Atlassian möchte die Teamarbeit verbessern – auch im eigenen Team. Als Ron Romain, Programmmanager der Cloud Foundations-Abteilung von Atlassian, Transparenz für Hunderte von Mitarbeitern bereitstellen musste, fiel seine Wahl auf die Jira Software-Funktion Advanced Roadmaps.
Advanced Roadmaps stattet Unternehmen mit verteilten Teams mit der wichtigen Fähigkeit aus, teamübergreifende Einblicke für eine effektivere Planung und Verfolgung zu gewinnen. Romain musste teamübergreifend organisieren und planen und entscheiden, welche Arbeiten wie und wann geliefert werden sollten. Hierfür brauchte er eine Standardansicht der Projekte und Prioritäten seines Teams.
Romains Team verfügte über sieben verschiedene Workstreams mit eigenen Plänen, an denen jeweils vier bis sechs Teams arbeiteten. Jeder Plan basierte auf agilen Epics, also Arbeitseinheiten, die in spezifische User Story-Aufgaben unterteilt waren. Romain benötigte umfassendere Einblicke in diese Epics, um Abhängigkeiten besser zu verstehen und einschätzen zu können, ob Aufgaben auf Kurs waren oder ob es zu Problemen kam. Außerdem sollten für mehr Transparenz und Kontext einheitliche Workflows in die Pläne integriert werden, damit jedes Teammitglied laufende Aufgaben und Engpässe erkennen konnte.
Die hierfür erforderlichen Daten waren jedoch über mehrere Teams und Tools hinweg gespeichert. Die Cloud Foundations-Teams arbeiteten an zahlreichen Jira Software-Projekten, erstellten Confluence-Seiten für Kontext und verwendeten Tabellen, um Berichte zu generieren. Romain gelang es zwar, die in unterschiedlichen Projekten und Tools vorliegenden Daten zu verstehen, aber ihm fehlte eine zentrale Übersicht über die vielen unterschiedlichen Teams, die an mehreren unterschiedlichen Projekten arbeiteten. Das erschwerte es, den Status und Fortschritt teamübergreifenden zu verfolgen.
"Es gab keine verlässliche zentrale Informationsquelle. Stattdessen gab es mehrere Versionen, die zu unterschiedlichen Zeiten abgerufen wurden und jeweils leicht unterschiedliche Momentaufnahmen unserer Arbeit darstellten", so Romain. "Das Fehlen einer zentralen Informationsquelle wirkte sich negativ auf die Transparenz im Unternehmen aus."
Romain entschied sich für die Advanced Roadmaps-Funktion von Jira Software. Sie hilft Teams dabei, einen Plan zu entwickeln, den Überblick zu behalten, den Fortschritt nachzuverfolgen und Daten problemlos mit Stakeholdern zu teilen. Mit Advanced Roadmaps hat sein Team jetzt Zugriff auf eine einheitliche visuelle Hierarchie, die eine Übersicht über alle teamübergreifenden Arbeiten bietet. Advanced Roadmaps informiert außerdem über Abhängigkeiten und anstehende Prioritäten sowie darüber, ob Aufgaben auf Kurs sind oder ob es zu Problemen kommt.
Advanced Roadmaps ermöglicht dem Cloud Foundations-Team zudem die Kategorisierung – für bessere Transparenz und Nachverfolgung. Das Team verwendet benutzerdefinierte Felder und Labels, um eine Kategorisierung nach Team, Strategieeckpfeilern, Zeitrahmen und mehr vorzunehmen.
"Eine einheitliche Übersicht über benutzerdefinierte Felder und Labels sorgt für eine ebenso einheitliche Übersicht über alle Cloud Foundations-Teams", erklärt Romain.
Advanced Roadmaps bietet Romain und seinem Team folgende Vorteile:
Teams verbringen weniger Zeit mit der Berichterstellung und sind produktiver
Filter und gespeicherte Ansichten bieten unterschiedliche Momentaufnahmen auf Grundlage von Echtzeitdaten aus Jira Software. Vor der Einführung von Advanced Roadmaps rief die Cloud Foundations-Abteilung Daten aus unterschiedlichen Quellen ab. Wenn Romains Teams jetzt Anfragen von Stakeholdern erhalten, unterschiedliche Übersichten anzuzeigen, dann können sie die Daten ganz einfach über Advanced Roadmaps abrufen.
