a descoberta.
- Bom o suficiente: o objetivo da sessão é obter informações suficientes para um entendimento compartilhado, que vamos continuar refinando conforme o projeto estiver em andamento. Não estamos aqui para aperfeiçoar nada.
- Possibilidade: todos devem iniciar a sessão com a mente aberta, permitindo a possibilidade de descoberta e inovação.
3. Uma palavra do nosso patrocinador 5 min
Peça ao patrocinador do projeto para abrir a sessão dando as boas-vindas aos participantes e compartilhando uma palavra rápida sobre o projeto e como ele se encaixa na organização.
4. Quebre o gelo 10 min
Incentive o envolvimento e a colaboração no início da sessão, introduzindo um pequeno quebra-gelo.
Peça a todos para que se apresentem, expliquem seu papel no projeto e respondam a uma pergunta do quebra-gelo.
Veja as táticas de quebra-gelo para obter exemplos.
5. Compartilhe um propósito 60 MIN
Este é o aspecto mais importante do lançamento do projeto: compartilhar um propósito fornece inspiração e significado para as pessoas envolvidas no projeto.
Comece compartilhando a Visão, Missão e Testes de missão iniciais criados pelo líder do projeto.
Em seguida, divida os participantes em três grupos (se a equipe for remota e o software de videoconferência tiver uma função de pausa, use-a para esta parte): Visão, Missão e Testes de missão da equipe.
Dê a cada grupo 20 minutos para refinar as declarações iniciais.
Ao final de 20 minutos, reúna o grupo de novo para apresentar e discutir as declarações recém-revisadas. Faça todas as mudanças combinadas neles e, em seguida, vote para a aceitação formal no projeto. Você pode (e deve) refiná-los depois no projeto, à medida que descobrir novas informações.
DICA: VOTAÇÃO ROMANA
Experimente uma votação romana para alinhar a equipe com o propósito do projeto.
Polegares para cima = aceito
Polegares para o lado = vou junto
Polegar para baixo = tenho uma preocupação
6. Fechamento 5 min
Peça ao patrocinador do projeto para encerrar a reunião, fornecendo feedback à equipe sobre o que eles desenvolveram na sessão e agradecendo aos participantes pela presença.
DICA: É UM COMEÇO
A tática Lançamento do projeto é flexível e deve ser adaptada à equipe. Veja se há outras táticasque você pode aplicar e que podem levar a equipe e o projeto para o sucesso.
DICA: AGORA A PARTE DIVERTIDA
Todo o trabalho e nenhuma diversão tornam uma equipe de projeto enfadonha. Organize um evento divertido logo após o início, como jogos virtuais ou um passeio social.
Acompanhamentos
Revisão de marcos
Em uma sessão separada ou no final da tática, se houver tempo, analise o cronograma proposto para o projeto. Destaque os marcos ou resultados importantes. Conforme o projeto avança, revise o cronograma com a equipe para atualizá-lo com o progresso e reavaliar as datas propostas.
Brinque
Agora que você está pronto para se aprofundar no projeto, pode usar um template de gestão de projetos do Jira ou o Trello para configurar um backlog de trabalho necessário para concluir seu projeto.
Pode ser um bom momento para definir alguns objetivos e principais resultados. Ou, se durante a sessão inicial, a equipe percebeu que uma decisão precisa ser tomada quanto a um aspecto do projeto, tente uma Estrutura de tomada de decisões DACI para determinar as próximas etapas para a resolução.
Variações
Adicione um discurso
Depois de criar sua Visão, Missão e Testes de missão, adicione a tática Discurso de elevador para envolvê-los de forma organizada em uma instrução de valor.
reflita
Após o quebra-gelo, realize uma breve tática de retrospectiva sobre o que você aprendeu com projetos anteriores e como vai aplicar essas lições a este projeto.
Acordos de trabalho
Determine um conjunto de diretrizes operacionais com as quais a equipe principal concorda, a fim de criar um ambiente para o sucesso do projeto. Colocando de outra forma: como vamos trabalhar juntos para fazer o trabalho?
Siga a tática Acordos de trabalho para definir as bases para a cultura e os comportamentos da equipe. Você vai refinar os acordos à medida que o projeto continua.
Funções e Responsabilidades
Depois de concordar com o propósito do projeto, quais são as funções individuais no projeto?
Execute a tática Funções e responsabilidades para dar aos membros da equipe clareza sobre como cada um vai contribuir para o sucesso do projeto. Esta tática também ajuda a identificar possíveis lacunas nas habilidades ou funções para que você possa resolvê-las no início do projeto.
DICA: PARTICIPAÇÃO OPCIONAL
Nem todo mundo precisa comparecer a todas as partes do lançamento. Mantenha todas as variações adicionadas apenas à equipe principal.
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