Funções e responsabilidades em ação
O quadro branco da equipe após concluir a etapa 4 da sessão de funções e responsabilidades presenciais.
Esta equipe foi reunida pelo Zoom e usou o Confluence para captar e resumir a conversa.
O que você vai precisar
Ferramenta de videoconferência com compartilhamento de tela ou espaço para reuniões
Ferramenta de colaboração digital (ver template)
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O que são funções e responsabilidades no trabalho?
Em um trabalho em equipe eficaz, as funções representam cargos ou posições, como gerente de projetos, e as responsabilidades são tarefas e deveres específicos associados a uma função. Estes são alguns exemplos de responsabilidades de um gerente de projetos:
- Planejar e desenvolver ideias de projetos
- Formar e liderar a equipe
- Monitorar o progresso e estabelecer prazos para o projeto
- Resolver itens
- Gerir o orçamento e as partes interessadas
Avaliar a eficiência do projeto
Por que usar táticas para funções e responsabilidades?
As equipes devem definir as funções e responsabilidades para garantir que todos saibam os deveres e as contribuições de cada pessoa para as metas da equipe. Segundo o estudo publicado pela Small Group Research, essa definição evita confusões, reduz a sobreposição de tarefas e aumenta a eficiência e a colaboração.
O momento certo para definir as funções e responsabilidades
Ao definir as funções no início do projeto, você estabelece as expectativas, minimiza a confusão, aumenta a produtividade e a colaboração.
Antecipar a definição das funções também ajuda a evitar a sobreposição de tarefas, reduzir conflitos e garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados nas mesmas metas.
Com o avanço dos projetos ou alterações nas estruturas organizacionais, é essencial fazer reavaliações periódicas e atualizações das funções para manter o alinhamento e a eficiência operacional.
Cinco vantagens em definir as funções e responsabilidades
- Responsabilidade: funções bem definidas ajudam a evitar o retrabalho, o que simplifica processos e diminui a perda de tempo e recursos, contribuindo, por fim, para a melhora na eficiência da execução do projeto.
- Clareza: definir as funções e responsabilidades com clareza facilita a colaboração da equipe.
- Maior engajamento dos funcionários: a boa comunicação, em geral, resultado da boa definição de funções e responsabilidades, aumenta em 72% o engajamento e a produtividade dos colaboradores (Atto Time).
- Satisfação no trabalho: cerca de 75% dos colaboradores com funções bem definidas se sentem mais empolgados e relatam níveis mais altos de satisfação no trabalho do que os colaboradores com funções ambíguas (Effectory).
- Aumento da produtividade: colaboradores com funções bem definidas são 53% mais eficientes e 27% mais eficazes no trabalho (Effectory).
Como definir funções e responsabilidades da equipe
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Determine e alinhe as responsabilidades da equipe
- Identifique as responsabilidades não atribuídas
- Registre as funções aprovadas pela equipe
1. Prepare a tática 5 min
Envie mensagens para a equipe explicando a tática. Assim, todos podem saber sobre o trabalho, tanto no presencial quanto no remoto. No início da tática, analise a missão da equipe para definir qual é a responsabilidade da equipe em geral.
Em seguida, prepare o documento de colaboração que a equipe vai usar. Você pode criar a tabela na página do Confluence ou usar o template pronto para uso. Se estiver criando o documento do zero, adicione as seguintes colunas:
- Função
- Responsabilidades (o que os outros acham)
- Responsabilidades (o que eu acho)
Responsabilidades não atribuídas
DICA: GRUPOS GRANDES
Tem mais de 4 pessoas? Reserve 90 minutos para grupos de 6 a 8.
Para grupos de 9 ou mais, divida a tática em sessões de menos de 1 hora.
2. Identifique as funções da equipe 5 min
Defina as diferentes funções da equipe. Escreva a sua função no projeto abaixo do seu nome na coluna "Funções".
Se vários membros da equipe ocuparem a mesma função, inclua a função apenas uma vez na tabela.
Alguns membros da equipe podem ter várias funções. Por exemplo, algum engenheiro de software também pode atuar como gerente de projetos. Nesses casos, inclua cada função na tabela.
3. Identifique as responsabilidades que você assume 10 min
Peça para cada pessoa identificar quais são as principais responsabilidades que assumem no projeto (de 3 a 5) na coluna "Responsabilidades (o que penso)".
DICA: FOCO
Mantenha a sessão focada em funções, não em pessoas.
Ao ficar concentrado na função, a equipe pode identificar lacunas em quais são as habilidades necessárias para ter sucesso nesse papel, sem depender das pessoas na equipe.
4. Identifique as responsabilidades dos membros da equipe 10 min
Para as outras funções identificadas, anote as principais responsabilidades de cada uma na coluna "Responsabilidades (o que os outros pensam)".
Se você pensar em responsabilidades que não se encaixam com clareza em uma função, elas devem ser adicionadas à seção de responsabilidades não atribuídas.
5. Explique as responsabilidades da função 15 min
Analise o que outras pessoas escreveram sobre a função que você assume na coluna "Responsabilidades (o que os outros pensam)". Adicione ✅ se aceitar ou ❌ se não aceitar cada responsabilidade.
Adicione comentários em linha se tiver perguntas ou comentários sobre as responsabilidades de outras pessoas.
Após conversar com a equipe, o titular da função vai analisar todos os ❌ e decidir se deve assumir ou delegar tarefas adicionais. Em casos de sobreposição de tarefas, o proprietário principal é designado, com possíveis colaboradores ou proprietários de backup.
As responsabilidades não reivindicadas ou não aceitas vão ser transferidas para a seção "não atribuída".
A depender da estrutura organizacional, pode ser que o titular da função precise da aprovação da liderança para finalizar a função, conforme descrito nesse processo.
6. Revise as responsabilidades não atribuídas 15 min
Analise em conjunto os itens não atribuídos para determinar se estão alinhados com alguma função e o motivo pelo qual podem ou não ser adequados a funções específicas.
Se os itens não corresponderem a nenhuma função, é um indicativo da necessidade de criar ou redefinir funções. É importante atribuir alguma pessoa para identificar o proprietário das tarefas e definir a data de acompanhamento.
Preste atenção nas responsabilidades que nenhuma função está disposta a assumir. Se você identificar casos assim, avise o grupo e converse sobre elas.
DICA: CONCORDE EM DISCORDAR
Se a equipe não conseguir concordar com algumas das funções ou responsabilidades, tome nota delas como itens de acompanhamento para trabalhar em reuniões menores mais tarde.
7. Identifique e resuma as próximas etapas 5 min
Após a conclusão, resuma as funções e responsabilidades para garantir o alinhamento da equipe. Atribua a responsabilidade de cada função a indivíduos específicos. Além disso, atualize o documento compartilhado com as funções e responsabilidades acordadas.
Acompanhamentos
Compartilhe
Compartilhe o documento final com a equipe para receber feedback sobre possíveis lacunas ou oportunidades.
Distribua o documento de funções e responsabilidades para as principais partes interessadas e líderes, informando a equipe sobre essa ação.
Analise a tática com a equipe a cada três ou seis meses, ou sempre que houver alterações importantes na equipe. A prática regular vai facilitar o processo.
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