Análise dos 5 "porquês"
Se um projeto não atender às expectativas apesar dos esforços da sua equipe, tire um momento para identificar a causa raiz. A tática da análise dos 5 “porquês” ajuda sua equipe a perguntar “por quê?” várias vezes até descobrir o problema principal.
Tempo de preparo
5 min
Tempo de execução
30 min
Pessoas
3 a 8
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Selecione a descrição de um problema.
- Pergunte “por quê?” cinco vezes para determinar a causa raiz.
- Proponha uma solução.
VOCÊ VAI PRECISAR DE:
- Ferramenta de videoconferência com compartilhamento de tela ou espaço para reuniões.
- Ferramenta de colaboração digital (confira os templates).
- Opcional: quadro branco físico, canetinhas e temporizador.
Recursos da tática
Como fazer uma análise dos 5 porquês
Ajude sua equipe a chegar à raiz do problema, não importa se você está no post-mortem ou explorando novas oportunidades.
O que é a análise dos 5 porquês?
A análise dos 5 porquês é uma técnica de resolução de problemas que envolve perguntar " por quê? " cinco vezes para descobrir as causas subjacentes de um problema.
Por que usar a tática de análise dos 5 porquês?
Saiba como transformar um problema atual ou passado em uma solução. A análise dos 5 porquês pode ajudar a identificar por que um projeto está aquém das expectativas. Você vai guiar sua equipe por um processo para identificar o problema específico com a redução gradual dele até que uma solução satisfatória seja encontrada.
Quando você deve fazer uma análise dos 5 porquês?
A análise dos 5 porquês pode ser aplicada a quase todos os problemas, equipes ou setores. As equipes da Atlassian usam essa técnica quando os projetos não saem conforme o planejado e querem descobrir a causa raiz para evitar que isso aconteça outra vez.
5 benefícios de uma análise dos 5 porquês
- Identifica as causas raiz, não os sintomas: ao repetir a pergunta " por quê?", a análise facilita uma compreensão mais profunda dos problemas para revelar as causas, em vez de só abordar os sintomas.
- Melhora as habilidades de resolução de problemas: o processo treina as pessoas a ter um pensamento crítico e fazer perguntas para suposições.
- Evita problemas futuros: ao abordar as causas raiz em vez de soluções temporárias, a análise dos cinco porquês ajuda a reduzir a recorrência de problemas semelhantes.
- Promove a melhoria contínua: a análise dos cinco porquês promove uma cultura de buscar melhores formas de resolver os problemas.
- Promove a colaboração em equipe: o envolvimento de vários membros da equipe na análise dos cinco porquês promove perspectivas diversas, gera insights mais ricos e fortalece o alinhamento da equipe.
1. Identifique o problema
Tempo estimado: 5 min
Venha preparado com uma definição do problema. Pode ser algo que a equipe está enfrentando no momento ou algo que aconteceu no passado e que precisa ser abordado.
Para as equipes remotas, crie um documento de colaboração (consulte os templates opcionais acima) e compartilhe com a equipe com antecedência. Para equipes presenciais, identifique um quadro branco com as colunas mostradas abaixo:
Problema 1
Problema 2
Problema 3
Problema 4
Problema 5
Como a gente pode resolvê-lo?
2. Prepare o cenário
Tempo estimado: 5 min
Informe sua equipe sobre o seguinte no início da reunião:
- A gente vai cavar fundo para chegar à raiz de um problema
- A gente está aqui para investigar, não para julgar
3. Pergunte: “Por quê?”
Tempo estimado: 5 min
Para a descrição inicial do problema, pergunte por que o problema ocorreu. Peça à equipe que considere:
- Por que isso aconteceu?
- O que causou [o problema]?
- Quais decisões levaram ao [problema]?
- Quais são as condições sob as quais o [problema] ocorreu?
- Quais são os fatores secundários que contribuíram para o [problema]?
Programe um temporizador para cinco minutos. Trabalhe com autonomia, peça para que a equipe adicione as respostas no documento colaborativo ou no quadro branco. Em equipe, escolha uma das respostas e faça o registro.
DICA: FAÇA UMA VOTAÇÃO
Vote nas definições de problema para avançar. Experimente o power-up de votação do Trello ou peça para que a equipe adicione +1 às definições escolhidas.
4. Indique a próxima descrição de problema
Tempo estimado: 5 min
Transforme a resposta em “Problema 2”. Defina um temporizador de novo para cinco minutos e continue perguntando “por quê?” e registrando as respostas até sua equipe chegar à causa raiz do problema.
Peça à equipe para adicionar as respostas no documento colaborativo ou no quadro branco.
5. Repita, " Por quê? "
Tempo estimado: 20 MINUTOS
Repita as etapas 3 e 4 até que você tenha feito a pergunta "por quê?" um total de 5 vezes.
DICA: OS CINCO SEIS SETE OITO PORQUÊS
Pode levar menos ou mais de cinco "porquês" para chegar à causa raiz
6. Identifique a causa subjacente
Tempo estimado: 5 min
Depois de perguntar “Por quê?” cinco vezes, documente o que a equipe acredita ser a causa raiz.
Em seguida, verifique a declaração final do problema examinando se o tratamento dessa causa raiz evitaria que o problema inicial se repetisse.
DICA: seja ousado!
Você tem coragem? Por que não pedir para os líderes realizarem essa tática com as equipes críticas? Se identificar lacunas na rede, empregue a tática Funções e responsabilidades nas equipes.
7. Proponha soluções
Tempo estimado: 10 min
Depois que chegar à causa raiz, peça para que membros da equipe proponham soluções para a sua definição de problema final. Escolha apenas uma ou duas soluções para seguir, atribua uma pessoa proprietária a cada solução e determine quando a equipe pode esperar uma resposta das pessoas proprietárias.
Acompanhamentos
Compartilhe
Registre as notas táticas para que toda a equipe tenha acesso. Em seguida, acompanhe o progresso adicionando a declaração do problema como um ticket ao quadro de trabalho da equipe, como o Jira ou o Trello. Por fim, garanta a verificação das soluções propostas no horário combinado.
Variações
Divida
Após a primeira etapa de brainstorm, em vez de votar em uma definição de problema, divida o grupo em equipes, uma para cada definição de problema. Então, siga o resto da Tática em equipes para ver qual causa-raiz cada equipe determina.
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