Liberty verringert mit Atlassian Cloud die Komplexität und optimiert die Zusammenarbeit in einem großen Team, das verschiedene Teams und Bereiche in mehr als 20 Ländern umspannt

Ehrgeiziges Ziel: ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Agilität und Kontrolle im internationalen Betrieb

Liberty wusste schon immer, dass durchdachte Prozesse und eine gemeinsame Teamausrichtung für den geschäftlichen Erfolg unverzichtbar sind, doch mit dem schnellen Unternehmenswachstum nahm auch die Komplexität zu. Um diese Herausforderung zu meistern, setzte sich das Unternehmen ein ehrgeiziges Ziel: die ideale Balance zwischen Agilität und Kontrolle zu erreichen.

Liberty benötigte eine Struktur, um das Demand-Management zu zentralisieren, Prozesse zu standardisieren und die Einhaltung von Qualitätsstandards in den Teams in verschiedenen lateinamerikanischen Ländern zu garantieren. Gleichzeitig sollten die agilen Teams flexibel genug bleiben und die Agilität in der Auslieferung beibehalten. Gefragt war ein zentraler Überblick über alle Projekte der acht Marken, aus denen die Unternehmensgruppe besteht. So sollte Kontrolle möglich werden, ohne die Betriebsabläufe zu behindern.

Um dies zu erreichen, legte Liberty seinem Plan eine Auswahl an Lösungen und Apps aus dem Atlassian Marketplace zugrunde: Jira und Bitbucket für Entwickler- und DevOps-Teams, Jira Service Management für ITSM, Confluence für die Dokumentation und das Wissensmanagement, Xray für das Testmanagement und Atlassian Guard für eine einheitliche Authentifizierung von verschiedenen Domains aus.

"Wir wussten, dass wir uns die Arbeit erleichtern, wenn wir das Atlassian-Ökosystem als Grundlage für die Plattform nutzen. Integrationen sind dadurch unkompliziert und die Tools greifen so nahtlos ineinander, als handele es sich um ein einziges Produkt", erklärt Shikha Handa, Director of Software Quality Management bei Liberty.

Shikha merkt an, dass die Entscheidung für die Toolchain ein wichtiger Schritt war, weil alle Lösungen beim Erstellen der von Liberty benötigten Plattform eine wichtige Rolle spielten. Genauso wichtig für den Erfolg der Initiative war der offene, auf Zusammenarbeit ausgelegte Implementierungsansatz.

Jira Communitys: Zusammenarbeit als Antriebsfaktor für Veränderungen

Jira wurde bereits seit einigen Jahren bei Liberty genutzt, jedoch nur für die Qualitätssicherung, das Management von Testfällen und das Release-Management.

Als das Unternehmen wuchs, wurden die Prozesse zu komplex. Liberty musste die Arbeitsweise seiner Teams überdenken.

Shikha berichtet, dass Liberty bereits einmal versucht hatte, Prozesse von außen nach innen umzugestalten und Verfahren zu standardisieren, was jedoch von den Teams nicht gut angenommen wurde, weil sie zu wenig eingebunden waren.

Vor diesem Hintergrund entschied Shikha, eine Plattform gemeinsam mit den Teams zu entwickeln, statt sie ihnen einfach vorzusetzen. Sie wandte sich an den Atlassian Platinum Solution Partner bit2bit Americas, weil Atlassian im Mittelpunkt dieser Transformation stehen sollte.

So konnten die Mitarbeiter von der Prozesszuordnung bis hin zur Systemkonfiguration umfassend einbezogen werden, und die Vorteile für interne und externe Kunden lagen auf der Hand.

Am Prozess sollten jeweils mehrere Mitglieder der 20 verteilten Teams beteiligt werden, um die Meinung der 1.400 Mitarbeiter zu vertreten, die von der geplanten Transformation direkt betroffen waren.

Shikha richtete in allen beteiligten Bereichen Jira Communitys ein und übertrug den Mitarbeitern selbst die Verantwortung für das Implementieren des Tools in ihrem Sektor.

"Wir haben in jeder Community auf Empfehlung der Mitarbeiter hin Jira-Fans als 'Champions' ausgewählt, die ihre Kollegen bei Bedarf unterstützen sollten", so Shikha Handa.

Shikha erklärt, dass die Teams dank des offenen, auf Zusammenarbeit ausgelegten Ansatzes transparent in einem großen Team diskutieren konnten. Es war möglich, die Vor- und Nachteile von Entscheidungen gemeinsam abzuwägen und kleine Änderungen an Prozessen und Tools vorzunehmen. So fühlten sich alle gleichermaßen an der Erstellung der Plattform beteiligt.

Cloud-Migration: schnellere Skalierbarkeit

Der Plan ging auf: Die neue Plattform wurde schnell implementiert, und die Teams erkannten innerhalb kürzester Zeit, welche Vorteile ein zentralisiertes System hat und wie sehr es ihnen die Arbeit erleichtert.

