5 Whys Analysis
If a project does not meet expectations despite your team’s efforts, take a moment to identify the root cause. The 5 Whys Analysis Play helps your team ask "why" multiple times until they uncover the core issue.
PREP TIME
5m
Run TIME
30m
Persons
3-8
5-second summary
- Select one problem statement.
- Ask “why” five times to determine the root cause.
- Propose a solution.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing or meeting space.
- Digital collaboration tool (see templates).
- Optional: physical whiteboard, markers, and timer.
PLAY resources
How to run a 5 Whys analysis
Help your team get to the root of a problem – whether you're in post-mortem or exploring new opportunities.
O que é a análise dos 5 porquês?
A análise dos 5 porquês é uma técnica de resolução de problemas que envolve perguntar " por quê? " cinco vezes para descobrir as causas subjacentes de um problema.
Por que usar a tática de análise dos 5 porquês?
Saiba como transformar um problema atual ou passado em uma solução. A análise dos 5 porquês pode ajudar a identificar por que um projeto está aquém das expectativas. Você vai guiar sua equipe por um processo para identificar o problema específico com a redução gradual dele até que uma solução satisfatória seja encontrada.
Quando você deve fazer uma análise dos 5 porquês?
A análise dos 5 porquês pode ser aplicada a quase todos os problemas, equipes ou setores. As equipes da Atlassian usam essa técnica quando os projetos não saem conforme o planejado e querem descobrir a causa raiz para evitar que isso aconteça outra vez.
5 benefícios de uma análise dos 5 porquês
- Identifica as causas raiz, não os sintomas: ao repetir a pergunta " por quê?", a análise facilita uma compreensão mais profunda dos problemas para revelar as causas, em vez de só abordar os sintomas.
- Melhora as habilidades de resolução de problemas: o processo treina as pessoas a ter um pensamento crítico e fazer perguntas para suposições.
- Evita problemas futuros: ao abordar as causas raiz em vez de soluções temporárias, a análise dos cinco porquês ajuda a reduzir a recorrência de problemas semelhantes.
- Promove a melhoria contínua: a análise dos cinco porquês promove uma cultura de buscar melhores formas de resolver os problemas.
- Promove a colaboração em equipe: o envolvimento de vários membros da equipe na análise dos cinco porquês promove perspectivas diversas, gera insights mais ricos e fortalece o alinhamento da equipe.
1. Identify your problem
1. Prepare a tática 5 min
Venha preparado com uma definição do problema. Pode ser algo que a equipe está enfrentando no momento ou algo que aconteceu no passado e que precisa ser abordado.
Para as equipes remotas, crie um documento de colaboração (consulte os templates opcionais acima) e compartilhe com a equipe com antecedência. Para equipes presenciais, identifique um quadro branco com as colunas mostradas abaixo:
Problema 1
Problema 2
Problema 3
Problema 4
Problema 5
Como a gente pode resolvê-lo?
2. Set the stage
1. Prepare a tática 5 min
Informe sua equipe sobre o seguinte no início da reunião:
- A gente vai cavar fundo para chegar à raiz de um problema
- A gente está aqui para investigar, não para julgar
3. Ask, “Why?”
1. Prepare a tática 5 min
Para a descrição inicial do problema, pergunte por que o problema ocorreu. Peça à equipe que considere:
- Por que isso aconteceu?
- O que causou [o problema]?
- Quais decisões levaram ao [problema]?
- Quais são as condições sob as quais o [problema] ocorreu?
- Quais são os fatores secundários que contribuíram para o [problema]?
Programe um temporizador para cinco minutos. Trabalhe com autonomia, peça para que a equipe adicione as respostas no documento colaborativo ou no quadro branco. Em equipe, escolha uma das respostas e faça o registro.
DICA: FAÇA UMA VOTAÇÃO
Vote nas definições de problema para avançar. Experimente o power-up de votação do Trello ou peça para que a equipe adicione +1 às definições escolhidas.
