MYOB + Atlassian
Unsere Kunden stehen bei allem, was wir tun, im Mittelpunkt. Jira Plans hilft uns entscheidend dabei, die besten Lieferergebnisse für unsere Kunden zu erzielen.
– Pratik Patil, Delivery Manager
Branche
Internet und Software
Standorte
Hauptsitz in Cremorne, Australien
Anzahl Benutzer
> 1.700
Atlassian-Produkte
Apps
MYOB verbessert mit Jira Plans in Jira die Transparenz, Klarheit und Koordination
Als das SME-Team (Small Medium Enterprises) von MYOB wuchs und funktionsübergreifender wurde, bereiteten die Softwareplanungs- und -bereitstellungsprozesse des Unternehmens zunehmend Probleme. Die Verfolgung und das Management der Arbeit in so vielen Teams und Projekten wurden immer komplexer und es gab keine ganzheitliche Möglichkeit, Projekte anzuzeigen, den Fortschritt zu verfolgen oder Neuigkeiten mit Stakeholdern zu teilen. Durch die Implementierung von Jira Plans in Jira hat das SME-Team einen umfassenden Überblick über Roadmaps, Abhängigkeiten und Zeitpläne für alle Funktionen (nicht nur für die technische Bereitstellung) gewonnen. Die gemeinsame Arbeit an den gleichen Zielen hat dem Team auch einen neuen Weg eröffnet, um Risiken zu minimieren und seinen Kunden noch mehr Wert zu bieten.
MYOB bietet umfassende Business-Management-Tools und Buchhaltungslösungen für KMUs und das mittlere Marktsegment, Direct-to-Business sowie ein Netzwerk für Buchhalter und Berater in Australien und Neuseeland. Mit diesen Tools erhalten Unternehmen einen besseren Einblick in die Unternehmensleistung und können so ihren Mitarbeitern helfen, die richtigen Gespräche zu führen und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Die SME-Abteilung von MYOB stand allerdings vor den unvermeidlichen Herausforderungen eines wachsenden, funktionsübergreifenden Teams aus verschiedenen Bereichen mit mehr als 1.000 Technologieprojekten im gesamten Unternehmen.
Die SME-Abteilung ist die größte Geschäftseinheit des Unternehmens. Das Team hatte bereits Jira Cloud Premium für die Projektplanung und -verfolgung sowie Confluence für die Erfassung von Anforderungen und die Zusammenarbeit implementiert. Mit der Erweiterung der Abteilung wuchs auch die Notwendigkeit, die Arbeit in vielen Teams zu verfolgen und zu verwalten und Projekte ganzheitlich zu betrachten, über den Fortschritt auf dem Laufenden zu bleiben und Updates auszutauschen.
Durch die Implementierung von Plans in Jira erhielt das SME-Team einen umfassenden Überblick über den gesamten Lieferprozess und fand eine neue Möglichkeit, die Stakeholder im gesamten Unternehmen auf dieselben Ziele und Prioritäten auszurichten. Durch mehr Klarheit und Abstimmung hat das Team die Planung und Durchführung erheblich verbessert – ein wichtiger Schritt, um MYOB dabei zu helfen, seinen Kundenstamm weiter auszubauen, einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen und noch mehr Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen.
Jira Plans sorgt für einen besseren Überblick über alle Aufgaben und unterstützt mehrere Teams bei der Abstimmung ihrer Lieferpläne. So profitieren wir von einer besseren Übersicht über alle Feinheiten und Abhängigkeiten."
Pratik Patil, Delivery Manager
Wachsende Probleme erfordern eine ausgefeiltere Roadmapping-Lösung
Solange die SME-Abteilung von MYOB relativ klein war, konnten die Mitarbeiter problemlos alles manuell verfolgen und sich auf individuelles Wissen verlassen, statt Artefakte zu aktualisieren. Als die Geschäftseinheit jedoch auf über 450 funktionsübergreifende Mitarbeiter in mehr als 30 Teams und sieben Bereichen expandierte, wurden Planung und Bereitstellung weitaus komplizierter.
Transparenz war eine der größten Herausforderungen. Das Team benötigte einen vollständigen Überblick über die Arbeit, die Abhängigkeiten und die Roadmaps auf Programmebene in allen Bereichen. Ohne diese ganzheitliche Ansicht liefen die einzelnen Teams Gefahr, das Gesamtbild aus den Augen zu verlieren und sich in Arbeitssilos zurückzuziehen. Für die Stakeholder, Führungskräfte und die Projektteams selbst war es von entscheidender Bedeutung, Klarheit über den Status der zu erbringenden Leistungen und die geplanten Endtermine zu erhalten.
