Dia sem reunião, também conhecido como o dia de fazer acontecer

USE ESTA TÁTICA PARA...

Criar espaço para trabalho profundo e resolução intensiva de problemas.

Faça seu dever de casa (60 minutos)

Anote as justificativas para fazer um dia de FEA. Você pode usar a tática dos 5 porquês para ajudar a descobrir como as interações e o barulho das reuniões podem estar afetando a equipe. Você também pode usar um pôster do projeto para organizar as ideias. O objetivo é preparar uma proposta para apresentar o conceito do Dia de FEA para a equipe de liderança da empresa.

Você talvez queira dar o primeiro passo estabelecendo o Dia de FEA como uma avaliação, para testar se a configuração funciona bem na empresa e para permitir a adaptação e reavaliação das equipes. Você pode validar a avaliação verificando um aumento da velocidade do gráfico de burndown do backlog e nas respostas das pesquisas. Não se esqueça de que você vai ter mais benefícios se a equipe e todas as equipes adjacentes participarem nos mesmos dias.

CONSIGA ADESÃO

Compartilhe ou apresente a proposta para a equipe e peça a opinião deles. Para os gerentes, ter um dia sem reuniões recorrentes é uma maneira incrível de começar a semana, liberando tempo para avançar nas listas intermináveis de tarefas pendentes e se aproximar das equipes.

DEFINA O DIA

Não é fácil fazer com que todos concordem sobre o melhor dia para alocar ao FEA, mas você pode investigar nas equipes ou tomar uma decisão com base em sobreposições de fuso horário se você estiver em uma empresa global.

Segunda-feira é um ótimo dia para o FEA, se o fuso horário permitir. Com uma reunião de planejamento de uma hora logo após uma reunião rápida às segundas-feiras, as equipes podem sentir que o dia começou devagar e sofrido. Em vez disso, as equipes podem usar a segunda-feira para terminar o sprint atual e fechar o máximo possível de itens pendentes. Na reunião de planejamento para o novo sprint na terça de manhã, elas podem avaliar com rapidez se as metas de sprint foram batidas.

CRIE ESTRATÉGIAS EM TORNO DAS REUNIÕES

Enxugue as reuniões que você costuma ter. Ou então aproveite para cancelar reuniões que não agregam valor. Outra opção é transferir todas as reuniões do dia de FEA para outro dia.

Reuniões para se evitar no dia de FEA:

• Reuniões da equipe
• Reuniões de cima para baixo (por exemplo, Town Halls)
• Tête-à-tête (na medida do possível)

Reuniões tranquilas para se agendar no dia de FEA:

• Sessões de trabalho/sessões de quadro branco
• Colaboração de especialistas funcionais em problemas complexos
• Entrevistas com candidatos externos (se outras janelas não estiverem disponíveis)

Reuniões rápidas, desde que sejam breves e agreguem valor — as equipes podem elas mesmas tomar essa decisão.

COMUNIQUE E INCENTIVE

Garanta que as equipes saibam do que se trata o FEA. Envie convites de calendário, ofereça orientações sobre como aproveitar ao máximo o dia, apoie equipes de plantão que possam exigir recursos adicionais durante o dia de FEA.

É importante que todos saibam o que esperar dessa mudança e os benefícios que você espera alcançar. Para algumas equipes multifuncionais, reagendar reuniões semanais vai ser trabalhoso. Ajude essas equipes a terem em mente os benefícios do aumento do tempo de foco e da produtividade e a ficarem atentos para saber se os benefícios estão sendo alcançados ou não, assim que o Dia de FEA começar.