Os 5 Porquês em ação
Esta equipe de software usa o Confluence para encontrar a causa-raiz de um aumento nas chamadas de atendimento ao cliente.
A equipe de uma ONG usa o Trello para descobrir por que uma campanha de financiamento digital não atingiu o objetivo.
Uma equipe executiva trabalha no Miro para descobrir por que o novo CTO que eles contrataram não é adequado para a empresa.
O que você vai precisar
Remoto
Videoconferência com compartilhamento de tela
Ferramenta de colaboração digital (ver templates)
Presencial
Quadro branco
Marcadores
Temporizador
Templates opcionais
Templates da Atlassian
Outros templates
Instruções para executar esta tática
1. Preparação 5 min
Venha preparado com uma definição do problema. Pode ser algo que a sua equipe está enfrentando no momento ou algo que aconteceu no passado e que precisa ser abordado.
Para as equipes remotas, crie um documento de colaboração (consulte os templates opcionais acima) e compartilhe-o com a equipe de maneira antecipada.
Para equipes presenciais, preencha um quadro branco com as colunas a seguir:
Definição do problema 1
Definição do problema 2
Definição do problema 3
Definição do problema 4
Definição do problema 5
Como a gente pode resolvê-lo?
2. Prepare o cenário 5 min
Informe sua equipe sobre o seguinte no início da reunião:
- A gente vai cavar fundo para chegar à raiz de um problema
- A gente está aqui para investigar, não para culpar
DICA: CURIOSO E CURIOSO
A tática Análise dos 5 Porquês funciona melhor em uma cultura que incentiva a curiosidade e aprende com os erros. Este tipo de ambiente evita que a tática se torne um jogo onde um culpa o outro.
3. Brainstorm 5 min
Para a definição do problema inicial, pergunte à equipe "Por que essa situação aconteceu?"
Programe um temporizador para 5 minutos. Peça para que a equipe adicione suas respostas no documento colaborativo ou no quadro branco.
DICA: PERGUNTE DE FORMA DIFERENTE
- O que causou [o problema]?
- O que levou [ao problema]?
- Quais são as condições sob as quais o [problema] ocorreu?
- O que contribuiu para o [problema]?
4. Escolha 1 min
Como equipe, escolha uma das respostas para se aprofundar como sua próxima definição de problema. Substitua sua definição de problema inicial por esta.
DICA: FAÇA UMA VOTAÇÃO
Vote nas definições de problema para avançar. Experimente o power-up de votação do Trello ou peça para que a equipe adicione +1 às definições escolhidas.
5. Repita 25 min
Repita as etapas 3 e 4 até que você tenha feito a pergunta "por que?" um total de 5 vezes.
DICA: OS CINCO SEIS SETE OITO PORQUÊS
Se você ainda não chegou nem perto do motivo, continue perguntando "por que?" até a equipe concordar que chegou a um nível significativo de causa-raiz.
6. Proponha soluções 10 min
Depois que chegar à causa-raiz, peça para que os membros da equipe proponham soluções para a sua definição de problema final. Escolha apenas uma ou duas soluções para seguir, atribua um proprietário a cada solução e determine quando a equipe pode esperar uma resposta dos proprietários.
Acompanhamentos
Capture todas as observações
Poste as suas observações da sessão em um lugar onde a equipe toda possa ver.
Acompanhe
Adicione a definição do problema como um item de trabalho ao quadro de trabalho da sua equipe, como no Jira ou Trello.
Verifique
Não esqueça de verificar o progresso da solução proposta no prazo acordado.
Variações
Divida
Após a primeira etapa de brainstorm, em vez de votar em uma definição de problema, divida o grupo em equipes, uma para cada definição de problema. Então, siga o resto da Tática em equipes para ver qual causa-raiz cada equipe determina.
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