Als Reaktion auf diese Probleme begannen Delivery Manager Pratik Patil und sein Team, nach einer besseren Lösung zu suchen. Sie waren bereits Power-User von Jira und prüften nun, ob bisher ungenutzte Funktionen ihre Anforderungen erfüllen konnten. Jira Plans erwies sich als vielversprechende Lösung und sollte deshalb als Pilotprojekt im Bereich für kleine Unternehmen eingesetzt werden.
Profitipp von Pratik: Formuliere klare Ziele für das, was du zuerst lösen oder erreichen musst.
Ziele sind am einfachsten zu erreichen, wenn sie von Anfang an fest definiert sind. Bevor du Jira Plans implementierst oder erweiterst, definiere den gewünschten Endzustand oder bestehende Probleme, die gemindert werden sollen. Nutze diese Informationen dann als Orientierungshilfe, um alle auf Kurs zu halten und die Effektivität zu maximieren.
[Jira Plans] hat auch für Gleichberechtigung unter den funktionsübergreifenden Teammitgliedern gesorgt, da wir verstärkt darauf achten, das gesamte Erlebnis zu berücksichtigen, wenn wir einen Mehrwert für unsere Kunden schaffen."
Pratik Patil, Delivery Manager
Ein Pilotprojekt legt den Grundstein für mehr Transparenz, Klarheit und Abstimmung
Durch die Einbindung von Jira Plans in das zweiwöchentliche, funktionsübergreifende Teammeeting von SME, das als "Vertical Wall Walk" bezeichnet wird, wollte das Team den Funktionsumfang validieren und vor der Einführung im gesamten Unternehmen erst einmal Feedback einholen.
Profitipp von Pratik: Beginne mit einer einfachen Lösung, die du dann im Rahmen eines Pilotprojekts skalieren kannst.
Ein neues Tool zu implementieren oder eine neue Initiative einzuführen, kann selbst für die ehrgeizigsten Teams eine Herausforderung sein. Mindere den Stress und die Risiken, indem du mit kleinen Schritten oder einem Pilotprojekt anfängst, um das Konzept zu testen und schnell erste Erfolge zu erzielen, die du dann nutzen kannst, um einen Business Case zu erstellen und dir Unterstützung für die Erweiterung zu sichern.
Pratiks Team begann mit der Erstellung eines neuen Plans in Jira Plans. Die Hierarchie wurde so eingerichtet, dass sie die Programmstruktur von MYOB widerspiegelte und der Plan einfach zu visualisieren war. Besonders wichtig war die Möglichkeit, die Ziele auf oberster Ebene zu sehen und dann ins Detail gehen zu können – zu den Initiativen innerhalb einzelner Projektteams und dann zu den Epics und Funktionen, aus denen sich die Initiativen zusammensetzen.
Als Nächstes übertrugen die Bereitstellungsteams ihre einzelnen Projekte in Jira Plans, damit alle Beteiligten funktionsübergreifende Informationen wie Markteinführungspläne und Release-Termine einsehen konnten. Das SME-Team erfasste anschließend alle Abhängigkeiten mitsamt Start- und Enddatum, um genauere Zeitpläne erstellen zu können.
Profitipp von Pratik: Erstelle einen funktionsübergreifenden Plan.
Lade funktionsübergreifende Teams (auch aus nicht-technischen Abteilungen) ein, Jira Plans zu verwenden oder von den damit gewonnenen Erkenntnissen zu profitieren. So sorgst du dafür, dass eure Pläne umfassender und genauer sind, und hilfst gleichzeitig anderen, bessere Entscheidungen zu treffen.
Wenn MYOB zum Beispiel eine neue Funktion entwickelt, werden Marktforscher, Designer, Techniker und Markteinführungsspezialisten in den Prozess mit einbezogen und ihre Arbeit wird in Jira Plans eingetragen. Dieser Ansatz erhöht die Transparenz und sorgt dafür, dass alle von Anfang bis Ende und nicht nur bei der technischen Umsetzung auf dem Laufenden bleiben, während sie auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
Innerhalb von nur einem Tag war das Pilotprojekt fertig eingerichtet und das Team erzielte bereits Fortschritte in Bezug auf durchgängige Transparenz in allen Funktionen, eine schnellere Behandlung von Risiken sowie bessere Zusammenarbeit, um den Kunden zusätzlichen Mehrwert zu bieten.
Wenn wir Gefahr laufen, den Zeitplan aus den Augen zu verlieren, können wir nun eine Visualisierung nutzen, um die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Teams in Gang zu bringen."