Dynamische Planung
Bei einer Umstrukturierung von Cloud Foundations brauchte Romain nur etwa mehr als eine Stunde, um seine alten Planungsdaten in seine neuen Pläne zu übertragen. Hierfür musste er lediglich die Filter in Advanced Roadmaps anpassen. "Es war nicht notwendig, zahlreiche Confluence-Seiten, Berichte oder Roadmaps anzupassen", erklärt er. "Ich habe einfach die JQL-Filter in Advanced Roadmaps geändert."
Mit Advanced Roadmaps kann Romain jetzt eine Roadmap erstellen, die auf mehreren Jira-Boards, Projekten und Filtern basiert. Oberhalb der Epic-Ebene können zudem weitere Hierarchieebenen erstellt werden, sodass er Epics aus verschiedenen Teams oder Jira-Projekten mit einem einzigen Feature verbinden kann. Zusätzlich können mit Advanced Roadmaps unterschiedliche Versionen eines Plans erstellt werden.
Anpassbare Ansichten/Zielgruppen für Berichte
Labels und benutzerdefinierte Felder in Advanced Roadmaps helfen Romain, Daten auf unterschiedliche Weisen neu zu organisieren. "Wenn mir ein höherrangiger Stakeholder eine Frage stellt, kann ich einfach die vorhandenen Daten durchsuchen und meine Teams können ungestört weiterarbeiten," sagt er. Das folgende Beispiel zeigt einen Advanced Roadmaps-Bericht, den Romain anhand teamübergreifenden Strategieeckpfeilern erstellen kann, um herauszufinden, wie viel Zeit für ein bestimmtes OKR aufgewendet wird.
Advanced Roadmaps wie Atlassian verwenden – Tipps
Romains Erfahrungen mit Advanced Roadmaps haben ihn einige Dinge gelehrt:
Fange einfach an – Komplexität kommt später
Um schnell Mehrwert zu schaffen, entwarf Romain in Zusammenarbeit mit seinen Teams eine Jahres-Roadmap für eine große Initiative. Dies ermöglichte die Kommunikation zu laufenden Arbeiten, die mit bestimmten Zielen verknüpft waren (über Labels). Am Anfang des folgenden Quartals wandelten die Teams ihre geplanten Initiativen in Epics um und passten den Plan nach Bedarf an. Dies sorgte für eine klare Übersicht über die Aufgaben und Fristen jedes Teams.
Nach der Ausrichtung fügten die Teams Abhängigkeiten in Advanced Roadmaps hinzu, um potenzielle Lieferschwierigkeiten, die Aufgabenkomplexität und die Teamkapazität hervorzuheben. Auf diese Weise ließ sich feststellen ob Teams überlastet oder unterfordert waren und welche Aufgaben priorisiert wurden.
Beteilige dich an Teamritualen
Um Advanced Roadmaps in der gesamten Cloud Foundations-Abteilung einzuführen, war es wichtig, es in Team-Ritualen zu verwenden. Das motivierte Teammitglieder zu regelmäßigen Updates. Wenn sich Teams zu Sprint-Planungs-Meetings trafen und ihre Prioritäten und Abhängigkeiten kommunizieren wollten, verwendeten sie ihren Advanced Roadmaps-Plan.
Mache Advanced Roadmaps zu deiner zentralen Informationsquelle
Romain sorgte dafür, dass Advanced Roadmaps als zentrale Informationsquelle verwendet wurde, um mit Stakeholdern zu kommunizieren und ihnen Bericht zu erstatten. Er verwendete Add-ons wie Google Sheets for Jira, um Daten aus Advanced Roadmaps und Jira Software abzurufen. So konnte er die Daten in den von Stakeholdern angeforderten Formaten/Berichten anzeigen. Die Folge: deutliche Zeitersparnisse bei der Berichterstellung und eine zentrale Quelle für alle Planungsfragen.
Probiere Jira Software oder Jira Software Premium kostenlos aus.