4. Determine your next problem statement
1. Prepare a tática 5 min
Para as outras funções identificadas, anote as principais responsabilidades de cada uma na coluna "Responsabilidades (o que os outros pensam)".
Se você pensar em responsabilidades que não se encaixam com clareza em uma função, elas devem ser adicionadas à seção de responsabilidades não atribuídas.
5. Repeat, "Why?"
1. Prepare a tática 5 min
Analise o que outras pessoas escreveram sobre a função que você assume na coluna "Responsabilidades (o que os outros pensam)". Adicione ✅ se aceitar ou ❌ se não aceitar cada responsabilidade.
Adicione comentários em linha se tiver perguntas ou comentários sobre as responsabilidades de outras pessoas.
Após conversar com a equipe, o titular da função vai analisar todos os ❌ e decidir se deve assumir ou delegar tarefas adicionais. Em casos de sobreposição de tarefas, o proprietário principal é designado, com possíveis colaboradores ou proprietários de backup.
As responsabilidades não reivindicadas ou não aceitas vão ser transferidas para a seção "não atribuída".
A depender da estrutura organizacional, pode ser que o titular da função precise da aprovação da liderança para finalizar a função, conforme descrito nesse processo.
DICA: OS CINCO SEIS SETE OITO PORQUÊS
Pode levar menos ou mais de cinco "porquês" para chegar à causa raiz
6. Identify the underlying cause
1. Prepare a tática 5 min
Analise em conjunto os itens não atribuídos para determinar se estão alinhados com alguma função e o motivo pelo qual podem ou não ser adequados a funções específicas.
Se os itens não corresponderem a nenhuma função, é um indicativo da necessidade de criar ou redefinir funções. É importante atribuir alguma pessoa para identificar o proprietário das tarefas e definir a data de acompanhamento.
Preste atenção nas responsabilidades que nenhuma função está disposta a assumir. Se você identificar casos assim, avise o grupo e converse sobre elas.
DICA: seja ousado!
Você tem coragem? Por que não pedir para os líderes realizarem essa tática com as equipes críticas? Se identificar lacunas na rede, empregue a tática Funções e responsabilidades nas equipes.
7. Propose solutions
Est. time: 10 min
Discuta o tipo de relacionamento que existe entre sua equipe e as demais consideradas críticas. Chamamos isso de "força da interação". Desenhe linhas para indicar a solidez da interação com cada equipe.
Força de interação:
- Linha contínua: acontecem interações sistêmicas (por exemplo, vocês têm reuniões recorrentes ou um canal específico no Slack).
- Linha tracejada: as interações são espontâneas e conforme a necessidade. Alguns exemplos são a confiança no relacionamento pessoal e a colaboração reativa (motivada por incidentes ou problemas).
- Linha pontilhada: esse relacionamento requer novos métodos de colaboração.
Se você quer determinar a força de interações mais complexas, execute a variação abaixo com os responsáveis pelo relacionamento.
Follow-up
Compartilhe
Compartilhe o documento final com a equipe para receber feedback sobre possíveis lacunas ou oportunidades.
Distribua o documento de funções e responsabilidades para as principais partes interessadas e líderes, informando a equipe sobre essa ação.
Analise a tática com a equipe a cada três ou seis meses, ou sempre que houver alterações importantes na equipe. A prática regular vai facilitar o processo.
Variations
Breakout
Reúna os responsáveis pelas equipes da rede para avaliar a qualidade do relacionamento. Cada equipe vai receber uma classificação representada por emojis em categorias específicas. Todos precisam entender as categorias e ter a oportunidade de fazer perguntas. Os responsáveis podem avaliar os relacionamentos de suas próprias equipes em tempo real ou quando for conveniente. Considere usar uma ferramenta de tabela, lista ou quadro branco para essa avaliação. E nas reuniões presenciais, use etiquetas para codificação ou notas adesivas.
Ainda tem dúvidas?
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