Pratik Patil, Delivery Manager
Jira Plans bereichert ein etabliertes Teamritual
Nachdem die Einrichtung abgeschlossen war, begann das Team von Pratik, Jira Plans beim zweiwöchentlichen SME Vertical Wall Walk zu verwenden. Das Ritual bringt funktionsübergreifende Teammitglieder (Geschäftsleitung, Produktlieferung, Vertrieb, Marketing, Support, Engineering, technische Leiter und Architekten) zusammen, um den Projektfortschritt zu überprüfen. Sie gehen die Portfolioansicht als Gruppe durch und besprechen laufende Initiativen, bevorstehende Marktmomente und Erkenntnisse aus früheren Releases.
Profitipp von Pratik: Binde Jira Plans in Rituale ein, um Teammitglieder und Daten auf dem neuesten Stand zu halten und zu synchronisieren.
Wie viele andere Tools und Funktionen ist Jira Plans am nützlichsten, wenn es auf dem neuesten Stand gehalten und regelmäßig verwendet wird. Durch das Einbinden der Lösung in Teamrituale werden die Teammitglieder nebenbei daran erinnert, Projekte mit den neuesten, genauen Informationen zu aktualisieren.
Beim SME Vertical Wall Walk erwiesen sich verschiedene Funktionen von Jira Plans als sehr praktisch. Zum einen bot die zentrale Ansicht auf Programmebene einen Überblick über die Ziele auf oberster Ebene sowie die Möglichkeit, tiefer in die einzelnen kleineren Arbeitsbereiche einzutauchen. Hochrangige Führungskräfte wussten den Überblick zu schätzen, während die an Strategie und Umsetzung Beteiligten die vielen Details begrüßten. Durch Filtern nach einzelnen Teams konnten sie sehen, woran die einzelnen Teams gerade arbeiteten. Die Erstellung von projekt- und programmspezifischen Plänen half auch dabei, Abhängigkeiten genau zu ermitteln und Risiken zu minimieren.
Darüber hinaus freute sich das Team über mehr Einblick in Start- und Enddaten, die Terminübersichten (insbesondere, wenn Daten unklar waren) sowie visuelle Hinweise auf wichtige bevorstehende Termine. Die visuelle Darstellung von Marktmomenten (Marker, Meilensteine oder Release-Daten in der Zeitleistenansicht) und die farbcodierten Markierungen informierten die Teammitglieder über gefährdete Meilensteine und über Tasks, die nicht auf das Release-Datum abgestimmt waren.
Durch den verbesserten Einblick in Zeitpläne und Abhängigkeiten konnte sich das Team auf die richtigen Prioritäten konzentrieren und schnell reagieren, wenn Projekte ins Hintertreffen gerieten oder vom Kurs abkamen. "Jira Plans sorgt für einen besseren Überblick über alle Aufgaben und unterstützt mehrere Teams bei der Abstimmung ihrer Lieferpläne. So profitieren wir von einer besseren Übersicht über alle Feinheiten und Abhängigkeiten", so Pratik. "Es hat auch für Gleichberechtigung unter den funktionsübergreifenden Teammitgliedern gesorgt, da wir verstärkt darauf achten, das gesamte Erlebnis zu berücksichtigen, wenn wir einen Mehrwert für unsere Kunden schaffen. Wenn wir Gefahr laufen, den Zeitplan aus den Augen zu verlieren, können wir nun eine Visualisierung nutzen, um die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Teams in Gang zu bringen."
"Die besten Lieferergebnisse für unsere Kunden"
Das SME-Pilotprojekt mit Jira Plans bei MYOB hat sämtliche Ziele erreicht – und sogar übertroffen. Das Team profitiert von deutlich mehr Klarheit, Transparenz und Abstimmung in der Liefer-, Produkt- und Engineering-Abteilung sowie im gesamten Unternehmen. Alle Benutzer, Stakeholder und Führungskräfte sind sich sicher, dass sie auf der Grundlage dieser umfassenden, leicht zugänglichen Informationen gemeinsam die richtigen Entscheidungen für ihre Kunden treffen können.
MYOB weitet Jira Plans nach und nach auf andere Teams aus und rechnet mit noch mehr Möglichkeiten, Mitarbeiter und Kunden mit den enthaltenen Funktionen besser zu unterstützen. Pratik erklärt: "Unsere Kunden stehen bei allem, was wir tun, im Mittelpunkt. Jira Plans hilft uns entscheidend dabei, die besten Lieferergebnisse für unsere Kunden zu erzielen."