Pôster do projeto de TI

Os pôsteres do projeto são preenchidos durante várias sessões com a equipe, então, não se preocupe em fazer tudo de uma só vez. Na primeira sessão, foque em definir o espaço do problema. Então compartilhe com as partes interessadas assim que possível para obter feedback, que será incorporado em sessões futuras conforme o projeto se desenvolve.

O pôster é dividido em três partes para apoiar essa evolução:

Defina o problema – explique por que resolver o problema é importante para os clientes e para os negócios. Seja claro sobre os objetivos, possíveis soluções e quem e/ou o que é afetado.

Encontrem uma solução — desenvolvam abordagens possíveis e decidam qual é a melhor solução. Expliquem como chegaram até aqui, o que é ser bem-sucedido e como outros sistemas e equipes vão ser influenciados.

Prontos para começar – mapeie os marcos, com foco em fornecer valor iterativo ao cliente e garantir que todos na equipe saibam sua função enquanto se preparam para o pontapé inicial.

COMO REALIZAR CADA SESSÃO

Agende 60 minutos com a sua equipe. Colete e compartilhe com antecedência informações relevantes (por exemplo, observações de testes do usuário, análises, feedback do cliente, pesquisa de mercado, etc.).

Comece a primeira sessão compartilhando o modelo de pôster de projeto com instruções. Em sessões futuras, você pode começar revisando (brevemente!) o que mudou no pôster.

Discuta as perguntas com a equipe, até concordarem, de modo geral, em cada uma, antes de avançar para a próxima. Se houver algum impasse ou os membros da equipe tiverem ideias muito diferentes, discuta por mais tempo e tente chegar a um consenso. Se não for possível, alguém da equipe vai precisar assumir uma tarefa de acompanhamento para coletar e compartilhar mais informações. Por fim, o responsável pelo projeto em tempo integral (por exemplo, líder do projeto) ou patrocinador executivo pode precisar resolver diferenças de opinião decidindo a direção a ser seguida.

DEFINIR O PROBLEMA

Esta parte não deve levar mais do que uma hora. Reúna algumas pessoas para expor a visão de alto nível do seu projeto. Inclua apenas detalhes suficientes para que alguém de fora da sua equipe possa entender por que você está pensando nesse projeto e seus objetivos.

Qual é o problema: esta área deve ser uma declaração clara e sucinta do motivo pelo qual você está tentando resolver esse problema e quem será beneficiado.

Possíveis soluções: faça brainstorming em grupo para definir as possíveis formas de resolver o problema que acabou de ser definido. É fácil passar horas nessa discussão. Então, use um cronômetro para não gastar mais de 20 minutos. O resultado deve ser uma declaração da solução que todos preferem e um breve resumo dos possíveis caminhos alternativos.

Equipes afetadas: nesta fase, mantenha o nível elevado. O objetivo é apenas entender quem você deve envolver nas próximas etapas à medida em que você detalha mais o projeto.

ENCONTRE UMA SOLUÇÃO

Agora é hora de detalhar mais o seu projeto. Usando a primeira parte como um guia, comece a criar alguns desses detalhes. Ainda não se trata de um plano de projeto completo, mas vai servir como roteiro para um plano detalhado mais tarde. Envolva os interessados e outras equipes adjacentes conforme você avalia e projeta em conjunto possíveis soluções.

Dados da solução: detalhe ainda mais a solução escolhida e o que vai ser feito ao longo do caminho.

Validação: quais perguntas você teve que responder para chegar a essa solução e quais dados ou outras informações usou para responder a essas perguntas. Como esse é um documento dinâmico, você também deve adicionar perguntas abertas que ainda estão sendo respondidas a esta seção.

Visualize a solução: ninguém gosta de ler textos gigantes, então use essa sessão e parta para as imagens! Faça parceria com um arquiteto para desenhar como as informações fluem entre os sistemas e registre os resultados aqui. Fique à vontade para adicionar uma foto de um quadro branco ou uma captura de tela de qualquer ferramenta de desenho que você usa! Quando tiver uma visão técnica da solução, assuma a posição de usuário e mapeie como ele vai experimentar a solução.

Como medir o sucesso: defina o que é sucesso de acordo com o resultado que você vai proporcionar para a empresa. Quanto mais específico e mensurável, melhor, mas varia de projeto a projeto. Se estiver com dificuldade para definir o que é sucesso, interrompa essa sessão e tente executar a tática Metas, sinais e medidas antes de prosseguir para a próxima etapa.

Descreva os impactos do projeto em uma tabela. Quais sistemas e equipes vão ser afetados pelo seu projeto? Quais sistemas e equipes vão precisar de mudanças para você poder entregar o seu projeto? Ao término desta etapa, você deve ter uma lista de sistemas e equipes influenciados pelo seu projeto, quaisquer dependências que você tenha em outras equipes e a importância relativa de cada impacto.

PRONTO PARA COMEÇAR

(Se tiver tempo no fim da seção "Encontre uma solução", pode ir para a seção "Pronto para começar". Caso não tenha, programe 30 minutos adicionais ou atribua alguém a fazer um rascunho inicial e compartilhe com a equipe para análise.)

Agora que você tem uma noção da solução, de como ela vai afetar outras equipes e do valor que está oferecendo aos clientes, reserve algum tempo para priorizar esse projeto e seus benefícios em relação a outros possíveis projetos que interessem à sua organização/equipe. Neste momento, você pode optar por avançar ou reservar o projeto para mais tarde caso esteja muito ocupado. Não se esqueça de que você está tentando entregar o máximo de valor possível aos clientes!

Quando for decidido que o seu projeto vai ser executado, é preciso se preparar para a sua construção. Esta seção vai preparar você para começar o projeto da melhor forma. Continue recebendo feedbacks de seus interessados e outras equipes conforme você detalha mais o projeto para garantir que todos estejam de acordo com a forma que está abordando o projeto e quanto tempo vai levar.