Angesichts dieses vielversprechenden Ergebnisses fühlte sich Liberty schon wenige Monate nach Beginn des Projekts sicher genug, um Jira in die Cloud zu migrieren, das System zu skalieren und die Einführung des Tools in den verschiedenen Ländern zu beschleunigen.

Shikha sagt, die Migration zu Jira Cloud habe die Abhängigkeit von externen Anbietern verringert, weil die Teams die Plattform mit Vorlagen und Ressourcen zur Automatisierung ohne Code unkompliziert selbst weiterentwickeln können.

Transparentes Arbeiten mit zentral zugänglichen Informationen

Auf der neuen Cloud-Plattform wurden unterschiedliche Projekte aus verschiedenen Geschäftsbereichen des Unternehmens in den Fokus gerückt. Deren Fortschritt konnte nun in Echtzeit überwacht werden.

Shikha erklärt, das Team habe unter Verwendung der lückenlosen Integration von Jira mehrere Dashboards erstellt, mit denen sich Führungskräfte schnell einen umfassenden Überblick über die Serviceindikatoren verschaffen können.

"Wenn ein CIO jetzt fragt, wie viele Projekte wir in den Bereichen Kabel und Mobilfunk haben, oder herausfiltern möchte, wie viele davon in Costa Rica oder Puerto Rico angesiedelt sind, ist dies problemlos möglich. Ein einziges Dashboard zeigt alle laufenden Projekte auf einen Blick. "

DevOps: automatische Aktualisierung der Indikatoren mit jedem Code-Update

Bei DevOps sind Informationen für die Zusammenarbeit, die Automatisierung und schnelle Abläufe unverzichtbar. Um die Arbeit der Teams zu beschleunigen, hat Liberty das Ökosystem um Bitbucket ergänzt, das Atlassian-Tool für Versionskontrolle. Hauptargument war die unkomplizierte Integration mit Jira.

So wird nach jeder in Bitbucket konsolidierten Code-Änderung der Status der Tasks in Jira automatisch aktualisiert und die Versionshinweise werden in Confluence veröffentlicht. Das Team muss die Updates also nicht mehr manuell dokumentieren. Bei Liberty sind derzeit bereits 95 % des gesamten Backlogs in Jira registriert. Es sind knapp 30 registrierte Elemente und 60 erstellte Projekte vorhanden.

Shikha berichtet, dass das Unternehmen den Atlassian Marketplace genutzt hat, um die Cloud-Plattform um zusätzliche Funktionen zu erweitern und das System perfekt an die eigenen Anforderungen anzupassen. Die Prozesse beim Kompilieren, Testen, Konfigurieren und Bereitstellen von Software wurden so vereinfacht.

Für die Testautomatisierung verwendet Liberty jetzt beispielsweise das Tool Xray Test Management for Jira, in dem ein Test-Repository erstellt wurde, das nach Anwendung und Funktionalität gruppiert ist, um eine Wiederverwendung zu ermöglichen, und bei dem alle Workflows berücksichtigt werden.

So können die Teams ihre Tests wie alle anderen Jira-Elemente kategorisieren, priorisieren, Komponenten zuweisen und kommentieren. "Mit Jira können wir den gesamten Produktlebenszyklus einfach und zentral verfolgen", so Shikha.

Bevor das zentrale Repository vorhanden war, speicherten Benutzer ihre Testfälle oft lokal auf ihrem Computer. Im Schnitt dauerte es 3 Tage, den Plan für Regressionstests zu erstellen. Mit dem Repository sind es jetzt nur noch 3 Stunden.

"Das Erstellen des Berichts zur Qualitätssteuerung dauerte früher 4 Stunden. Jetzt ist der Bericht in weniger als 5 Minuten fertig, wenn die Daten auf dem neuesten Stand sind", erklärt Shikha.

Geringere ITSM-Komplexität dank lückenloser Integration

Eine der wichtigsten Herausforderungen für große Unternehmen ist die Verwaltung des Informationsflusses und die Rückverfolgbarkeit dieser Daten. Auch Liberty sah sich mit diesem Szenario konfrontiert.

Seit der Einführung von Jira Service Management kann das Unternehmen alle Phasen des Änderungsprozesses im selben Ökosystem durchlaufen – vom Eingang der Anforderungen des IT-Teams bis zur endgültigen Lösung. Dies ist einer der Hauptvorteile, die Liberty mit den Atlassian-Tools erzielt hat.

"Unseren Business-Benutzern gefallen die neuen Prozesse sehr gut. Sie können sich jetzt einfach in einem Portal anmelden und dort Anfragen von Anfang bis Ende verfolgen. Früher mussten Bestellungen über ein Formular oder per E-Mail aufgegeben werden und waren schwierig nachzuverfolgen", berichtet Shikha.

Das Telekommunikationsunternehmen konnte durch diese Änderung verschiedene Genehmigungsabläufe automatisieren und die E-Mail-Kommunikation beim Änderungsmanagement um etwa 70 % reduzieren.

Heute ist alles einfacher. Sobald eine Bestellung im Jira Service Management-Portal registriert wurde, kann der Projektmanager die für die einzelnen Genehmigungen zuständigen Mitarbeiter zuweisen. Daraufhin werden die zugewiesenen Personen automatisch per Warnbenachrichtigung informiert. Nach der Genehmigung werden die Anforderungen direkt in die Implementierungswarteschlange gestellt. Dies erfolgt in einem kontinuierlichen Ablauf ganz ohne Engpässe.

Laut Shikha profitieren alle im Unternehmen von der Lösung: Die Benutzer haben jetzt ein intuitives Portal, in dem sie Tickets erstellen und verfolgen können. Die Manager können Änderungen leicht im Blick behalten und Anforderungen flüssig und kontinuierlich priorisieren. Die technischen Teams liefern Software schneller aus, haben mehr Einblick in die Arbeiten, sind organisierter und müssen weniger E-Mails und Anrufe beantworten.

Einheitliche Authentifizierung für Benutzer aus 15 verschiedenen Domains mit Atlassian Guard

Eine weitere Herausforderung, die international verteilte Unternehmen bewältigen müssen, ist die Vereinheitlichung des Zugriffs. Da Liberty in einigen Ländern mit eigenen Marken und Sparten vertreten ist, benötigen Benutzer aus 15 verschiedenen Domains Zugriff auf das zentrale System. Diese Aufgabe hat Atlassian Guard, die Atlassian-Lösung für Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM), deutlich vereinfacht.

Mit Atlassian Guard konnte Liberty Sicherheitsrichtlinien für alle Benutzer im Unternehmen konfigurieren. Die verschiedenen Domains wurden auf zentralisierte, sichere Weise mit den Produkten verbunden und die Administration aller Konten erfolgt nun zentral.

Eine zukunftssichere Cloud-Plattform

Liberty hat die Funktionen von Jira, Bitbucket, Jira Service Management, Confluence, Atlassian Guard und Atlassian Marketplace-Lösungen mit einem auf Zusammenarbeit ausgelegten, transparenten Ansatz kombiniert. Das Ergebnis ist eine einheitliche, skalierbare, sichere und flexible Cloud-Plattform.

Shikha erklärt: "Mit Atlassian Cloud als Mittelpunkt unserer Betriebsabläufe konnten wir Bereiche, Sparten und Teams zusammenbringen, die Komplexität verringern und genau die einheitliche Struktur schaffen, die Liberty benötigt, um weiterhin schnell zu wachsen und sich ständig weiterzuentwickeln.

Jira ist bei uns die zentrale Anlaufstelle für unterschiedliche Teams und Bereiche. So können wir wie ein einziges großes Team zusammenarbeiten und erhalten Informationen für eine kontinuierliche Weiterentwicklung."

Durch die Teamintegration bei Liberty Latin America können sich die Telekommunikationsteams jetzt verstärkt der Prozessoptimierung widmen.

"Wir halten regelmäßig Meetings mit der Unternehmensführung ab und besprechen, was gut läuft und wo wir Verbesserungsmöglichkeiten sehen. Alle Änderungen werden im Backlog dokumentiert, und wir veröffentlichen die Verbesserungen. Die Teams geben uns kontinuierlich Feedback, mit dem wir das Ökosystem immer weiter optimieren können", erklärt Shikha.

Unter anderem plant Liberty, die Möglichkeiten neuerer Deployment-Tools wie Jira Service Management weiter auszuloten. Bereits weniger als drei Monate nach der Einführung der Lösung wurde das gesamte Demand-Management bei Liberty in Jira Service Management abgewickelt.

Shikha erklärt, dass nach der erfolgreichen Implementierung von Jira Service Management für Demand-Management, Support und Änderungsmanagement auch das Vorfallmanagement in das Tool eingebettet werden soll, um auch für diese ITSM-Praktik zentrale Transparenz zu schaffen.

Ein weiterer Vorteil, von dem die Teams bei Liberty profitieren: Die Lösungen lassen sich mit den Funktionen von Jira Service Management leicht an die Anforderungen des Unternehmens anpassen.

"Ein großer Vorteil von Jira Service Management ist die Möglichkeit, Verbesserungen mit Vorlagen, Workflows und Automatisierung ohne Code intern vorzunehmen. Dadurch sind wir weniger von externen Anbietern abhängig, und die Transformation wird beschleunigt", so Shikha.

Durch kontinuierliche Verbesserungen entwickelt Liberty Latin America seine Technologieplattform täglich weiter. Das Unternehmen nutzt das volle Potenzial von Atlassian Cloud, um die Komplexität zu verringern und ein dynamisches, vielfältiges und verteiltes Business zu unterstützen. Alle arbeiten in einem einzigen großen Team zusammen.